『たった1日で即戦力になるExcelの教科書』著者・吉田拳の原稿執筆下書き帳 -31ページ目

『たった1日で即戦力になるExcelの教科書』著者・吉田拳の原稿執筆下書き帳

Excelの関数や機能をマスターするだけでは意味がない!じゃああとは何が必要なのか…22万部のベストセラーであり日本で一番売れているExcelの本、『たった一日で即戦力になるExcelの教科書』の著者、吉田拳の執筆原稿の下書き帳です。

こんにちは。

すごい改善の吉田です。


あらゆる資料やデータでよく目にする「平均値」という指標。

しかし、なぜそれを資料の項目として設定したかを作成者に聞いて
も明確な答えが返ってくることはありません。

「みんなが使っているから」
「前任者が作った表をそのまま引き継いでいるから」

つまり、その「平均値」を出すことによって何を言いたいのか自分
でもわからないままエクセルで資料を作ることを「仕事をしている
」と勘違いしている方は少なくありません。

「平均は嘘をつく」…これはビジネスで数字を見る際の基本です。
その平均値に該当するものが実在しない場合でさえ、さも多数派で
あるかのような印象を与えることがあります。

恥ずかしくないか、と企業研修の際には受講者の皆さんにお尋ねし
ています。

データも資料もその目的は、何かを語り、次のアクションにつなげ
るためのもの。だから、人間の行動意欲を刺激する、つまり感情に
訴えかけるパワーを込めないと作る意味がないのです。

例えば、「前年比」という指標と同時に実数で示す「前年差」を一
緒に表示する必要があるのはなぜか。

「前年比」と「予実比」(目標達成率)を一緒に示す意義と意味は
何か。

そうした基本を知らずにいくらエクセルの機能や関数だけ覚えたっ
て何の意味があるんだと、まずそこから疑って頂きたいと思います

 時刻をExcelで扱う際の正式な表示は2:30ですが、場合によってさまざまな形式で入力されています。時刻として正しく扱うために、それぞれの値をTIME関数でシリアル値に素早く変換しましょう。


 TIME関数の書式は「=TIME(時間、分数、秒)」です。
 
【「230」のように3桁(もしくは4桁)の数値で表示している場合】
 まずは数値を時間と分に分解します。分数を出すには、MOD関数(序数の余りを出す関数)を使います。

MOD関数は「=MOD(数値,序数)」と入力します。
B2セルに「=TIME(INT(A2/100),MOD(A2,100),0)」と入力


093-1


【「2.5」のように時間数で表記している場合】
B5セルに「=TIME(INT(A5),(A5-INT(A5))*60,0))」と入力


093-2


【「150」のように分数で表示している場合】
B8セルに「=TIME(0,A8,0)」と入力


093-3


 ただし、TIME関数では24時間を超える数値を返しません。その場合には以下の方法を使用します。
1. B11セルに「=A11/1440」と入力
2. B11セルを選択し、「セルの書式設定」で表示形式を「ユーザー定義」にし、「種類」のボックスに「[hh]:mm」と入力


093-4





1万人の業務効率を劇的に改善したExcel速技BEST100/PHP研究所



¥1,836


Amazon.co.jp

「すばやくショートカットを使いこなして華麗にExcel操作!」

「ピボットテーブルをスピーディーに駆使しまくって大量の資料作成をこなす!」

「他の人なら5時間かかる作業が私なら3時間でできます!」


キーボードやマウスをスピーディーに操って仕事をしている姿はかっこいいものです。

しかし、そうした手元の操作スピードにはさほどの価値がないと言ったら、どう思われるでしょうか。


もちろん、メールや書類などで文章を書く時のタイピングはやはり早いほうが絶対にいいです。これは是非タイピング練習ソフトなどで練習してスピードを上げておくべきものです。できればブラインドタッチまでできるように努力すべきだと思います。


ただ、例えば、


「このExcelシートに10000社の会社名リストがある。各社のデータをそれぞれ格納するフォルダを10000個作りたい。今から5分以内に10000個のフォルダを作って、その一つ一つにここにある社名を付けてってくれない?」


という指示を受けた場合、どんなにすばやく作業してもこの作業を5分で終えるのは不可能です。


こうなるともう手元のスピードの差などまったく意味がなくなります。


少し極端な例だったかも知れませんが、猛スピードで長時間頑張って作業している割には大した成果物を出せていないケースはたくさんあります。


じつは、Excelには作業を自動化するテクニックがあります。


例えば先ほどのExcelのリスト通りに10000個のフォルダを作る作業。


Excel作業を自動化するテクニックをこの本で覚えれば、こんな作業は準備に1分、実行は実に1秒で瞬殺できてしまいます。


また、バラバラのたくさんのファイルを一つずつ開いてはデータをまとめていく作業。


手順がややこしくて間違えやすい面倒な作業。


こんな作業を、よしコツコツ頑張ろうと腰を据えて真面目に取り組み始めてはいけません。


猛スピードでパソコンを操作するスキルなど、何の意味もなくなってしまうのです。


「他の人なら5時間かかる作業が私なら3時間でできます!」


と豪語されたら、


「え、3時間もかかってるんですか!?それ、1秒で終わるようにできるかも知れませんよ。」


ということになるのです。