『たった1日で即戦力になるExcelの教科書』著者・吉田拳の原稿執筆下書き帳 -30ページ目

『たった1日で即戦力になるExcelの教科書』著者・吉田拳の原稿執筆下書き帳

Excelの関数や機能をマスターするだけでは意味がない!じゃああとは何が必要なのか…22万部のベストセラーであり日本で一番売れているExcelの本、『たった一日で即戦力になるExcelの教科書』の著者、吉田拳の執筆原稿の下書き帳です。

様々な企業の業務改善コンサルタントとして仕事をしている中で、Excelがネックとなってあちこちで発生している数多くの悲劇が


「長時間作業に時間を取られて本来なすべきもっと大事な仕事に時間を割けない状態」


に悩まされている社員の方々の苦しんでいる状態です。


私たちが仕事のために割いているのは言うまでもなく時間です。私たちに与えられた時間は有限です。


命の時間が有限であるのは言うまでもなく、お勤めの方であれば定年というリミットもあります。


仕事に割いている時間は命そのものなのですから、最大限できるだけ、より大事な仕事のために割いて頂きたいのです。


時間のかかる単純作業はエクセルに任せることができるんです。


ただそれにはいくつか覚えることがあります。


それが「Excel作業の瞬殺自動化」のテクニックです。


具体的には、「マクロ」という機能を活用するわけですが、しかしこれがなかなか従来の本では何冊読んでもわからない、仕事に活かすことができない…そんな声をたくさん頂いてきました。


その要望に応えまずは、「どうしたら皆が実務を効率化できるか」という点からぶれることのないように内容を磨き上げた、この自動化テクニックを教える研修を100回以上開催し、1000名以上を指導してきました。


そしてさらに、これまで200件を超えるExcelマクロの受託開発をこなしてきた実績で積み上げた経験を凝縮した本をただいま書いています。


大変ご好評頂いた前作『たった1日で即戦力になるExcelの教科書』(技術評論社)ではお伝えしきれなかったこの「Excel作業の瞬殺自動化」について、絶対確実に、やれば皆さんにもできる…そんな状態になって頂くことをお約束します。


3日かかっていた作業が1秒で終わるようになる。

そんな作業が増えれば当然会社は変わります。
単純作業に苦しんでいた社員はよりやりがいのある仕事に全力を注ぎ、大量作業をこなすだけの辛い残業もなくなり、そして高い成果を上げられるようになり、仕事が劇的に楽しくなれば人生までも変わります。


そのお役に立てれば、こんなにうれしいことはありません。

 Excelには、頼んでいないのに余計な自動変換をしてくれる、いわゆる「おせっかい機能」があります。これらの仕様を知らないと、時間のロスになるのはもちろん、何度も何度も修正が必要になり、イライラして仕事の効率や質を落とすことにつながりかねません。あらかじめこれらの機能を知り、コントロールすることで快適に作業ができます。

 まずは、勝手に文字修正をする「オートコレクト機能」から解決しましょう。


1.「ファイル」→「オプション」→「文章校正」→「オートコレクトのオプション」をクリック





2.「オートコレクト」タブにて「入力中に自動修正する」のチェックをはずす





さらに 、 必要に応じて「□文の先頭文字を大文字にする」や「□曜日の先頭文字を大文字にする」などのチェックを外してカスタマイズすると効率が上がります。

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●エクセルの改善をきっかけに仕事の流れを整理しましょう


こんにちは。

すごい改善の吉田です。


社内のいろんな作業について、エクセルをきっかけに整理して無駄をなくすことができます。


例えばラーメン屋さんの厨房にて。


ネギの微塵切りというのは、大体はラーメンにもチャーハンにも両方に同じものが使えます。


なのに、あるスタッフがラーメン用にネギを刻んでいる横で、もう一人が「チャーハン用に」と同じネギを刻む作業をしていたら、こんな人件費と時間の無駄はないわけです。


もちろん、100本のネギを10分で全部刻まないといけないから手分けしよう…というなら話はわかりますが、そういうケースは別にしての話です。


そうしたいわゆる、「業務の重複」というムダが、至るところのオフィスで発生しているわけです。


すると何が起こるかというと…


「田中さんは先月の売上は2400万って計算してるのに、佐藤さんが作ったデータは2600万ってなってるんだけど、なんでこんな差があるの?」


ということが起こります。


2人の人間が完全に同一の集計ルールで作業を行っていれば確かに一致するはずですが、なかなかそうは行かないのが人間の仕事というものです。


そもそもなんで2人が同じ作業をしているのか。


そこに明確な理由があることは、オフィスワークにおいてはほとんどありません。


例えばデータの入力業者などは、二名に同じデータを入力させて、あとで照合してミスがないか…いわゆるダブルチェックを目的に、複数名に同じ作業をさせることはあります。


しかし、「入力されたものを加工処理する」という作業なら、何も人間が複数名でダブルチェックなどする必要はありません。


なぜなら、そもそもそうした加工処理を人間が手作業でやってること自体が問題だからです。


そんな作業は一度エクセルに指示を出してしまえば、あとはエクセルが瞬時にかつ正確にすべて自動で仕上げてくれます。


じゃあそういうエクセルを作ろう…というところから、エクセルをきっかけにした業務改善は始まるのです。


どんなエクセルを作ろうか…と考え始めることで、次のようなことが整理されていきます。


・社内で発生している作業を棚卸する

・必要のない作業をリストアップして廃止を検討する

・誰がどんな作業をしているかの役割分担の現状を把握する

・どんな作業にどれくらい時間がかかっているかを把握する


それぞれの作業が必要か否かは、その作業が「誰のためで、何のために」行われているかという質問が効果的です。


この質問に即答が出てこない場合はほぼ100%、「前任者から引き継いだからそのままやってる」という理由で続けているだけの作業です。


エクセルで仕事を効率化しよう、ということを考え始めると、自然とこうしたトータルな業務改善に思考が展開していくのです。


しかもその思考の展開は極めて具体的な議論となって進んでいきます。


なぜなら、「誰がどんなエクセルを使って仕事をするのか」と考えることにつながるからです。


気付いてない、けどおぞましい量のムダな作業が、社内にたくさんあるかも知れません。


放っておいても会社はつぶれないかも知れませんが、しかし成長することもなくなります。ムダな作業というのは大概退屈なものです。


退屈な作業に忙殺されている社員をそのままにしておく会社が、成長することは難しいものです。


今の日常のエクセル業務を、一度でも眺めてみて、本当にこのままでいいのだろうかという問題意識を提起し続けるのが弊社の仕事でもあります。