023 紙と時間を無駄にしない印刷設定の配慮

　Excelで表を作成して上司や顧客に送る際、数字や書式とあわせて印刷範囲の確認も忘れずに。「そのまま印刷したら、1枚に収まるはずの表が3枚にわたって出てきた!」。そんな無駄なコストとストレスをかけさせないためにも、印刷設定をしてから送る気遣いを。

　1.「ページレイアウト」タブ→「印刷の向き」→「横」をクリック

　2 .「表示」タブ→「改ページプレビュー」をクリック。すると、画面に青い区切り線と「1ページ」というページ数の表示が出てくる

　3.青い区切り線を右方向にドラッグし、1ページで収まるように調整する

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022 セル内の文字を途中で切れることなく印刷する

　画面上ではセル内の文字がきちんと見えているのに、印刷すると文字がすべて表示されず切れてしまうことがあります。最短の解決策は、アナログですがセルの幅を広く十分、余裕を持ってとっておくこと。また、セルの書式設定で表示形式を「縮小して全体を表示する」に設定しておく方法もあります。これ以外の方法は、下記の2通りです。

　　・ExcelをPDFで出力する(Ver.2010以降)
　　「名前を付けて保存」→「ファイルの種類」で「PDF」を選択

　　・「表示」タブ→「ページレイアウト」をクリックする

※必ずしも100%確実でない場合があります。

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021 なぜか重くて動作が遅いデータはゴミデータの存在を疑う

　データ量がさほど多くもない、関数式が多用されているわけでもないのにExcelデータがひどく重く動作が遅いとき、目に見えないゴミデータが原因の可能性があります。対処法は、「最後のセル」を確認すること。「最後のセル」とはそのシートで使用されている範囲の、最右下端のセルを指します。　
下の表ではE11セルが最後のセルのはずですが、

　1.　[Ctrl]+[G]でジャンプを起動。「セル選択」をクリック
　2.　「最後のセル」を選択し、「OK」をクリック
※この操作は[Ctrl]+[End]のショートカットでも可能。

　すると、 実際に「最後のセル」として選択されたのはK65536セル。何らかの操作の結果、大量のゴミデータが入ってしまった状態です。

　1. 最後のセルが含まれる行ラベルをクリックし、行全体を選択
　2. [Ctrl]+[Shift]+[↑]でデータの最終行全体が選択されるので、[Shift]+[↓]で12行目まで選択する
　3. 右クリックメニューから「削除」、もしくは[Ctrl]+[-]で行ごと削除する

4. [Ctrl]+[S]で上書き保存を行う

ゴミデータが含まれているかどうかは、右側のスクロールバーの大きさでも判断できます。スクロールバーが通常よりもはるかに小さいサイズであれば、ゴミデータが入っていると一目で判断できます。

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