Excelの必須機能の一つが「オートフィルタ」。直感的に操作ができ、条件に一致するデータだけを抽出できるとても便利な機能です。しかし、ルーティンワ ークでオートフィルタを多用しているのであれば、今すぐ見直しましょう。このような手作業の繰り返しは、時間のムダであるだけでなく、ミス発生の原因にもなります。関数式を使ってデータを抽出します。
以下のデータから、担当者が「吉田」のものだけ抽出すると、
1. データベース形式の1つのセルを選択した状態で、「データ」タブ→「フィルター」をクリック
2. 項目行に▼のアイコンが表示されるのでB列のアイコンをクリックし、「吉田」のチェックボックスにチェックを入れて「OK」をクリック
3. 担当者が「吉田」のデータのみが表示される。 条件が設定されている項目は▼のアイコンが変化する
4. オートフィルタを解除するときは、再度「データ」タブ→「フィルター」を クリックする
さらに高度な条件で検索を行いたいときは、数値の項目列では「数値フィルター」、文字列の項目列では「テキストフィルター」を使うことで「指定の値より大きい」や「指定の値を含む」などの、より細かい条件でデータを抽出できます。
オートフィルタがうまく動作しない理由として、「データの件数が多すぎて下のほうが無視されてしまう」という悩みを聞くことがありますが、実際、無視されることはありません。
おそらく空白行があり、その上の行までしかオートフィルタの範囲になっていないことが原因です。オートフィルタで不具合があるときは、データが正しいデータベー ス形式になっていないことがほとんどです。データ内のセルを1つ選択し、[Ctrl] +[A]で範囲を確認しましょう(詳しくは、「024 あとあと困らないデータベース 表の作り方」を参照)。
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