「並べ替え」機能は、仕事でExcelを使う上で必須の機能。たとえば社名と売上が含まれる顧客データについて、重要顧客から順にアプローチをかけるために 売上順に並べ替えを行う必要があります。データを素早く並べ替える機能はマスターしておいて損はありません。並べ替えには「簡単な方法」と「丁寧な方法」の2種類があり、用途に応じて使い分けます。
【簡単な並べ替え】
データを日付順に並べ替えるなど1項目だけで並べ替えをする場合に便利です。
並べ替えたい項目列(A列)のセル1つを選択し、「データ」タブから「AZ↓」(昇順で並べ替え)のアイコンをクリック(降順で並べ替えを行う時には「ZA↓」)
【丁寧な並べ替え】
データを判定欄で昇順、得点が高い順(降順)で並べ替える等、複数条 件がある場合にこちらを使います。
1. データベース形式のデー タの中のどれか1つのセルを選択した状態で、「データ」タブ→「並べ替え」をクリック
2. 「最優先されるキー」で「判定」「昇順」を選択し、「レベルの追加」をクリック
3. 「次に優先されるキー」で「得点」「降順」を選択し、「OK」をクリック
4.データが判定(昇順)、得点(降順)で並べ替えられる
データベース形式の場合「先頭行をデータの見出しとして使用する」 に チ ェ ックが入っていなければ、項目行も並べ替えられてしまいます。逆に言うと、項目行の上に表タイトルなどが隣接して入力されている(データベース形式になっていない)場合は、項目行まで並べ替えられてしまいますので、注意が必要です。
氏名など英数字以外の項目で並べ替えを行うときにうまくいかないのは、そのデ ータがフリガナデータを持っていないことが原因です。手入力したデータであれば、入力した通りのフリガナが設定されますが、ダウンロードしたデータやWebサ イトからコピーしたデータなどはフリガナを持たない場合があります。そのような場 合、一度、フリガナを持ったデータでマスタを作り、VLOOKUP関数などで置き 換える処理を行う必要があります。
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