おはようございます。スタイルクリエーションの岡田です。
うちの会社ではスタッフは全員、
企画、集客、営業や講師、コンサルタント業など様々な仕事を受け持っています。
スタッフそれぞれが各現場でたくさんの方と会い、
様々な案件を同時に進めていく中で、
アドバイスやアイデアをもらうために、
常に情報共有を大切にしています。
私はスタイルクリエーションに来る前は
長年、医療機関で事務関係の仕事をしていました。
そこで培ったコミュニケーション術や仕事をする上で軸としていることの一つが
「誰がいつ担当しても、同じクオリティを目指すこと」
担当者が急に不在にすることもあるでしょう。
でも、お客様にご迷惑をかけないためには、
スタッフ全員が、相手様のことを同じように知っていて、
同じくらいの技術をもっているべきなんですね。
そのためにまず取り組むことが、
●現状を整理する
●業務内容やお客様のリストを作成する
●ルールを明確に作成する
●情報共有できる環境を整備する
これを、口頭と文字、両方で作成していきます。
とても時間がかかる作業です。
そして、メンバー間での啓発が継続して必要なんですね。
私はこの辺りが得意なので、メイン担当として取り組みました。
ここ半年くらいで私が会社で取り組んだ主なルール作りが、
【カレンダー作成のルール作り】
スケジュールの内容をすべて項目に分類して入力し、
スタッフが今何に取り組んでいるかを共有するためのルールを明確にしました。
【個人情報の管理方法のルール作り】
医療関係で仕事をしていた時は、扱う情報はすべて個人情報でしたので、
その知識を活かして、すべて文書化しました。
メールや口頭で伝えるだけでは不十分なんです。
誰がいつ対応しても同じクオリティを保つためには、
いつ見ても答えが載っているルールブックが不可欠なんですよ。
仕事への取り組み方に一本軸を持っておくことってとても大切です。