10年前、複合機を入れたときからずっとお世話になっている「Docuworks」。待ちに待った納品。

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 複合機と言えば、プリントアウトがつきもの。

 一方、コンサル業ではページ数の多い資料作成がつきもの。

 この種のソフトが出る前は、各ページを紙出力し、並べ替え、ページ数を打ち、プリント、という手間暇がかかっていました。

 プリントアウトした後、「うっ、間違いが」ということ、よくありました。

 Docuworksがあれば、ソフト上でページの差替え、ページ数の打ち直しなどが自由にできるので「もう間違いなし」となったところで一気に出力、ということになります。資源の節約ですね。

 スキャナと組み合わせると、新聞記事や雑誌記事を取り込み、タグをつけてためておく、という使い方もできます。

 「あの資料どこ…?」がなくなります。

 請求書や通知などもすべてスキャンして保管。どうしても原本保管しなければならないものだけ保管しますがその他はその場でシュレッダー。そうすれば手元はぐっときれいになります。

 そしてこのクラウド環境の発達。

 自宅で作業して仕事場でプリント、やその逆も自由にできます。

 10年前、私が創業した時は、「どうしてもカイシャに行かないと…」というものがかなりありましたが今ではほとんど解消しました。

 ☆資料が会社だから家では仕事にならない → 電子データ化した資料をクラウド経由自宅でも見ることが可能に

 ☆出力にはカラーコピー機がないと → コンビニの複合機を使えばどこでも(出張先でも)出力可能

 ☆電話がかかってきたら → 出先に転送 (NTTのボイスワープかIP電話へ転送機能付の電話機を使うか…一長一短あり。

 少しずつ在宅でも同じ仕事ができるよう環境整備してきましたが、あとは仕事場で受けたファックスを家でも見れるようにする位でしょうか。

 だいぶストレスも減ってきました。


 
 創業以来使ってきたモノクロレーザープリンタ、昇天されました。…よく働いてくれました。

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 さて、中小零細企業の販促ツールとして重要なのがウェブサイトです。営業担当者を十分確保できない中小企業としては、24時間無人でも商品PRや販売を行ってくれるウェブサイトは強い味方です。

 反面、来訪者を増やしたり、検索にヒットさせるレベルにするのは大変です。SEO対策(検索上位になるようにサイトに手を加える)も有効ですが、当社がやれば他社は別のSEO対策を取り、当社の順位が下がり…という繰り返しになります。短期的に順位を上げたいようなときには有効ですが長期間取り続けるとなると…?

 時間はかかりますし、地味ですが有効な方法は、

 ①HPを立ち上げ 自社概要や商品・サービスなど基本情報をしっかり盛り込む。
 ②ブログを立ち上げ、HPと相互リンクを貼る…日々の思い、発見などを書きこむ。

 という仕組みを作ります。

 検索サイトはあなたの会社のHPが「活きているかどうか」を常に巡回して見ています。つまり、更新されているか、他の活きているサイトとリンクがあるかどうか、です。

 上記の仕組みをつくりブログの更新をまめに行っていると検索順位が上がっていきます。

 全国規模で1位になるのはムリですし、狙う意味は薄いと思います。大抵の中小企業は地域密着ですのでそのマーケットで1位になればよいからです。

 例えば弊社、株式会社 スター・ターンアラウンド・パートナーズは、

 「事業再生」でyahoo検索すると11位に出てきます(案外上だな)。

 これを、

 「札幌 事業再生」「北海道 事業再生」で検索すると両方とも弊社のサイトが1位に来ます。

 弊社は全国どこからのご相談にも応じますが実態的には9割方は道内のお客様です。道内の方が検索を掛けた時に上位にくる、ということが重要になります。

 エリアを区切ってその中で検索一位を狙うのなら、この仕組みで十分行けるのです。

 札幌市内の中古車自動車販売であれば、全国で売る必要はありません。つまり、「中古自動車」で検索上位にヒットする必要はなく、「札幌 中古自動車」で1位に来れば十分、と思います。

 HP製作は外注すればお金がかかりますが一頃の金額ほどではありません。またブログは基本無料で開設できます。

 ブログ更新に励んでいれば基幹的には2-3か月で検索上位に食い込むことができると思います。

 またブログも休まず更新していると固定読者がついてきます。その読者が同業者だったりする可能性もありますが、そこから集客できる可能性もあるでしょう。

 前記の中古車販売業であれば、その会社さんが、

 「ウチはRV車に強いのです」とか

 「プロがそっとすすめるRV車」

 などの記事を書いていれば、読者としてはそそられますし、そのうち「RV車を売りたい/買いたい」というお客様が現れてくるでしょう。そしてブログに会社とのリンクが貼ってあれば、スムースにHPに誘導できるでしょう。

 そういったお客様経由の取引が月1件でもあればブログを書く苦労に見合うのではないでしょうか。

 


 これもいつも申し上げることですが、

 「中小企業、できることはまだまだ一杯ある」のです。






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 弊社のBGMはiPodから流しております。年に一度、「Chiristmas」プレイリストの季節がやってまいりました。

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 Enya、Sarah Brightman、などなど。

 さて、先般事務所内で予定表の使い方について変更をしました。
 
 今までは社内LAN上でMSアウトルックのデータを共有し、さらにそれを私のiPhoneで同期して管理、という形式でした。出先でも予定が確認できるので非常に重宝していたのですが、私が外出している間に会社にアポの電話が入ったような場合、私のiPhoneと同期するまでの間にダブルブッキングをしてしまったり、iPhone上での予定入力は会社のアウトルックと同期しないので私宛直接アポが入った場合には、会社にメールを売って予定を入れてもらわないといけない、など不便がありました。

 ダブルブッキングでアポの入れ直し、という事態に業を煮やした?社員さんの提案でカレンダーをgoogleに入れ替えました。

 これですっきり、「いつでもリアルタイム更新」「出先からでも変更可」。

 その他にも、面談記録、折衝記録の保管と共有はevernoteを、サイズの大きなファイルのやり取りはdropboxを使っています。クラウドとはスジが違いますが、Facebookもお付き合いを拡げ、深くしていく上で非常に役立っています。

 …ということは?

 創業の時、独自ドメインにこだわって、@s-tp.jpというメアド設定をしましたがいっそgmailを使った方がよほどすっきりするのではないか…?連絡先の共有もできるでしょうし。

 創業から5年目、うちのようなサイズの会社でもITの進歩の恩恵に浴しています。 

evernote使い倒し

 いつの間にやら4月になりました。あと3カ月で弊社の4期目も終わります。

 evernote、先日アップデートがあって画面が見やすくなりました。

 今日の記事は、弊社(私)の工夫したevernote活用法についてです。

 iPhoneを使い始めたのに合わせて導入したのが昨年夏。当初は、一斉メールを打つ代りにevernoteに書き込みをして社内の情報共有するレベルでした。それだけでも十分情報管理のストレスは減りました。

 しかし、それだけではクラウド上に伝言版を作った、というレベル。

 その次は、予定管理やTODO管理にどう反映するか、を考えました。

 しばらくは試行錯誤が続きまして、evernoteを見ながら、「今日はこれと、これと…」と言う感じでPC上のOutlookで予定を作ったりしていました。

 「なんか効率悪い…」と感じ、evernote上で「今日の仕事」というノートを作り、それをこなして行くこともやりました。

 この辺でだいぶ効率は上がってきたのですが、「今日の仕事ノート」を作るのが面倒。それじゃあ、というのでノートの作り方を抜本的に変えてみました。

 それがこれです。

 それまで1回1回の面談やメールのやりとりの度にノートを作成していました。お客様関連のノートだけで450枚に達し、それがどんどん増えていく、という状況でした。検索をかければ確かにお客様ごとにノートは一覧表示されるけど、一つ一つ開けて確認するのが大変です。ノートに記録すれば情報がなくなることはないけれど逆に数が増え過ぎ、端々に目が届かなくなります。

 それでは、ということで関係のないノート、処理が終了したノートを別フォルダに写し、残ったノートをお客様ごとに1枚のノートにまとめるようにしました。お客様ごとに1枚のノートに情報を集約し、面談やメール、電話のやりとりをどんどん書き足して行く(ノートの1番上に書き込んでいく)形です。

 こうすればそのノートを開けて目線を上から下へ移すだけでそのお客様に関してどのような動きがあったか解ります。

 その中で社員さんにお願いする仕事があれば☆、私がやることがあれば※をつけておけば、

 「あ、忘れてた」ということもなくなります。(これがTODOリストの替わりになります)表題に☆や※が表れていればそれはやらなければならないことがある、と一目で解ります…。

 2月から3月中旬にかけて相当な時間をかけ、ノート群の統合をしました。 そしてそれを1日1回見直すことで、

 「このお客さんに最近タッチしていない」
 「お願い事項があったがお客さんから返事が来てない」

 など漏れを防げます。

 ノートの表示順を「改訂日」にしておけば、動きのない案件は下に行きますのでそれらを「動きの止まった事案」「再度確認を要する事案」に分けていくことで「尻切れトンボ」事案の発生を防げます。

 今、弊社のevernote上でノートは、

 「事案と処理が必要な事項」「終わったもの」「リファレンス(出張時の持ち物チェック表や私が良く使う駅の時刻表など)」に分かれて保管してあります。

 常に単純に考えよ、という意味でKISS、という言葉があります。

 Keep it simple,STUPID! という文章の頭文字をとったものです。

 シンプルにシンプルに、ということでこのような形にたどり着きました。私、STUPID(バカ者)なりの工夫です。

Facebookあれこれ

 昨年末にFacebookを始めました。

 実名での書き込みと公開対象は限定できますが自分のプロフィールを公開する、というところにピクッと反応しました。

 実際使ってみて、いいなぁ、と思うのは以下のポイントです。

1.相手がどんな人なのか改めて良く解る。

 名刺交換会や異業種交流会、セミナーの後の懇親会などでいろいろな方と出あいますが名刺ベースですと顔を名前を一致させるのが精いっぱいです。

 例えば名刺交換したあと、Facebookで友達になりニュースフィードを見ることができれば、①どんな来歴の方なのか(プロフィールを拝見すればわかります)、②どんなお仕事、活動をされている方なのか(ニュースフィードを拝見すればわかります)が解ります。

 ご縁をいただいた方々にその後フォローをするには最適のツールではないかと思います。

 特に税理士、弁護士などのサムライ業の方々、経営者の方々、サラリーマンだけど限りなくプロに近い方々(管理職の方やセールス・提案中心の方)にぴったりではないかと思います。「自分はこんな商売の仕方をしているんですよ」ということが良く解るからです。

 この点は私のようなコンサルタント業にも当てはまります。

2.自分の書いたもの、交流の記録をFacebookに集約できる

 「どんな人か理解するにはその人のブログを見ればいいじゃない」というご意見もあると思います。

 でもブログを巡回するのも大変です…

 Facebookなら、相手の方がブログとFacebookに連動を掛けておいていただければブログ記事もチェックできます。

 私が一番「いい!」と思う機能は、この連動機能を利用して、

 ①この仕事のブログ、②遊びのブログ、③Twitter、④ブクログをすべてFacebook上に集約して私が何をしているか、をもれなく表示できることです。

 こちらで書いている仕事のブログは、主に中小企業の事業再生のことを書いていますので、ここに、

 「今日はこんなお店でランチ食べました」という記事は混ぜたくありません。で、別ブログを起こします。

 「こんな本を読みました」というのも、記録簿がわりのブクログに書評を書きためていますがそれをブログに転載するのもちょっと手間がかかります。

 一番いいのはFacebookを利用して、それぞれ書き散らしたものをFacebook上に集約することだと思います。


3.デメリットも

 今回のニュージーランド地震で行方不明になった方々の顔写真が新聞に掲載されていましたが、複数の方の顔写真が「Facebookより」ということになっていました。

 情報の公開範囲や、相手方(誰を友達にするか)についてはある程度慎重に勧めた方が良さそうです。

 海外の事例ですが、刑務所から女性のFacebookにアクセスし、さらに住所をグーグルのストリートビューで特定し、

 「家もわかっているぞ、家族に危害を加えられたくなければ刑務所に来い」と脅して暴行を加えた、というのがありました。(※服役中に自由にPC経由ウエブにアクセスできたり、家族や知人以外に接見できるというその国の背景はありますが)

 



 …ともあれ、年末に利用を開始しまして、今友達の数は127人まで…!

 次に使いこなしたいのは旧ファンページの機能です。

 今後もFacebookの利用、少しずつ増やして行きたいと思います。

 
 大通りビッセのクリスマスツリーです。

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 今日は出勤してしばらくの間、Facebookの設定をしておりました。

 このブログとお楽しみブログ、書評のブログ、twitterまでFacebookに連動するようにいたしました。

 twitterを初めてみたときよりもインパクト大。

 ブログやtwitterなどいろいろなとこで書き散らしているものを集約できるので私にとっては訴求力が格段に上がるような感じがします。

 ブログやtwitterと違い、匿名ではないので安心して書けますし。

 すぐにビジネスに使えるか?というとちょっと考えないといけないと思います。でも私のように基本的に待ちの営業で依頼主の方に「こんなコンサルか」と納得していただけるツールですのですごく有用な感じがします。

 広く素早く情報を拡散したいのならtwitter、自分をよく理解してもらいたいのならFacebook、と言う感じでしょうか。

 事業再生について、つぶやき、書き散らして行きますので総体でご覧になりたい方はFacebookをご利用下さいませ。

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dropboxとevernote

 スピードに乗って書いていた途中で記事が消えちまいました。(-_-メ)

 気を取り直して…

 最近、evernoteを恐る恐る使い始めました。

 お客様の数が増えると管理が甘くなるのが、「前回どこまで打ち合わせしたのか」「どんな宿題をだしたのか(出されたのか)」です。

 いままでは手帳に書きつけていましたが、後でまとめる手間を掛けるのは避けたいですし、まとめるときに何か見落としがあればアウトです。

 そこで、evernote。「すべてを記録する」というキャッチもいいです。

 というわけでどんどん記録しています。本の構想や打ち合わせ内容などです。土曜日はお客様の打ち合わせをevernoteでメモしながらやりましたが、入力スピードもまずまず追いつけたと思います。あと、試した中では聴きに行くセミナーをちょこっとメモるのにもいいですね。

 
 で、dropboxの方は、既存のデータ(word,excelや画像)をとりあえずdropboxを使ってwebに上げておいて、出先で内容をチェックしたり、ちょこっと訂正を加えたりするのに最適です。

 今出張先でこれを書いていますが、いままでは出張に出るたびにデータをノートPCのハードに移し、事務所に帰ってからサーバーに戻し…ということを延々やっていましたがこれからはweb接続できればいちいちデータのやりとりをしなくてもよくなります。

帽子のターンアラウンドマネージャー札幌を行く - 認定事業再生士のブログ-evernote


 出張先から事務所とやり取りする時も、メール添付ではなく、dropbox経由でやれば間違いがありません。情報共有はevernoteとdropboxで(つまり無料で)出来てしまうことになります。

 別アカウントをつくりお客様とデータの共有ができれば効率もぐっと上がるでしょう。

 なんて書いていますが一度6月頃にiphoneのヘビーユーザーからお勧めされてまったく使い方がわからずしばらく放置していたものです。(やっとわかってきました…)

 いいですね!これ。

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 YahooやGoogleで、「山崎 誠」を検索してみてください。

 私は二番目に出てきます。

 最初に出てくるのが民主党の山崎誠議員です。同名同姓です。生年も同じ。私は早生まれなので学年は一つ上になりますけど…

 実は顔見知りです。

 最初は、3年前、2007年の10月に、「同じ名前ですね」というだけでメールを送りお顔を見に横浜まで押しかけてしまいました。ありていに言いますとSTP創業直後のことで、私、暇だったんです。

 当時、山崎代議士は横浜市の市議会議員をされていましたので、HPあてに届いたメールでもあり、お立場上むげにできなかったのだと思います。ゴメンナサイ。(^^ゞ

 その時の様子がこちら…

 翌年に、山崎誠議員が札幌においでになる機会があり、またお食事をご一緒させていただきました。

 その時の様子はこちら…

 その後、昨年の総選挙の際に、見事に当選!現在は代議士として活躍されています。

 素直な目線で、政治や行政に切りこんでおられた方ですので担当分野では必ず実績を挙げると思います。HPはこちらから
 
 …調べてみると、山崎誠議員、しっかり「つぶやいて」います。始めたばかりのTwitterですがフォローさせていただきます。

 twitter、始めて数日ですが勝間和代さん、つぶやき多いです。原口大臣、まとめてつぶやいています。 

 ブロガー仲間でもtwitterやっている方が結構いたということも驚きです。単に私が乗り遅れていた、というだけなんですけども。


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4月14日(水)ご好評につき、「会社はこうしてつぶれていく」セミナーを再び開催します。
13:30-15:30、北海道経済センタービル8Fです。おカネに詰まったとき、会社には何が起きるのか。連帯保証人である社長さんはどうなるのか。「いつ何がどんな順番で起きるのか」「差し押さえはあるのか」「抵当権の実行や競売はどうすすむのか」をゆっくりご説明します。テーマは「不必要な不安を取り除き必要な手を打つ」です。
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