【2】メーリングリスト上でのGoogleキュメントの使い方 | チームビルディングジャパン・スタッフサークル(過去ログ)

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テーマ:
ハルです。
自分でも予想以上に1回目の更新から時間が空きましたが、
多分こんなものなのでしょう。

前回に引き続き、いろんな集まりのメーリングリストに参加したり、
管理したりしている中で得た経験を書き出してみます。


今回はメーリングリスト上でのgoogleドキュメントの使い方について書きます。



■googleキュメントって何?

マイクロソフトのワード、エクセル、パワーポイントにあたる形式のファイルを、
オンライン上でリアルタイムで共有できるサービスです。

よくあるファイル共有システムと違い、
googleキュメントは保存されたファイルを共有するだけではなく、
複数人で同時に同じファイルを開き、別々の箇所を同時に編集することもできます。


■メーリングリスト上で使うメリット
◇メールだけでは整理できない情報を整理できる
たとえば、イベント企画の役割分担や、日程など、
メールで書こうとすると表が作れないので書式に苦労します。
まとまった情報は表などが使える文書ファイルが有利です。
また、最新の情報は特定のリンクをクリックすれば必ず見られるという状態も、
作っておくこともできます。


◇メーリングリストメンバー内でのファイル共有が楽
googleドキュメントでは「リンクを知っている人だけが開ける」ファイルを作ることができます。
そのリンクをメーリングリストに貼り付けるだけで、
IDや、ログイン方法をみんなに知らせる必要もなく、使うことができるので、
ファイル共有が非常に楽です。

Yahooグループにも、googleグループにもファイル共有のサービスはありますが、
前回のブログで書いたように、
アカウントにログインする必要があり、手間がかかることになります。

※「アカウントが使えない」に気をつけるの部分
http://ameblo.jp/staffcircle/entry-10569346581.html


◇メーリングリストのフッター(署名)にリンクを貼ることができる
フッター(署名)はメーリングリストで流れてくるメールの、
一番最後に毎回自動的につくテキストです。

イベントの役割分担、日程表、予算、スタッフリストなど入れた、
スプレッドシート(エクセルの形式にあたるもの)のリンクを貼り付けておくと、
最新情報を共有できます。


◇みんなで編集ができる
これがメーリングリストだとかなり大きいです。
役割分担に「じゃあ、会計係やります」といって、
すぐ役割分担の表に書き込むことができます。

誰か特定のメンバーだけが編集できる状態だと、
その反映がおくれたり、まとめるのに手間がかかりますが、
メーリングリストの参加者が自発的にやってくれるのは、
まとめ役としてはものすごい楽になります。

しかも編集履歴はすべて残るので、間違って編集されても、
すぐに戻すことができます。


■googleドキュメントの具体的な使い方
まず、どうやって使うのかというところは、
まとめられているサイトもあるので、
こちらなどご覧ください。
http://dekiru.impress.co.jp/contents/102/

アカウントをもって使っている方は読む必要はあまりないかと思います。


■メーリングリストで共有するときの注意!
googleドキュメントの使い方はわかっていても、結構失敗するのがここです。
ファイルの共有は以下の3種類の方法があります。

A.ウェブ上で一般公開
B.リンクを知っている全員
C.限定公開
 特定のメンバー、特定のグーグルグループの参加者

結論から言うと、Bでやるのがベストです。

ドキュメントを [リンクを知っている全員] に設定する共有
http://docs.google.com/support/bin/answer.py?hl=jp&answer=182144

Aは不特定多数に公開されてしまうのでNG


Cはの特定のグーグルグループの参加者と共有する方法は、
一見うまくいくのですが難点があります。

Cで設定するには、
共有するアドレスに、メーリングリストのメールアドレスを入れます。
そうすると、そこに参加している全員で共有ができます。
参加者全員にグーグルのシステムから招待メールが届きます。

リンクがメンバー外に転送されても、アカウントが違うので開けないので、
セキュリティとしては高いです。

逆に言えば、アカウントにログインしていないと開けないということになります。

そうすると、前回の記事で書いた「アカウントが使えない」状態ができ、
「開こうとしたけど、権限がないって表示されるんだけど」
というメンバーからの声がたくさん届くようになります。


■シートの参考例
夏にやったバーベキューの時に、
まとめに使ったgoogleドキュメントのシートを参考に貼り付けておきます。
※人の名前が入力されていた部分は消してあります。

これを使ってメールやり取りしていたら、必要なものの表が出来上がり、
用意する人が決まり、
びっくりするぐらい楽に準備ができました。

メンバーのチームワークもよかった面もありますが、
このシートがないとあんなふうにはできなかったなと思います。

https://spreadsheets.google.com/ccc?key=0AqswAXhhvPzIdFVHdFFwYzh4WVJmUkc4bWNsU29aT1E&hl=ja&authkey=COvbkdQB


■次回に向けて
前回はこんなことを書いてましたね。
今回の記事がみんなが見られるgoogleドキュメントのつくり方です。

次回はフッターを活用するとMLが変わるあたりを書きたいな。

・フッターを活用するとMLが変わる
・みんなが見られるgoogleドキュメントのつくり方
・MLで起こる「寂しさ」に注意!
・盛り上がるコミュニティのML発信数の傾向
・ミーティング日程調整の極意
・SNSを使おうという話が出たときに………

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