事務所の掃除
毎週金曜の朝は事務所内清掃と決まっています。
掃除をする人は総務の私と他一人の計二人です。
まずは事務所入り口のエレベーターホールの床の雑巾がけ…
モップじゃなくて、雑巾がけ…
四つんばいになって、力を入れて、靴の足跡などもこすって落とします。
社長曰く
“入り口が汚れていると良い運は入ってこない”
次に掃除機をかけます。
入り口から始まり、会議室をまわって、奥の作業スペース、そして再度入り口へ…という順番です。
本当は最後は裏口で終了するのが、縁起の良い掃除の順番らしいのですが、
裏口はないので、再び入り口へ戻っているというわけです。
椅子の掃除も怠りませんよ～！
掃除機の先をブラシにとりかえ、1個ずつ丁寧にホコリとお菓子のカスなどを吸い取ります。
そして、机上や本棚の雑巾がけ…
もちろん、最初の床を拭いた雑巾とは違う雑巾で…
この辺でももうヘトヘトなのですが…
さらに、ゴミ箱のゴミを集めて、灰皿を洗って、窓拭きをして時にはブラインドのホコリもふき取って…
すっかり汗ばんで週に一度の掃除は完了～！って感じですね。
あとはゆっくり植木に水を与え、お茶の準備をして、業務開始です。
毎週金曜、朝9時前の総務の仕事でした！
請求書の発行
取引内容の〆日に合わせて請求書を発行します。
ほとんどの取引先へは EXCELで作成した請求書に各印を押して郵送しています。
中には指定様式がある取引先もあり、その場合は取引先の指示に従って、手書きで行なうこともあります。
また、請求印を予め登録している取引先もあります。
・取引内容ごとの請求すべき金額を正確につかみ
・指定期日までに請求書を送付し
・入金予定日までにきちんと入金されているかを確認すること
これらは決して忘れてはならない、重要な仕事のひとつだと思います！
買掛金の支払
本来、買掛金の支払と言えば…
外注先から請求書が届き、自社の帳簿と照合して、間違いがなければ支払を行なう
というのが普通だと思います。
しかし、うちの会社の場合、相手先が個人事業者であることが多く
請求書を期日まで発行してくれないことが、非常に多くあります。
相手先が法人の場合には、ありえないことです。
予め締結してある個別契約書によって、支払金額と支払期日は定められているので
請求書が届かない場合でも、個別契約書の定めに従って支払を行なっています
が・・・！！！
自ら請求書を発行しないということは
仮に支払いが行なわれなくても文句はないのでしょうか？
私はいつもこの疑問と葛藤しながら振込手続を行っています。
そして支払いが完了した後でも、請求書を発行するようにしつこくしつこく催促しているような状況です。
うちの会社を余程信頼しているのか？
社長との信頼関係で成り立っているのか？
そういう問題じゃないと思うんだけど…
大手の企業では個人とは取引しないという話をよく耳にしますが
なんか分かるような気がしますね…
雇用保険料率改定と給与ソフトの関係
この4月から雇用保険料の保険料が改定になりました。
この件で、当社が利用している給与計算ソフトの会社から
郵便や電話でバージョンアップのお奨めが頻繁にありました。
“バージョンアップしなければ新しい保険料率には対応出来ないんですよ～”
“今のソフトを使い続けるなら、雇用保険料を毎月一人一人手で入力し直すしかないんですけど～”
というような説明です。
そんなこと言われたって、バージョンアップにかける予算はないだろうし（社長に相談しなくてもわかる）
かといって、手計算で再入力なんてしてたら、時間がかかる上、ミスの原因にもなりかねないし…
なんとかならないものでしょうか…
そう思って、保険料率表を眺めていたら、ふと
『一般事業所』の新保険料率＝『農林・清酒製造業』の旧保険料率
であることに気がつきました。
雇用保険の料率というのは、事業の種類によって
・一般事業所
・農林・清酒製造業
・建設業
の三つに分かれています。（うちの会社は一般事業所）
給与計算ソフトの設定において、雇用保険の料率自体は変更不可でありながら
事業所の選択はいくらでも変更可能でした。
そこで、『一般事業所』として設定していた事業所登録を
『農林・清酒製造業』に設定しなおすことで
今回の雇用保険料率改定に対応することにしました。
事業所の設定＝税率の指定
ということだと思うので、この対応には何ら問題はないはずです！
気がついて見ればこんなに簡単なことなのに…
バージョンアップばかり進めないで、このような法律改正にも対応する方法もアフターサービスとして行なって欲しいものです。
来年1月からは所得税率改定があるというし、頭痛いです。
でも、そのときはバージョンアップしたいかも…
（参考）
雇用保険料率 改定前 ⇒ 改定後
【一般事業所】 17.50/1000 ⇒ 19.50/1000（従業員：8.00/1000 事業主：11.50/1000）
【農林水産業・清酒製造業】 19.50/1000 ⇒ 21.50/1000（従業員：9.00/1000 事業主：12.50/1000）
【建設業】 20.50/1000 ⇒ 22.50/1000（従業員：9.00/1000 事業主：13.50/1000）
- 弥生
- 弥生給与 05
給与計算
『給与計算』とは、文字通り“働く人のお給料を計算すること”
『給与計算』と一言でいっても、それは、勤務表の〆から始まり
時間外手当の計算、税金・社会保険料の天引き、
差引支給額の振込に、天引きした税金や保険料の納付まで
慎重に正確に行わなくてはならないとっても大事な作業です。
以前は一人一人について手計算で行い、給与明細書をＥＸＣＥＬで作成したりして
今に比べるとかなりの時間を費やしていました。
給与計算が必要な人の数が8人になったとき
社長にお願いして給与ソフトを購入してもらいました。
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- メーカー： 弥生
- タイトル： 弥生給与 05
たった8人か？って思うかも知れないけど
会社運営にかかるほぼ全ての事務処理を一人でやっている私としては
給与ソフトの購入は切なる願いだったのです！
今では勤怠項目を入力するだけで
支給額・控除額・差引支給額まで自動動計算！
有給休暇管理も出来るようになり、ミスの心配が激減しました。
こんな総務事務での体験談を日々少しずつ綴って行きたいと思います。