事務ミス続く・償却資産申告書の誤送付
今朝の茨城新聞・２８面
昨日の本会議前、全員協議会が開催されました。議題は、「総務部税務課において、所有者情報が記載されている文書を誤送付する事案が発生した」という報告でした。
「あーあ、またか」という感じです。今年度になって、事務ミスは５例目の発生ということになります。その都度、経緯と経過、対応と再発防止策が説明されました。しかし、まだ記憶も新しい時期に、同じような過ちを繰り返すというのは、きわめて遺憾なことです。
しかも、本来送るべき人ではない人に送ってしまうという「誤送付」が続いています。滞納金額や住所・氏名・生年月日など個人に関わる個人情報や、今回のように所有資産に関わる情報が、ミスにより役場から漏洩するというのは、あってはならないきわめて由々しき事態です。
役場では、副町長をトップにした再発防止のための委員会を組織して、原因究明、再発防止、職員への徹底などについて対策を打って来ました。それによれば、例えば、「窓付きの封筒の採用」、「封入前のダブルチェック」、「確認作業の徹底」などを取りまとめて、実行しているということでした。
全員協議会では、これまでも、ヒューマンエラーがあることを前提にシステムやチェック体制の構築をしなければならない、などと指摘をして来ました。
今回の事務ミスの概要は、令和３年度の償却資産の申告に関わる「申告書」及び「種類別明細書」を封入した際、「申告書」のみ送付する事業者に、誤って別の事業者の明細書を同封して送付してしまったものです。
なぜ、申告書のみ送付すれば良い事業者にも、別の業者の明細書を送付してしまったのかというと、申告書のみの事業者にも、「明細書を付けなければならない」という思い込みにより、わざわざ他の事業者の明細書をもう一度打ち出しして、封入したということのようです。
経緯を聞けば、現場の職員が封入作業の内容を理解していれば、ほとんど起きないようなミスだと思われます。１２月１０日に発送した件数は７５８件、誤送付は２件ですが、取り違えているので４事業者に対してご迷惑をおかけしたということになります。
漏洩した情報は、「所有者名」「取得している資産の名称及び取得金額」でした。再発防止策も表明されました。それによれば、１、電算システムの見直し、２、発送作業の手順書及びチェックリストの作成などで、これまでの事務ミス防止策と変わらないものです。
もっと危機感を持たなければ、事務ミスを防止することは出来ないでしょう。
新聞報道の記事に、「職員３人が・・・」とありますが、この部分は、議会には報告されなかった事実です。職員３人で作業していたということであれば、チェック体制はあったと解するべきで、「では、なぜ？」という疑問が膨らみます。
いずれにしても、こうした事務ミスが続くことは、執行部の体力を消耗させることにつながります。町政に対する町民の信頼性を損ない、議会の監視も厳しくなるということを自覚して、職務に当たって欲しいと思います。ご迷惑をおかけした事業所には心からお詫びを申し上げたいと思います。
❒阿見町役場・今年の事件及び事務ミス一覧
１、２０２０年（令和２年）２月１０日（月） 阿見町立第一小学校
阿見町立学校給食センター提供の給食の「おひたし」にカエルの死骸が混入していた。
２、２０２０年（令和２年）２月１８日（火） 阿見町立あさひ小学校
阿見町立学校給食センター提供の給食の「ビーンズカレー」にゼムクリップが混入していた。
３、２０２０年（令和２年）２月２６日（木） 国保年金課
後発医薬品（ジェネリック医薬品）に関するお知らせの誤送付。
４、２０２０年（令和２年）６月１２日（金） 社会福祉課
生活保護変更通知書の誤送付。それぞれの通知書を取り違えて送付したもの。
５、２０２０年（令和２年）６月２２日（） 都市整備課
町営住宅使用料の誤請求。本来引き落としになるべき方の口座ではなく、別人の口座から引き落としされたもの。
６、２０２０年（令和２年）８月３１日（月） 町民課
交付前の「マイナンバーカード」の紛失。受領のために来庁した申請者のマイナンバーカードが保管場所に見当たらず紛失したもの。
７、２０２０年（令和２年）１０月２６日（月） 収納課
差押予告通知書の誤送付。封入作業の際に、本来Ａさんに送付する差押予告通知書を、Ｂさんに誤って同封したもの。
８、２０２０年（令和２年）１２月１０日（木）・１４日（月） 税務課
償却資産申告書の誤送付。それぞれ、令和３年度の償却資産申告書一式を別事業者に送付してしまったもの。
以上は、今年１年間で、事務ミスや給食への混入など外部に流出してしまった事例です。人間が行うことですからミスはつきものです。ヒューマンエラーを前提に、組織ではチェックを行い、ミスが外部に流出する前に修正したり、改善することが絶対条件です。
❒これまでの事務ミスに関わるブログ記事
交付前マイナンバーカードの紛失 保管場所に見当たらず、誤って廃棄か
2020年09月04日(金)
https://ameblo.jp/sougousenryaku/entry-12622357434.html
差押予告通知書の誤送付
2020年10月29日(木)
https://ameblo.jp/sougousenryaku/entry-12634699149.html
ハザードマップ位置図を訂正 青宿地区の急傾斜地の崩壊対策も要望
2020年10月10日(土)
https://ameblo.jp/sougousenryaku/entry-12630525284.html
臨時議会・人事院勧告による期末手当の減額
2020年11月30日(月)
https://ameblo.jp/sougousenryaku/entry-12641224308.html
https://www.youtube.com/watch?v=UXh70NEOTFI&t=295s
