部下を持ったときの心構え～チームの生産性を高めるマネジメントの第一歩～

今回は、一般社員向けの生産性向上策の最終回。これまでにお話しした締めくくりです。管理職に昇進し、部下を持ったときの心構えについて、お話ししたいと思います。

部下ができると、上司からもさらに責任ある仕事を任されます。これまでのプレイヤーとしての仕事に加え、部下の指導も仕事として加わります。

一方、チームとしても、管理職次第で、部下の生産性、成長、モチベーション度合いは大きく変わってきます。

自分にうまく務まるだろうか…と不安になっている方へ。先輩の上司・管理職からのアドバイスです。

上司になるあなたへ

○イメージなしで発注しない

作業イメージがつきやすいように具体的に指示する。優先順位、作業の趣旨、具体的に作成してもらいたいもののイメージなど。

○直接感謝を伝え、褒める！

気軽に話せる関係性を。積極的に声をかけ、部下の悩みを引き出す。

やってもやらなくてもいいレベルの作業は発注しない。

○明確に指示する

・「こういう点を考慮して書いた方がいいのではないか」という漠然とした指示ではなく、「こういう理由でこうした書きぶりにすべき」と明確に指示する。

・打合せ後には、その場で、今後「誰が」「何を」すべきかを明示して連絡する。

○部下の得意・不得意を知る

日頃から個々人の仕事能力や得意不得意を把握しておき、誰にどの仕事を割り振るかコントロールしている。単純に部下に仕事を押しつけても、こなせなければ仕事が進まない。相手の考え方を否定しない。

○部下に任せる

自分でやった方が早いものでも、自分で作業せず、部下の育成のために、部下の能力に応じて任せる。その分、案件の進捗状況の把握や声かけを頻繁に行うようになった。

○部下の納得感を得る

修正の際は修正理由も説明して、部下が納得し他の人にも説明できるようにしておく。相手の納得感が重要。

○一緒に作業する

部下が、探してもわかることを調べていない場合、調べ方がわからない可能性もあるので、まずは責めずにその場で一緒に調べる。

いかがでしたか？これまで10回にわたって、一般社員向けの生産性向上策についてお話してきましたが、何か一つでも参考になるお話がありましたら幸いです。

次回は「生産性向上マネジメント（管理職編）」⑩「みんなのやる気をアップさせる！」についてご紹介したいと思います。お楽しみに。

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介護休暇・子の看護休暇は１時間単位で取得可能に

厚生労働省の労働政策審議会雇用環境・均等分科会は、10月28日に介護休暇を時間単位で取得可能とする省令改正案を了承しました。これは、労働者が介護休暇を取得しやすくし、介護離職を防止するのがねらいです。同時に子の看護休暇についても時間単位で取得できるようになります。

ただ、施行日については、企業のシステム変更などの準備期間として１年程度の猶予期間が設けられ、令和３年１月以降になりそうです。

また、就業時間中の「中抜け」は原則として認められず、これまでの半日単位と同様に、始業・終業時刻と連続する休暇となります。ただし、必要な場合には、「中抜け」を認めるよう事業主が配慮することも盛り込まれています。

なお、対象者は、所定労働時間が４時間以下の短時間労働者も時間単位の取得が認められるなど、幅広く運用できるよう、今後指針で例示される予定です。

介護離職の背景

現在、介護をしながら従事する従業員は全国に300万人いると言われ、そのうち、年に10万人は介護を理由に離職しているという現状があります。これから、さらなる介護高齢者の増加が見込まれるなかで、いくら、国が上記のような制度を導入しても、企業の協力なくしては実現できません。

企業としても、優秀な人材を介護を理由に失うことは避けたいところです。

そこで、以下のような制度を導入し、介護や育児を理由とする離職防止を成功させている例があります。また、制度導入にあたっては、助成金を活用できるケースもありますので、ぜひ参考にしてください。

★仕事と家庭の両立を支援する主な制度★

・寄り添い休業の導入

　・・・対象家族１人につき１年間休業

・ワークライフプログラム

　・・・短時間、短日数で勤務するプログラム

・在宅勤務制度

　・・・週のうち何日かの在宅勤務を認めるなど

・キャリア・パートナー

　・・・育児や介護などでやむ無く退職した者に５年以内の同待遇での復職

★両立支援等助成金の活用★

・介護離職防止支援コース

　・・・制度を導入し介護休業を取得した場合に、それぞれ285,000円支給/年間５人

・育児休業等支援コース

　・・・支援プランを作成し、取得し職場復帰した場合にそれぞれ285,000円支給

・再雇用者評価処遇コース

　・・・出産、育児、介護等を理由に退職した者を、適切な評価で再就職した場合

　　　　１人目380,000円、２～５人目285,000円

・・・その他のコースもありますので、詳細はお問い合わせください。

→お問い合わせは、こちら

働き方改革「生産性向上マネジメント（管理職編）」⑨

今回は、管理職向けの「生産性向上マネジメント」⑨として、「自ら長時間労働にならない工夫を。有休取得や定時退社も積極的に行う。」についてお話ししたいと思います。

ある中小企業対象の調査では、以下のような声が出ています。

○労働時間の適正化に向けた取組みを行った結果、部下の労働時間を短縮するために管理職が負担しているケースが増えている。

○他の人に仕事を頼みづらくなり全て自分で行ったり、タイムカード打刻後に業務をしたりと、サービス残業を助長するような傾向がみられる。

○本来の仕事ができなくなり自由に働けなくなった、会議や打ち合わせ等の時間が調整しづらくなった。

これは、企業が労働時間の適正化を進めようとした結果、業務がスリム化したというよりかは、社員が行えなかった業務を管理職が抱えてしまっているだけということです。このようなことでは、管理職本来の業務が行えず、組織として機能しません。

一方で、経営者からは、労働時間の短縮が売上の減少に繋がっているという声があります。これまで現場では長時間労働をすることによって数量をこなしてきたため、単なる労働時間の短縮は、売上減少に直結してしまったというのです。

以上のように、単なる労働時間の短縮では、業績の低下に繋がってしまいます。それを防ぐためには、仕事そのもののやり方の見直しや、その仕事の実施の是非についてまでも踏み込むなどして、現場レベルはもちろんのこと、組織単位で職場環境とともに業務プロセスの改善を推進しなければ、達成することはできません。

そのためには、企業の中核である管理職が、企業の働き方改革について、仕事の見直しや長時間労働への対策を、自ら率先して行う必要があります。

※関連情報

有給休暇の取得義務化

今般、労働基準法が改正され、2019年４月から全ての企業において、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者（短時間勤務者、管理監督者を含む）に対して、年次有給休暇の日数のうち年５日については、使用者は労働者の意見を尊重し時季を指定して取得させ、管理簿等で管理することが義務づけられています。（年５日以上取得者は除く。）

なお、労使協定の締結により導入可能な「計画年休」や「時間単位付与」のうち「時間単位付与」は時季指定義務には含まれません。

また、有給休暇については、「休暇に関する労働条件のため、就業規則の絶対的必要事項にあたりますので、時季指定の労働者の範囲や指定方法等を定める必要があり、取得させなかったり、定めていない場合には、罰則※が適用される可能性もありますので注意が必要です。

※罰則：30万円以下の罰金や６カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金

円滑な有給休暇取得のためにも、計画年休やブリッジホリデー等の活用も有効ですので、未実施の場合は、ぜひ検討されてはいかがでしょうか。時季指定に関しては、対象なるケース、ならないケースなどもありますので、ご不明な点は、ご質問いただければと思います。　→　お問い合わせ

ちょっとしたコツ集

・部長自ら月に２回のマンスリー休暇を取得し、課長にもマンスリー休暇取得を徹底していた。

・どんなに忙しくても終業時間の目安を決めていて、その時間までにやれるだけのことをやったら、よほどの事情が無い限り業務を終了して区切りをつけていたので、長時間仕事をし続けることがなかった。

・緊急案件以外は17時以降の打合せを禁止し、自らも時間外に仕事を依頼するメールをしないこととしており、部下としてはスタンスが明確であった。

いかがでしたか？次回は、「部下をもったときの心構え～チームの生産性を高めるマネジメントの第一歩～」についてご紹介したいと思います。お楽しみに。

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パワハラ防止の措置の義務化は令和２年６月１日から

令和元年10月28日に厚生労働省の労働政策審議会雇用環境・均等分科会において、「女性の職業生活における活躍の推進に関する法律等の法改正する政令案」が了承されました。また、関連して「職場のパワハラを防止するために事業主に雇用管理上の措置を義務づける法」により、大企業は令和２年６月１日、中小企業は令和４年３月31日までが努力義務、同年４月１日からは義務化されることになっていて、政令も間もなく公布されるところです。

★女性活躍推進法等の主な改正事項の施行期日

令和２年６月１日～

○雇用管理上の措置義務の新設【労働施策総合推進法】

○措置義務等の履行確保（報告徴収・公表規定）【同法】

○事業主への相談等を理由とした不利益取扱いの禁止【同法、均等法、育児介護休業法】

○他社の措置義務の実施への協力（努力義務）【均等法】

○プラチナえるぼし制度の新設【女性活躍推進法】

令和４年３月31日までの経過措置

○中小事業主に対する雇用管理上の措置の努力義務【労働施策総合推進法】

○中小事業主を措置義務等の履行確保（報告徴収・公表規定）の対象外とする【同法】

令和４年４月１日～

○行動計画策定・情報公表義務の対象拡大（常時労働者301人以上から101人以上の事業主）【女性活躍推進法】

また、男女雇用機会均等法のセクハラ防止の強化に関する改正や、育児介護休業法の改正もれ和２年６月１日から施行されます。

一方、女性活躍推進法に基づく行動計画策定・情報公表義務の対象を常用労働者301人以上の事業主から101人以上に拡大する改正は、令和４年４月１日から、プラチナえるぼし認定制度の創設は令和２年６月１日からとなっています。

以上のように、ハラスメントに関する法整備が着々と進んでいる状況下で、各企業においても、この施策に対応するため、雇用管理や労務管理などの見直しや構築を進められていますが、ただその都度法律に対応していくのみではなく、施策を把握し、その方向性に沿って包括的に対応することで効率よく見直すことが可能です。今後も様々な法律が随時改正等されていきますので、今後、早期の情報収集とその把握は重要になります。

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働き方改革の道も一歩から②「働き方の悩みを解決。あなたの工夫を教えてください！（後編）」

今回は、前回の続きのお話をしたいと思います。前編は、こちら。

③大量のメールの処理に困っている

　メールが来た瞬間に、送信者名と件名でスクリーニング！

○簡単なものはその場で処理。後回しにしない！

○メールが溜まり過ぎたら、差出人でソート。特定の人から片付けていく。

○検索機能があるので、メールのフォルダ分けはざっくりで問題なし。

○振り分け機能を活用して受信フォルダに溜まらないようにする。

④クリアが苦手

○相手（上司）に何を求めるのか、まず宣言する。

○必要に応じ、一枚紙を作成・複雑な案件は、口頭で説明するよりも、整理ペーパーがあった方が説明する側もされる側もわかりやすい。引継ぎにも使える。

○自信をもって説明し、相手の信頼感を得る。特に異動後は最初が肝心。自信がないのであれば、事前準備を怠らない。

○相手が普段から問題意識を持っている点はどこか。簡潔な説明を求めるタイプか、詳細な説明を求めるタイプか。相手に応じた説明をする。

○多忙な上司については、あらかじめメールで案件を報告しておくとスムーズに進む場合もある。

⑤資料作成が苦手

○まずは全体の構成を考える。やみくもに作業しない。作成前に構成をじっくり練ることが重要。パワポは紙でイメージを作成する。

○自分の中で様式や記載方法の型をもっていると、作業指示を受けている間にも資料イメージが頭の中に作れる。

＜例＞

・３段構成（①現状→②課題→③対応案）と決める

・ポンチ絵の配色や配置

・ペーパーの分量は基本的に１枚とするなど

○日頃から役立つ前例をストックしておき、前例をベースに作業する。

○単純作業やよく使うであろう作業はマクロで一瞬。フォーマットの活用が簡単。

ちょっとしたコツ集

・アンテナを高くはり、会社全体、部内、課内全体の大きな動きを知っておくと、自分の作業の方向性を誤らない。

・メールの下書きや定型文を活用する。

・打合せ資料が多い時は、目次で、話の全体像・流れ・重要な点等を可視化する。

・机、ＰＣ（デスクトップ）、メールボックスは常に整理整頓。

・一連の作業が終わったら、資料・机は元の位置に。

・進行中の案件は、一冊のクリアファイルに案件ごとに管理。引継ぎもそのまま出来て楽。

・やるべきことを見やすい場所に掲示。

・ＴＯＤＯリストをノートに書き出し、できたものから消していくと、過去の実績も残り、進捗管理もできる。

→上司や使用者など相手の立場を意識して作業をすると、何をやるべきかが見えてくる。

いかがでしたか？次回は「生産性向上マネジメント（管理職編）」⑨「自ら長時間労働にならない工夫を。有休取得や定時退社も積極的に行う。」についてご紹介したいと思います。お楽しみに。

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