●先日、得意先への報告プレゼンがあった。
準備には、結構な時間をかけた。
【１】
１枚１枚のチャートから読み取れることを、
２～３行の文章にまとめ、
紙に書きだした。
その２～３行の文章が、いくつにもなる。
【２】
その文章の塊から、共通項をみつけて印をつけ、
さらに、共通項ごとに、言えることを、２～３行の文章にする。
要は、何やねん。
何が言えるのか、ということを、文章にまとめていく。
すると、小さい文章の塊から、
中くらいの大きさの文章の山ができあがる。
共通項ごとに、
要は、こうこうこういうことです、という文章になる。
【３】
そして、最終的に、
一言で言うと何なのか、という一つの大きな山として、
２～３行の文章でまとめる。
●つまり
【１】小さい文章の塊
↓
【２】共通項で文章にまとめる
↓
【３】一言でいうと何なのか、ということをさらに文章にまとめる
絵にすると、
三角形のピラミッドができあがるイメージ。
小さい箱のなかに文章で書きだし、
さらに、中くらいの箱に文章でまとめ、
最後に、大きな箱の中に、一言で言えることを文章でまとめる。
●この作業は、時間がかかるし、根気がいる。
でも、この準備に時間をかけたおかげで、
報告プレゼンは、無事終了することができた。
コツは、流れるような文章で書くこと。
流れるような文章で書かれたものは、
聴き手の頭にすっと入るので、理解がされやすい。
理解がされやすい、ということは、価値が高くなる。
理解がされない報告書は、
たんなるチャートや、コメントが書いてあるだけで、
得意先の次の行動への手助けとならない。
机の引き出しに入れっぱなしになって、
利用されないものとなってしまう。
●流れるような文章を用意しておいたので、
当日はそれを読めばよかった。
精神的にも余裕があったので、
得意先が、どこに、どういう反応を示すのか、を見ながら
進めることができた。
質疑応答の時間も、しっかり取れた。
所有時間をオーバーすることなく、ピッタリ終わった。
●準備に時間をかけることは、大切だ。
かけた時間の分だけ、良いものができる。
だから、
何に時間をかけるか。
それが、本当に重要な問題だと思う。
なぜなら、
時間は誰にでも平等で、
増えもしなければ、減りもしないのだもの。
●限られた時間を、何に使うか。
これは一生、頭を巡らす問いだろうと思う。
---
今日も、気を巡らせていこう★