広報の仕事は、メディアに情報を届けるだけでなく、双方向のコミュニケーションを通じて企業のメッセージを正しく社会に伝えることです。
プレスリリースをきっかけに、新聞やWEBメディアから取材を受ける機会は突然やってきます。
取材と一言で言っても、その種類はさまざまです。
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電話取材
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メール取材
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インタビュー取材
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現場ルポ（オフィスや店舗への訪問）
また、メディアの媒体や企画によって、求められるスピード感もまったく異なります。「明日までに（あるいは今日中に）回答がほしい」というスピード重視の時もあれば、「1ヶ月かけてじっくり企画記事を作りたい」という場合もあります。
一番緊張する「突然の電話取材」
この「取材申し込み」を受けるとき、広報パーソンが一番緊張するタイミングがあります。それが【突然の電話取材】です。
これは多くの場合、プレスリリースの配信当日や、決算発表など「社会的インパクトのある情報を発信した日」に起こります。
特に新聞やWEBメディアの電話取材は、夕方に対応し、そのまま校了。早ければその日の夜にWEB版に掲載され、翌朝の朝刊に載る、という凄まじいスピード感で進むことも珍しくありません。
つまり、電話で広報がうっかり口にした一言が、そのまま翌朝の新聞に載ってしまう可能性があるのです。
だからこそ、
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回答する数字に間違いはないか？
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ネガティブな伝わり方にならないか？ を、あらかじめ用意していた内容に基づいて慎重に回答する必要があります。
敏腕記者の「YES・NO」の問い詰めにどう答える？
ときには、敏腕記者から想定外の鋭い質問をいただくこともあります。 「要するに、●●ということでいいんですね？」と、YESかNOかの二者択一を迫られることも。
記者さんは「いち早く正確な情報をまとめて社会に届けたい」という使命感を持っています。そのため、一度の電話取材で話を完結させたいという気持ちが強いのです。
しかし、その場でのYES・NOの判断に少しでも迷いが生じたら、勢いに流されてはいけません。 会社を守るために、正直に「その件につきましては、現時点での回答を控えさせていただきます」もしくは「後ほど確認して、すぐにご連絡します」とお戻しする勇気も必要です。
広報パーソンの一言は、時に会社の株価や社会的信用に大きな影響を与えることもあるからです。
メディアに愛され、会社を守る「チーム体制」の作り方
せっかくの取材チャンスを活かしつつ、企業としてのリスクをゼロにするために必ず「想定Q＆A」を作成しましょう。
これは、プロダクト（製品・サービス）の取材であっても、経営者や社員の人物取材であっても同じです。
・「事前にこういう質問が来るだろう」と仮説を立てる
・その仮説に答える事実（エビデンス）を集める
・適切な回答文を作成しておく
これをプレスリリース配信前に徹底して行います。
さらに、「もし記者から取材が入ったらどう動くか？」「どこまで情報を開示するか」をあらかじめ社内で共有し、全員が同じ目線で対応できるチーム体制を作っておくこと。
これが、突然のメディア対応にも慌てず即座に動ける秘訣であり、結果として「この会社は対応が早くて正確だ」というメディアとの強い信頼関係構築につながるのです。
経営者・個人起業家の皆様へ
「メディアに取り上げられたいけれど、いざ取材が来たらどう対応していいかわからない」 「自社を守るための想定Q&Aや、取材対応の体制が作れていない」
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