「社会人の心得」
【3つの基本】
1.あいさつを自分からする
2.返事をする
3.メモを取る
最近の採用活動を通じて案外、これらが出来ていない方が多く、言われて初めてメモを慌てて取り出す方がほとんど。
うなづくだけも返事の一つです。声に出した返事やあいづちは会話にテンポが生まれます。
あいさつは当たり前にコミュニケーションの基本であいさつから全てが始まり、日本人のほとんどはこのあいさつ時の印象力で判断される場面も少なくありません。
【おしごとの3原則】
1.いつまでに(納期)
2.どこまで(精度)
3.誰宛に(担当)
「○○さん、これお願いね」とおしごとを頼まれて「ハイ」と承ったものの、「あれ???まだ出来てないの???すぐにやって欲しかったのになぁ」なんて場面はよくあります。
ここで「だってぇ～すぐに欲しいなら言ってくれればよかったのに～」と嘆いては新人社会人としてまだまだです。
上司・先輩、それが例え社長や部長であっても時間が限られている中で断片的な指示・お願いの仕方になるのは当然です。お願いされた(依頼された)おしごとに対して責任を持って相手の望んでいるタイミング、カタチに仕上げるまでが"業務遂行責任"です。
おしごとを頼まれたらまず「いつまでに納めればよろしいでしょうか???(納期)」、「どこまで仕上げればよろしいでしょうか???(精度)」、「出来たらどなた宛にお渡しすればよろしいでしょうか???(担当)」を尋ねましょう。頼まれた時に聞くのが一番効果的です。
的確な指示を待つのではなく、的確に指示を引き出す事でもあります。部下だから後輩だから新人だからわかり易く的確に言って貰えるのは当たり前ではなく、上司だから先輩なんだから的確にやり易く指示を出すのは当たり前でしょうでもありません。
【その他の基本】
1.メールのやりとりは1往復半が基本。
・自分から発信した場合は相手の返信に対するレスまでが1往復半。
※自分⇒相手⇒自分⇒相手。これで1往復半。
・上司・先輩からのレスは必ず当日中。それ以降になってしまった場合は「お返事が遅くなって申し訳ございません」と付け加える。
2.EメールやSNSなどには必ず返信する習慣をつける。
・Eメールはお手紙、指示書として捉えて返信するのが当たり前と捉える。「見てるよー」「確認しました」までが本来は義務です。
・特に本社業務では口頭での確認のみになりがちでメールに返信する習慣を徹底する。特に新人育成において外部とのやりとりがある場合は会社の代表としてお待たせしない、失礼のない習慣を伝える上でも先輩が出来ていないと説得力に欠けてしまいます。
・メールやSNSにおける既読スルーは基本的に机の上に届いた手紙や必要な書類を出しっ放しと同じです。
※ここでのEメール・SNSは少しでも業務に関わるやりとり、内容を指します。
3.端折らない、妥協しない(させない)
・普段やっている事、決められた事は端折らず、当たり前に妥協しない事。
・この端折りや妥協が品質を落とす事に繋がります。
・また、「今日はいいんじゃない」的に勝手な塩梅で判断していては人は育ちません。
4.感謝・御礼は必ず言葉や文字で表現し、相手に伝わるまで行う。
・思っているだけではダメ。
・表現し合う事でそこに流れる感謝と承認に対する空気・雰囲気が変わり、当たり前の価値観に変わります。
・思いをかけられた事への感謝が習慣になると察する力が高まります。
5.教えて貰えたらラッキー、教えてくれた事に素直に感謝する。
・社会では教えてくれない事がたくさんあります。
「えっ?そんな事も知らないの???」
「だって教えて貰ってないも～ん」
「言われないと出来ませ～ん」
自ら教えや指示・指導を仰がないと誰からも何も教えて貰えず、学校教育ではほぼ無償に近い当たり前の教えも社会では自分でお金を投資して社会人の基本を教わるセミナーが成立くらいですから、先輩・上司・会社・お客様から教えて貰えたらラッキー、その相手と場面に素直に感謝する事が人間力を磨く事に繋がります。
大切なのは「誰に言われたか???」ではなく、それが全てお客様の為に繋がっていると真摯に受け止め、素直に修正する事です。
コミュニケーション力を高める為にはその「頻度」の多さと「精度」の高さが重要です。患者様と向き合う上でも自分の受信感度センサーを鋭敏にしておく必要があり、その先生方と向き合う本社スタッフも受信感度センサーに加えて発信頻度と精度のターゲットスコープを高めておく必要があります。