＃397
そもそもデジタル化って？
先日、デジタル化したらどう便利になるの？
っていう記事を書いたけど
今日は
そもそもデジタル化ってどういうこと？
っていうお話をしようと思います！
順番が逆でしたね。笑！
「デジタル化」
簡単にいうと
コンピュータが表現できる形にすること
ってことだね
例えば
先日の記事の「手書き伝票」も
スマホやタブレットで入力すると
伝票の内容をデジタル化したってことになる
見積書や請求書をスキャンすると
それもデジタル化したことになるね！
まさに「電子帳簿保存法」だね
でも紙をスキャンしただけだと
そこに書いてある内容までは
取り出せないんだよね・・・
どういうことかというと
例えば
見積書をスキャンして
デジタル化したとする
その内容は
顧客名：株式会社スマーティ
見積金額：100万円
内訳：システム構築費
なんだけど
その内容までは
デジタルとして管理できていない
単に
1枚の紙（見積書）が
pdfファイルとしてデジタル保存されただけ
〇〇〇〇.pdf
っていうファイルになっただけ・・・
だから
「株式会社スマーティの100万円の見積書」
を検索したくてもできないんだよね
たくさんの見積書データから
顧客名や内訳や金額で検索をしたと思ったら
データベースを構築して
システム化するしかないんです
なので
簡単に文書をデータ化したいという場合は
紙をスキャンしてデジタル保存！
まずはここからですよ！
で、文書をデジタル保存する際の
コツについてお話しますよ！
紙をスキャンすると
ファイル名に
〇〇〇〇.pdfって付く
これを
↓
20231116スマーティ.pdf
みたいにファイル名にわかりやすい名前を
つけた方が良い！
スマーティ20231115.pdf
スマーティ20231116.pdf
八戸商事20230101.pdf
20231115スマーティ.pdf
20231116スマーティ.pdf
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株式会社スマーティ