年賀状と住所録管理

新年おめでとうございます！

お正月の楽しみと言えば、（遠い）昔はお年玉、今はおせち料理にお屠蘇それに年賀状です。

日頃ご無沙汰している友人・知人の消息にいっとき思いを馳せます。

ところで、年賀状の管理ソフトは何を使われていますか？

私は、ずっと「筆自慢11」を使っています。もう今は販売されていません。

同じことをするのに、新しいソフトに買い換える理由が見つかりませんでした。

年賀状ソフトとは言うものの、実際には住所録の管理とハガキ印刷をしてくれるだけで、年賀状そのものは管理してくれません。

仕方が無いので、頂いた年賀状は「溜まった名刺を一気に整理！」でお話しした、Evernoteで管理しようかと思っています。

今年は、年賀状ソフトで管理している住所録も、クラウドに移してしまいたいと思っています。

印刷だけなら、「はがきデザインキット」など、無料の印刷ソフトやサービスが利用できるのですが、、、

年賀状を出す名簿の絞り込みや、喪中で出さない相手の抜き出しなど、細かな管理が必要なので、メールソフトや携帯の住所録では、なかなか用を成しません。

それに、実は冠婚葬祭の管理にも使っています。お礼状やお返しの管理、ご祝儀や香典などの金額まで控えてあったりします。

これは、もはやCRMの世界ですね。

Evernoteに、カレンダーや住所録が結びついていると便利なのですが、、、

何か探してみようと思います。


価格.comで売れ筋ランキングを見ると、、、

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溜まった名刺を一気に整理！

年末の休みを利用して、溜まった名刺を整理することにしました。

目標は、当然？のことながら、名刺管理のクラウド化です。

入力は、ドキュメントスキャナーを使って、簡単に手早くやることを考えました。

そこで、次の記事を参考にして、今回はEvernoteを利用することにしました。

　　ScanSnap+Evernote(+iPhone)で名刺を管理する時のポイントまとめ

手持ちのFUJITSU ScanSnap S1500 FI-S1500での読取設定は、カラーでファイン（200DPI）、両面に白紙スキップ、ファイル名は日時の数字だけ、原稿の向きは自動補正、ファイルはJPEGにしました。

PDFだと、Evernoteのサムネイル表示で名刺全体が表示されないことがあるので、JPEGを選択しました。

名刺の裏にメモをすることが良くあるので、両面で読み込むことにしました。不要な裏面はEvernote上で削除します。表面だけで良ければ、片面に設定します。

Evernoteの設定で、「文字認識に使用する言語」は「日本語＋English」を選択しておきます。

さて、名刺は一枚ずつではなく、向きを気にせず何十枚か束ねて、一気にまとめて読み込ませることができるので、とても快適です。

読み込むときに選択していたNotebook（Evernoteのフォルダーみたいなもの）に、読み込んだ名刺が1ページ1ファイルになって入ります。

まず、最初にNotebookを作成して使い分けることで、大きな分類を行うことができます。

読み込まれた名刺をEvernote上でチェックして、いらない裏面は削除、向きが正しく自動補正されなかった名刺はダブルクリックすると、イメージビューアが起動するので、（私の場合はIrfanViewで）向きを直して保存し直します。

まめな人は、ここでファイル名を「個人名＋会社名」に変えたり、タグを付けたりするのかもしれません。

4時間ほど作業して、1,200枚ほどの名刺が、Evernote上で1,400ページ、40MB程になりました。

Evernoteのフリーで使える毎月の最大アップロード容量は60MB（に増えたばかり）ですが、名刺管理なら、フリーのままでも充分ですね。

Evernoteは、日本語の文字認識（OCR）もしてくれるので、読み込んだ名刺は、何もしなくても、直ぐに名前や会社名、電話番号などを検索することができます。

手作業でファイル名やタグをいじらなくても、文字認識で検索ができるのが今回の最大の成果です。

読み込んだ名刺は、パソコンやスマートフォン、Webブラウザーから自由に利用できるようになりました。名刺管理のクラウド化無事達成！

Evernoteは、「超現実的な選択？」でお話ししたDropbox同様、ネットの接続が切れてもパソコン上にデータがあるので便利。

複数のパソコンで同期を取って使用している場合は、万が一のときのバックアップにもなるので安心です。

また、万が一、Evernoteに致命的な障害が発生してすべてのデータが失われた場合でも、ScanSnapで読み込んだ名刺イメージは、全部ScanSnapのフォルダーに保存されているので、回復もしくは他のサービスやアプリへ移行することができます。

ところで、昔懐かしい「知的生産の技術 (岩波新書)」とEvernoteの相関について書かれた記事を見つけました。

　　「知的生産の技術」とEvernote

興味深いテーマです。

なお、Evernoteの詳しいことは、こちらを御覧ください、、、

　　「20分でわかる」初心者のためのEVERNOTE講座

　　Evernote活用ガイド

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スケジュール管理

日経BPnetのBizCOLLEGEで「クラウド時代のネットツール活用術」という連載が始まっていました。

第一回は「スケジュールをGoogleカレンダーに集約する」です。

スケジュール管理にクラウド・アプリのGoogleカレンダーを使えば、会社のパソコンでも自宅のパソコンや外出先ではノートブックPCやiPad、それに手帳代わりのiPhoneでも同じスケジュール帳を見ることができます。

ただし、iPhoneに標準でついてくるカレンダーでは、パートナーやチームメイトのカレンダーを見ることができません。

有料ですが、CalenGooやRefillsを使えば、パソコンと同じようにコラボレーションの機能が利用できます。

CalenGooでは、Google Tasksも利用できます。

　　iPadカレンダーアプリ「Calengoo」を使った感想と、他との比較




一方、Refillsは、本物の手帳のようなデザインがiPhoneらしいアプリと言えます。

　　iPhone版モレスキン！ うっとりの美しさと使いやすさ。大人のカレンダーアプリ "Refills" これは病みつきになる！ [iPhone]




CalenGooの方が実績も長く、機能的ですが、Refillsの紙の手帳のような質感を好む人も多いようです。

　　「CalenGoo」と「Refills」を比較してみた。（Googleカレンダー連携iPhoneアプリ）

iPhone+iPad×Googleでビジネスを加速する方法

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