溜まった名刺を一気に整理！

$パソコンの危機管理 - クラウド・コンピューティングを使いこなせ！-ScanSnapとCloud

年末の休みを利用して、溜まった名刺を整理することにしました。

目標は、当然？のことながら、名刺管理のクラウド化です。

入力は、ドキュメントスキャナーを使って、簡単に手早くやることを考えました。

そこで、次の記事を参考にして、今回はEvernoteを利用することにしました。

　　ScanSnap+Evernote(+iPhone)で名刺を管理する時のポイントまとめ

手持ちのFUJITSU ScanSnap S1500 FI-S1500での読取設定は、カラーでファイン（200DPI）、両面に白紙スキップ、ファイル名は日時の数字だけ、原稿の向きは自動補正、ファイルはJPEGにしました。

PDFだと、Evernoteのサムネイル表示で名刺全体が表示されないことがあるので、JPEGを選択しました。

名刺の裏にメモをすることが良くあるので、両面で読み込むことにしました。不要な裏面はEvernote上で削除します。表面だけで良ければ、片面に設定します。

Evernoteの設定で、「文字認識に使用する言語」は「日本語＋English」を選択しておきます。

さて、名刺は一枚ずつではなく、向きを気にせず何十枚か束ねて、一気にまとめて読み込ませることができるので、とても快適です。

読み込むときに選択していたNotebook（Evernoteのフォルダーみたいなもの）に、読み込んだ名刺が1ページ1ファイルになって入ります。

まず、最初にNotebookを作成して使い分けることで、大きな分類を行うことができます。

読み込まれた名刺をEvernote上でチェックして、いらない裏面は削除、向きが正しく自動補正されなかった名刺はダブルクリックすると、イメージビューアが起動するので、（私の場合はIrfanViewで）向きを直して保存し直します。

まめな人は、ここでファイル名を「個人名＋会社名」に変えたり、タグを付けたりするのかもしれません。

4時間ほど作業して、1,200枚ほどの名刺が、Evernote上で1,400ページ、40MB程になりました。

Evernoteのフリーで使える毎月の最大アップロード容量は60MB（に増えたばかり）ですが、名刺管理なら、フリーのままでも充分ですね。

Evernoteは、日本語の文字認識（OCR）もしてくれるので、読み込んだ名刺は、何もしなくても、直ぐに名前や会社名、電話番号などを検索することができます。

手作業でファイル名やタグをいじらなくても、文字認識で検索ができるのが今回の最大の成果です。

読み込んだ名刺は、パソコンやスマートフォン、Webブラウザーから自由に利用できるようになりました。名刺管理のクラウド化無事達成！

Evernoteは、「超現実的な選択？」でお話ししたDropbox同様、ネットの接続が切れてもパソコン上にデータがあるので便利。

複数のパソコンで同期を取って使用している場合は、万が一のときのバックアップにもなるので安心です。

また、万が一、Evernoteに致命的な障害が発生してすべてのデータが失われた場合でも、ScanSnapで読み込んだ名刺イメージは、全部ScanSnapのフォルダーに保存されているので、回復もしくは他のサービスやアプリへ移行することができます。

ところで、昔懐かしい「知的生産の技術 (岩波新書)」とEvernoteの相関について書かれた記事を見つけました。

　　「知的生産の技術」とEvernote

興味深いテーマです。

なお、Evernoteの詳しいことは、こちらを御覧ください、、、

　　「20分でわかる」初心者のためのEVERNOTE講座

　　Evernote活用ガイド