使える時間の６割までの仕事量で調整したい

こんばんわ。
事務管理.NET代表の樋口恭子です。

今日はどのくらいまで
仕事をお引き受けするかのお話です。

使える時間の最大で6割。

理想では5割までの仕事量にしたいんです。

（残り1割は自分のブログ書いたりSNSの原稿作ったりに回したい）

肌感覚だけれど、
通常業務が自分のキャパの5~6割であれば、多少突発的な出来事があっても吸収できるなと思っています。

…たまに時間的な見積もりを誤って文字通り「寝る間を惜しんで」になってしまいますけどね

事務局業務はあらかじめスケジュールが決まっていて、先取り作業出来ることもありますが、「その日」にやらないといけない作業や、当日「これお願いします」と発生する作業もあるので、仕事量の調整が課題になってきます。

「しばらくペースダウンします」と言っていたお客様の「しばらく」が、数ヶ月なこともあれば数日だったり、急に「明後日からこれの募集始めたい」なんて依頼がくることもザラです

事務局業務の性質的に、
一度業務がスタートすると作業依頼は増えることはあっても減ることはまれなので、平常時の業務量をどのくらいに設定するかは、もう永遠のテーマと言ってもいいくらいです。

どのくらいの案件数を抱えるかはひとそれぞれですが、私は

『お客さま全員からクリスマスキャンペーンしたいと言われてもなんとかなる案件数』

を目安にしています。

お客様と企画を煮詰めて、告知画像やフォームの作成、ブログの完成、過去のお客様へのご案内（イベント告知）や場合によってはショップの商品準備などなどで、だいたい業務量が1.5～2倍になる感覚です。

24時間のうち6時間寝るとして、家事と子ども対応含めた生活に必要な時間は切り詰めて6時間、余裕みたら8時間は必要ですかね。

なので使える時間は最大12時間。

ゆとりもつと10時間。
となると、

5割だと5～6時間。

6割だと6～7時間。

1.5～2倍の作業になったとき、6割ベースだと最大14時間必要になっちゃうんで、ちょっとキツくなります。

最初に「こういう条件で」とお伝えしていても、経営者の方々は365日働いてらっしゃったりするので、急ぎ対応も休日作業も発生してきます。

お客様がお一人なら「この山場を超えれば」で無理もできますが、複数のお客様の事務局をしていると「この山」を越えても他のお客様の「この山」が発生したりして、ペースダウンする保証がないんでね😅

は長く続けてていくのに必須条件だと思いますよ♪

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