募集採用と労務の専門家 下島です。
● かきいれどき現場の労務管理（シフト編成編２）
前回に引き続き、短期現場のシフト編成についてお伝えします。
今回は、「シフト確認表をもとにどのようにシフト編成するか？」です。
まず、面談や説明会のときに書いてもらったシフト確認表を”シフト表”に転記します。
僕は、Excelでシフト表を作成しています。
こんな感じ（実際のものよりシンプルに表示しています）
| NO. | 5/1 | 5/2 | ・・・ | 5/10 | 5/12 | ・・・ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| １ | ○ | ○ | ・・・ | ○ | ○ | ・・・ |
| ２ | × | ○ | ・・・ | × | ○ | ・・・ |
| ・・・ | ・・・ | ・・・ | ・・・ | ・・・ | ・・・ | ・・・ |
| １０ | ○ | × | ・・・ | ○ | ○ | ・・・ |
| １１ | ○ | × | ・・・ | ○ | ○ | ・・・ |
| ・・・ | ・・・ | ・・・ | ・・・ | ・・・ | ・・・ | ・・・ |
| 計 | 17 | 10 | ・・・ | 11 | 20 | ・・・ |
NO.欄は実際にはスタッフ名が入ります。
「×」はシフト確認表上で、出勤不可能と申告があった日です。
で、僕のやり方は、「×」以外は、一旦全て出勤「○」を入れてしまいます。
そして、シフト表全体を眺めます。（一番下の日別の集計欄）
仮に1日あたりの必要人数が10名だったとしましょう。
すると、出勤可能な人が少ない日が見つかります。
上の表の例では、5/2や5/10ですね。（実際には土日祝日がこうなることが多い）
その日のシフトが必然的に決まってしまう日があるでしょう。
また、1～2名減らすだけで、シフトが決まる日があるでしょう。
そうです、一旦出勤可能な日は全て「○」を入れておいて、シフトを決めやすい日を先に確定させるわけですね。
次に、それ以外の日を確定させていきます。
ここで、「週何回くらい出勤したいか」というアンケート結果が活きてくるわけですね。
僕は、アンケート結果以外に「連続勤務は5日まで」という縛りも作っています。
そして、シフト表の完成。
| NO. | 5/1 | 5/2 | ・・・ | 5/10 | 5/12 | ・・・ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| １ | 休 | ○ | ・・・ | 休 | ○ | ・・・ |
| ２ | × | ○ | ・・・ | × | ○ | ・・・ |
| ・・・ | ・・・ | ・・・ | ・・・ | ・・・ | ・・・ | ・・・ |
| １０ | ○ | × | ・・・ | ○ | ○ | ・・・ |
| １１ | 休 | × | ・・・ | ○ | ○ | ・・・ |
| ・・・ | ・・・ | ・・・ | ・・・ | ・・・ | ・・・ | ・・・ |
| 計 | 10 | 10 | ・・・ | 10 | 10 | ・・・ |
「休」は、シフト確認表上は出勤可能ですが、休みにした日を示します。
同じ休みでも「×」と「休」と表示を分ける理由は？
こうしておけば、後に何らかの理由でシフト調整が必要になったときに、誰に声掛けすれば良いか一目瞭然ですね。
シフト表のイメージをブログで伝えるのに苦労しました。（うまく伝わりましたか？）
次回、もう一度シフト編成についてお伝えします。
最後までお読みいただきありがとうございました。