Ｚｏｏｍ等のＷＥＢ会議システムを利用しての、
株主総会、取締役会も徐々に増えてきた印象です。
昨年ですが、経済産業省からは、
ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施に伴う注意事項等が発表されています。
参考ＨＰ（経済産業省）はこちら
⇒「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド（別冊）実施事例集」を策定しました
「ハイブリッド型バーチャル株主総会」とは、
例えば、開催場所は本社とし、本社には議長だけが居て、
後の参加者は、ＷＥＢ会議システムを利用して出席する株主総会のことを指します。
単に傍聴するだけの「参加型」と、
議決権行使等できる「出席型」の２種類があります。
司法書士が関わる多くの会社では、
「出席型」のタイプが多いのではないでしょうか。
ということで、本記事では、
一般的な中小企業（形式的な総会パターン）を想定して、
株主総会議事録の記載事項についてまとめておきます。
※活発な意見交換等は無く、
淡々と予定されていた議事が満場一致で可決されている流れを想定。
議事録に記載すべき事項は次の通りです。
①開催された日付、時間
②開催された場所
③出席した役員の氏名
④出席者（役員と株主）のうち、
その場にいない者については、その出席した”方法”
⑤議長の氏名
⑥議事録作成者の氏名
⑦議事の要領、結果
これらのうち④の”方法”の記載として、
「ＷＥＢ会議システムを利用して出席した」場合は、その旨を記載します。
その大前提として、
開催場所でリアルに出席している者と、
ＷＥＢ会議システムを利用して出席している者との間で、
「情報伝達の双方向性」と「即時性」が確保されている必要があるので、
その旨も議事録に記載すべき内容となります。
※情報伝達の双方向性と即時性がない場合は”出席”とはいえません。
※ＷＥＢ会議システムを利用して出席した人の、
具体的な”所在”までは求められていません。
＜記載例＞
出席者
取締役 Ａ
取締役 Ｂ（ＷＥＢ会議システムにより出席）
議事
～、ＷＥＢ会議システムにより、出席者の音声が即時に他の出席者に伝わり、
出席者が一同に会するのと同等に適時的確な意見表明が相互にできる状態
であることを確認して、～
今はまだ手探りで、慣れない感じは否めませんが、
この方法も、そのうち当たり前になっていくと思います。
ちなみに、つい先日、
法改正により、「バーチャルオンリー株主総会」も可能となりました。
（但し、”上場会社”かつ”経産大臣及び法務大臣”の認定を受けた会社限定です）
参考ＨＰ（経済産業省）はこちら
⇒場所の定めのない株主総会（バーチャルオンリー株主総会）に関する制度
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司法書士 黒川雅揮
司法書士黒川雅揮事務所ＨＰ⇒http://k-legal.jp/
