事務作業を手放したい起業女子のための事務代行 -22ページ目

事務作業を手放したい起業女子のための事務代行

女性起業様のための、オンライン事務代行をしています。

 

先日頭の中を色々と整理していました。

 

 

嫌だなと思うこと、考えると気が重くなることなど

 

何でそう思うんだろう、どんな考えを持っているんだろう

本当はどうしたいんだろう

 

 

そんなことを出てくるまま数珠つなぎで紙に書き出していきました。

 

 

それでその時に

私は何をしたいんだろう?

 

そんなことを書き出していったのですが、

 

出てきたことの一つが、

 

「楽しいこと、おもしろいことをしたい」

 

でした。

 

 

何か特定の楽しいことをしたい、というと、それをしない日常は楽しくないのか?

となりますよね?

 

 

そうではないんですよね。

 

何なら、日常のあらゆることに、楽しいおもしろいを感じたい!そう思ったのです。

だって楽しそうだから。

 

 

でも、そうしたいと思ったということは、今そうは思えていないということ。

 

 

楽しくない、ということではありませんが、動作の一つ一つが「普通のこと」になっていて、

歩くの楽しい!とか、そんな風には思っていませんでした。

 

 

当たり前のことだから。

 

 

そこで、あ!!って思ったんです。

 

それじゃあ、そうしたいなら、今から「楽しい」「おもしろい」をデフォルトにして生活してみればいいじゃん!

何をするでもなく、ただおもしろい、って思えばいいだけのことじゃない?すぐ出来るじゃん!

 

単純なことじゃないか!と。

 

 

その日から、まあ忘れることもしょっちゅうありますが、

「楽しい」目線で日常を過ごしてみることに。

 

 

おもしろいです!!

 

 

何がおもしろいとか、別にないんですけど、

 

何だかワクワクするんです。

 

 

いつもなら、「あ~あれやるの面倒だな」と思うことでも

「めんどくさ...いや、おもしろいかもしれないよ?」と思い直すと、

 

重い腰が上がるのです!!(これすごいです。相当な面倒くさがりなので。)

 

 

日常のひとつひとつがこんなにおもしろかったのか!!と、ちょっと驚いているところです。

 

 

もちろん、イライラしたりだとか、そういうのは変わらずあったりするのですが、

それもまた楽しいような。

不思議な感じです。

 

 

視点を変えるというのでしょうか?観念を変えるというのでしょうか?

めくらで狭い考えでいるのではなく、

 

本当にそうなのかな?と思うこと、違うことを採用してみるって、大事なんだな~と思った出来事でした。

 


 

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お客様にメールを送る時に、間違いがあってはいけないポイントというものがいくつかあると思います。

 

 

そのうちの一つが相手のお名前。

 

 

名前や会社名という、その方をIDするとっても大切なものですので、

私はいつもここには注意を払っています。

 

 

メールを送る際には、直打ちはしません。

うっかり漢字の変換間違いなどが起こることがあるので。

 

直打ちではなく、管理簿や過去のやり取りのメールなどからコピペをして、打ち間違いのないようにしています。

 

 

私はロボットではないですし、ミスはどうしても発生してしまうものなので、なるべくミスが起こらないやり方をとっています。

 

 

 

 

 

 

あと私が気をつけているのが、ファイルの添付について。

 

 

添付漏れをすることが昔あって、それからは、ファイルを添付してから、最後の送り先のアドレスを入れるようにしています。

 

アドレスが一番最後です。うっかり送信してしまわないように。

 

 

そんなこんなで、色々と注意を払っているのですが!!

 

 

先日書類を送る際にちょっとミスをしてしまいまして...ガーン

 

送信前の確認を怠り、ミス気づかずに送信してしまいました。

 

 

確認、本当に大事です。

 

 

自分はどういうところでミスをしがちかを把握し、それを未然に防ぐための自分なりの対策を取ること、確認することが大事だったなと、改めて気を引き締めた一件でした。

 

 

 

メールという直接言葉を交わすものではなくても、お相手に敬意を払い、気持ちよくやり取りをしたいですから、言葉遣いや送る内容には注意をしたいものですね。

 


 

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もしかして事務作業がそんなに得意ではない人にあるかもしれないな、と思うのが、

 

 

例えばメールでお客様なりお問い合わせをされた方なりに説明や質問の回答をする時に、

 

 

主語が抜けていたり

単語を略していたり

その業界独特の単語を使用していたり

説明が不足していたり

 

 

つまり、

 

自分の理解だけで文章が進んではいないか、ということ。

 

 

 

ちゃんと相手が理解できるような言葉だったり

理解できるような説明になっているか

 

 

 

一度読み返してみて、その辺りをチェックされてみるとよいかもしれませんよね。

 

 

 

提供する側が普通に使用している単語であったとしても、提供される側が知っているとは限りません。

提供する側がわかっていても、提供される側は一から説明してもらわないとわからないかもしれません。

 

 

 

状況にもよりますが、自分の理解だけで進めてはいないか、

 

相手の立場に立ってみるとよいですよね。

 

 


 

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