工具とか、機械の部品とか、清掃用具とか、とにかく色々なものが、工務に注文されて工務が窓口になって購入するんですね
紙媒体でやってたんですけど、App Sheetで、ワークフロー化しました
申請者に
メーカー、品名、型番を入力してもらって、必要に応じて画像を埋め込んでもらう
申請→ 承認者1に承認依頼メールが届く
3万円未満の商品であれば、承認者1の承認のみで「承認済」になる
3万円以上の場合には、承認者2の承認が必要
承認者1が仮承認をした時点で、承認者2に承認依頼メールが届く
承認者2が承認した時点で「承認済」
あとは、差し戻し機能とかありますけど、割愛
①「承認済」になった時点で工務に受付依頼メールが届く
↓
②編集して、発注業務名を入力
↓
③Excelで申請内容で注文書自動発行
①②③ 5分かからないです！
今までは紙に入力、提出されていたものを、工務のシステムに入力して、さらにその内容で注文書つくって。。。。。
時間がかかる作業な上に、面倒
パソコンにも負荷がかかっていて、たまに落ちるし
今までパートさんに全部任せていて、パートさんが休みの日は発注も止まってたりしていたんですが。
注文書自動発行機能をつけて、注文書を作成しなくて良くなり、
職場の人が承認してから5分で注文書自動発行、ファイル保存、メール添付/もしくはFAX送信
5分かからないですねー
発注業務が滞りなくできるように、私でも発注業務まではできちゃいますね