なんか、最近、残業続きで
効率落ちてるのかと思って、A4ノートに、その日やった作業を書き出してみてるんです
どんな簡単な仕事でも、やった時に、作業内容を書いてみる
特に、何をしているわけではないんですよねー
本当に不思議なくらい
でも、一つ一つは大した事なくても、積み重なって時間をとられてしまってる感じです
現場からの注文
メーカー品番なしで、「前に頼んだこのワイヤーブラシ、なくなったから、また下さい」とか
履歴、一応残ってますけどね
いつ、どの部門で頼んだのか、わからないとかいうから、履歴、どう絞ればいいのかわからない❗
そもそも、履歴に残ってたとして、本当にそのメーカー、品番で合ってるのかもわからない❗
責任持てないから、やめてって言ってるのになぁー
メーカー、品番問わずで来るならいいけど、指定するなら、きちんと調べてよ
わからないなら、カタログ見て、新しいの選んでよ❗
要領を得ない話からいちいち事情聞き出して、履歴出すだけで、15分くらいとられたりとか。
逆に、ここ10年くらい買ってないものを注文しにきて、数量書いてないから、数量確認したら
「いつも注文してるくらい」とか
きちんと引き継ぎしておいてよ！
「以前買ったことないので、数量わかりません。
それに、何をいくらで買ったかの履歴は残っているけど、その時にいくつ買ったかの履歴はすぐに出てこないので、先輩にきいて指定してください」と質問したら、「6個くらいですかね？」とか、質問で返されるし。
本当に必要なの？と、疑問に思うものだったので
「かなり大きいから場所とるし、長くおいておくと劣化するので、あまり使わないものを大量に買わない方がいいと思います。
履歴にないから、何に使用するのかわからないですけど、本当に必要なら、先輩に何に必要なのかきいてから、数量確定してください」って言うと、「じゃ6個で確定します」
とか。
安くない物だし、劣化してしまうし、何より「資材置き場がないから、倉庫欲しい」とかいつも言ってるのに、今まで買ったことなくて、しかも自分が使い道よくわからないものを大量に買って溜め込んでどうするんだろう？
あとは、ファイリング作業、何が申請書通って、きちんとファイルされてて、何がファイルされてないか、管理したり
ファイルされてないものをまず私がリストアップして、本社のサーバーに申請が通って、アップされているかどうか、部門責任者に確認してもらって、出てるものを印刷してもらいます
よくわからないけど、ファイル管理者が確認できないシステムもどうなんだろう？
他の事業所の情報も入ってるから？
とか言うけど、事務作業行う上で、非常に効率悪い！
自分で、フォルダ見れたら、ちょっとの息抜きで覗いてみて、何がファイリングされてない申請書か、自分で見たら一目瞭然なのに、自分で見れないので、ちょっと覗いて、じゃなくて、何日かごとに、ファイルされてない申請書をリストアップするところから始めないといけない
他の事業所の情報はいらないので、自分の会社の情報だけでも、見れるようにしてくれればいいのに
「会社の方針ですから」とな
(事情はよくわからないし、納得はしてないけど、従わざるを得ないので)申請書の申請が通る前ではあるけど、注文書は確かに発行して、工事も確かに終わってるんですけど
でも、❰月曜日に確認しても申請書の承認が通ってない❱工事の請求書が水曜日に来てて、さすがにそれはまずいと思って
「申請書の申請が通ってない工事の請求書もらっても、さすがにお金払えません」って言ったら、この何日かで、バーっと大量にサーバーにアップされてたのが発覚したり
本当に、こういうの、なくして欲しいんですけど。
私がリストアップして、確認をお願いする前に、アップされてるかどうか確認して、アップされたら渡してほしいです
注文書発行してから「だいたい2週間後に申請書の申請が通る」って聞いたんで、こっちで気にして「注文書発行してから2週間たってない申請書」については、リストアップをしないでおいて確認をお願いするのを控えないといけないので、それも自分で考えないといけないですからね
でも、申請書に印鑑欄があって、今までは全部印鑑押してあったのに、印鑑押されてない部署があるのに、アップされてるんですよね
本当に、申請書、これで大丈夫なのかなぁ？
申請書の承認に関与してなくて、印鑑いらない事になったのなら、斜線ひいて、わかるようにしておかないといけないと思うし
なんか、こだわらなくてはならないところはキッチリやらないでグタグタになってるのに、効率悪くなるところで「会社の方針」を持ち出してきたり、ストレスたまります
あと、システム変更にあたり、部門コード変わったので、新しい部門コードに変換しなくてはならなかったり。
紙にかくのは、調べたり
一番大変なのは、業者連絡
業者連絡するのに、200以上ある「取引先リスト」を引っ張り出して、行を間違えないように、定規あてて、電話したり
FAX は常時使ってる業者は、ほとんどコピー機に登録してあるものの、たまに登録してなかったりするので、次回からパソコンから送れるように、新規登録したり
業者連絡、最近多くなってきて、業者にお願いしたいこととか、指定したい事とか、調べて欲しいこととか、
納品されてるのに、請求書来てなくて、
いつ請求してくるのか、または請求忘れなのかも確認しないといけないし
違う物が納品されてきて、処理どうすればいいのか聞かなくてはならなかったりとか
加工して作ってもらわなくてはならない物をとう加工してほしいのか説明したりとか
とにかく色々あるので、
ここ10年くらいでいいから、取引先の電話番号とFAX 番号、担当者のメールアドレスとか、全部、サッと出せて、すぐに連絡できるようにして欲しいなぁ
うちの部署、かなりの数の業者と連絡取り合わないといけないから、全員に携帯支給してくれてもいいと思うんだけどなー
「昔はリスト見て連絡してた」って言われたらそれまでですけどねぇー
って、大した事やってないのに、時間とられてる理由は、こういうのが、どんどん降り積もってるのかもしれないなぁー
って業務洗い出していて、感じました
「重要な事は、時間できた時にじっくりやろう」と思ってても、なかなか時間ができないのですよ
業務改善案、いっぱいあるのに、全く手がつけられません
あ、そういえば！
総務に所属してる時に、有り余った時間でお勉強して独学で学んだプログラムで作ったシステム、本社の人が誉めてくれました！
本社のサーバーに落として、全社の工務で使えるように持ちかけてみたい、と。
まぁ、それは、夢物語でしょうけど(笑)
こういう業務改善案、いっぱいあるんだけどなぁー
何事も、始める時には、色々仕込まなくてはならないので、とにかく時間がなくて、何もできません(*_*)
本当に大した事してないし
でも、時間足りないし。
何か、降り積もってるんだよなぁー