イメージしてみてください。
あなたはあるグローバル大企業の日本本社で働く30歳の係長。部下はおらず40歳の課長と二人のチーム、経営企画室でグローバル全体の事業管理の仕事に従事しています。ある日、上司の課長からこんな指示を受けました。
「フランス人のCEO、アルゼンチン人の副社長、それぞれメキシコ・ブラジル事業部長を務める日本人2名、あなたの上司の上司である日本人の経営企画室長と緊急会議を30分、3日後の木曜日に設定して欲しい。」
あなたは早速5名の秘書にコンタクトをとり、木曜日の5名の空き時間を確認しました。よりによってこの日はCEOが日本におり、副社長がイギリス、メキシコ事業部長がアメリカに出張中でした。また、ブラジル事業部長はブラジルから日本の移動中、経営企画室長は休暇中でとうてい5人の会議を設定できる状態ではありません。さて、あなたならどうしますか？
私は課長として日々上記のようなケースに直面しています。また、この中では部長以上の会議設定が主なタスクとされていますが、実際は会議資料・アジェンダの準備、議論ポイントはすべて私で取りまとめをしています。つまり、会議設定ではなく、会議の目的、期待する会議のアウトプットをすべて把握していなければならないのです。このような状況で課長(上司)は係長にどのようなアウトプットを期待しているのでしょうか？
では話を先ほどのケースに戻しましょう。
この時点で選択肢は２つ。会議を遅らせるか出席者が欠けても会議を設定するかです。さあ、あなたなら次のアクションはどうしますか？
あなたが普通の係長であれば、この2つを上司に相談するでしょう。「木曜日に5人の日程が合いません！どうしましょう。日程を遅らせましょうか？それともメキシコ事業部長、ブラジル事業部長抜きで設定しますか？」
これは上司からするとBelow expectation(期待値以下)です。
ではMeet expectation(期待値に達している平均レベル)はどのようなアクションでしょうか。
「木曜日に5人の日程が合いません。秘書の方に伺ったら我々の上司である経営企画室長は休暇中ですが、電話での会議参加可能との確認がとれました。ブラジル事業部長も移動中ですが、トランジットでアトランタ空港にいる時間は電話で会議参加が可能かもしれません。ただ、参加の確約はとれていないので、最悪のケースはブラジル事業部長が欠席となります。ちなみに金曜日であれば、朝8時からであれば全員参加で設定可能です。どちらにしましょうか」
状況把握をして、あなたの提案が出てきました。これはよい傾向です。管理職は常に判断を求められます。しかし、十分な判断材料がないと判断できない場合があります。ここでは判断材料が用意されているのがよいと思います。上司はその場で決めれば仕事が完結するからです。
では、Above expectation(期待値以上)の回答はどのようなものでしょうか。
「結論からお伝えすると木曜日の会議設定は5名の予定から困難です。しかし、この会議の目的は来週水曜日の最高経営会議で提案する100億円の投資に関する事前調整ですね。それであれば、会議日程を1日遅らせても問題ないと思います。そこで秘書の方々と調整し、金曜日の8時で会議を設定しました。」
ここで期待値以上の回答をするためにどのような要素が必要かお判りでしょうか。この3つの受け答えはどこが違うのでしょうか？この違いの中に仕事ができる人のヒントが隠されています。
了
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