2024年も後半！
うちは地域の組長っていうものになっていて
会計係なんです。
で、半年ごとに集める自治会費というものがあり
今月に入りその作業も日々やっているんですけど
今回は自治会費に加えて自転車駐輪場の年会費も集めるという事。
間違いがないようにしなくちゃ！
という事で、集金記録に新しいセルを加えて・・・計算式を加えて・・・
とやっていたらなかなか便利なものができました💛
エクセルに慣れていない人は？？？かもしれないんですけど
計算式ってコピペすればそのまま使えるから便利なんですよ～～！！
今日はどんなふうにエクセル管理したのか、お伝えしちゃいます！
残りの軒数確認方法
全体像はこんな感じです。部屋番号等は仮で入れています。
部屋番号100から始まり、その下にずっと部屋番号を続けて書いて、隣に名前を書くという事を下準備としてやっています。
そして、
- 入金日の記入
- 自転車台数の記入
- 自治会費金額（自動で出る）
- 自転車料金（自動で出る）
- 合計金額（自動で出る）
- 入金&領収書渡し済みがどうか○を記入
集金やっていると、まず確認したいのは残り何軒か？
半分まで集まったのか・・・まだ1/3なのか・・・というところが気になるので
ここは大文字になっています。
今の残りは４６軒未納。という意味です。エクセル上では６１軒ある事にしています。
この４６を計算するにはどうするかというと
ここ！入金＆領収書済の最後に数を集計しているんです。
ここは〇を入れているのに、どうして最後に数字が出てくるのかと言うと・・・
関数を使っているから！
その関数はというと・・・・こんな感じです
=COUNTIF(P4:P67,"〇")
COUNTIFという関数を使っているんですね。
このCOUNTIFというのは条件に合う関数を数える事ができます。
セルP4～P67のセルに入力されている〇の数を数えて。
という意味です。
なので、今回は入金＆領収書済のセルの〇を数えてもらってから
軒数６１-入金合計数１５を計算してもらい、残りの人数４６となっているんです。
念のため書いておくと、４６のセルには
=G3-P68
と記入されています。
６１－１５という意味です。
金額の確認
次に、自治会費をもらった日を入力すると、自治会費のセルに４２００という金額が入り、合計金額にもそれが表示されるようになっています。
これはどのようにするのかというと自治会費のセルにこのような計算式を入れます。
=IF(ISNUMBER(K59), 4200, "")
もし K59（自治会費日付のセル） に数値が入力されたら 4200 を表示し、そうでなければ空白にする
という意味です。
そして、合計金額には自治会費と自転車の合計金額がでるようにしています。
こんな感じです。
=SUM(M59:N59)
別に：じゃなくて普通に＋でも良かったけど、ついついオートSUM使ってしまう
そして、さっきは自転車はなかったけどもしも自転車一台の料金が含まれているならば・・・？
という事で、自転車の台数を１と入れた場合に自転車の金額が出るようにしています。
この関数はこちら。
=IF(ISNUMBER(L59), L59 * 600, "")
もし L59（自転車のセル） に数値が入力されたら その数字に６００を掛けた金額を表示し、そうでなければ空白にする
という意味です。2台の場合には2を入力すると600が掛けられて1200と表示されます。
そして、先ほどの自治会費と自転車の合計金額が出る事になるんですよね。
これを確認して領収書をそれぞれ書きます。
これでそれぞれのセルは、
自治会費の金額➡自治会費の領収書
自転車の金額➡自転車の領収証
合計金額➡現金の確認
に使います。
ちなみに、なぜ日付を入れているかと言うと、前期に集金した際にだいたいどのくらいの期間に集中して作業するのかな？というところと、入金が遅い要注意な人をチェックするためです。（遅いには理由があったりして次に対策できるかなと思って）
また、日付＝領収書発行日となっているので、その日渡したという記録にもなります。
行動の流れを作ってミス防止
で、この領収証は封筒に入れて返すのですが
今回厄介なことに自転車シールも付けて戻します。
自転車シール、忘れそう～～～
という事で、エクセルシートのはじっこに
こんなチェック項目も追加。
封筒に入れる順番です。
自転車無い人は領収書のみ。
自転車ある人は自転車の領収証とシールを忘れずに入れるようにします。
こんな流れで見ながら作業すると、間違い難いわけです！！
最後にこんな交流を
うちの場合、手渡しじゃなくてほとんどポストに入れてもらうタイプなんです。
封筒にちょこっと手書きで一言書いてくれる人もいて、中にはご苦労様ですと書いてくれる人もいるんですよね。
大変さを分かっている人はそういう一言書いてくれるのかもしれません。
これまで私、相手の事なんて考えていなかったな～と思って💦
会計係になってから、一言添えて袋を戻すことにしたんです。
対面ではないので無機質なやり取りですが、こういう交流もいいなって思いました
以上、プライベートで使えるエクセル関数や作業効率の上げ方でした。
何でこんな事してるのかというと、私自身の記憶や行動に疑いの目を持っているのでとにかく間違わないようにという事‼️
毎回電卓で計算をしていたら打ち間違いや足し間違えなんて事があります。
ついうっかり！を無くすためにも、自動化にする事が大切なんです。
こんなふうにするのは、会社員時代トヨタ式在庫管理を元トヨタの偉い方に学ぶ機会があったからなんですよね～（家の片づけには全然活かされてされてないけど(笑)）
間違いを減らし、手順を効率化！会社員時代の学びが今も活かされております
✨ありがたやー
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エクセル関数は他のやり方もあると思うので、これが正解！ってわけではありませんがセルの値や表示したいものを変えれば使えるので、全然知らなかったー！という方はぜひコピペして使ってみてくださいね～！
