整理とは、必要なものと必要でないものを区別して必要でないものは撤去することである。
端的に言うと”いらない物は捨てる”といことです。
引っ越しなど大きなイベントが無い限り、物が溜まります。
会社では、異動・退社などで、今存在していない人の書類・備品・データなどが捨てられないまま何年も放置されることが、大き見られます。
具体的取り組みとして、
1)必要不必要の基準と整理の方法やルールを決める。 この書類は何年間保存するかを決める。
そして、捨てる時期を明記して解りやすくする。
また、書類は1次保管庫、2次保管庫、3次保管の考えで保管する。
即ち、
1次保管庫は、デスクの引出しであり、いつも個人手が使う書類を保管する場所
2次保管庫は、事務スペースにあるロッカーに保管している場所
3次保管庫は、基本的に保存目的で廃棄まで書類入りの箱を保管している場所
そして、それぞれの保管庫の書類は、次のルートでいずれは廃棄されます。
作業が終了して、1次保管庫(デスクの引出し)から廃棄する書類若しくは2次保管庫(ロッカー)に移動させる書類。
2次保管庫(ロッカー)から廃棄する書類若しくはダンボール詰にして3次保管庫(倉庫)に移動させる書類。
3次保管庫から年度末等に廃棄期限の過ぎた書類を廃棄する。
2)現状把握のため写真を撮る。(整理前と整理後) これは、見える化です。
見える化をすることで、現状を改善(整理)する動機付けになるとともに、
改善(整理)後の姿を見ることで、次の整理の動機付けになります。
3)必要かどうか分からないときは場所を変えてとりあえず残す。 物を捨てるとき、”いつか使うかも”と”高かったのに”などと、
どうしても捨てて良いか迷う物があります。
そして、結局捨てられずにそのままになることが多いです。
そのような物は、一時保管庫を設けてそこに集めておきます。
そして、1度でも使用した物はその場所から移動させます。
そうして、例えば1年を計画した後に1次保管の全ての物を廃棄します。
1年間使用しない物は、今後も使用しないものです。
例え、後からあった方が良かったという物が出ても、
それが無くての対応はできるものです。
それどころか、そのために大量の物を置いておく方が会社にデメリットです。
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