おはようございます。和田です。
今日は、効率化につながる仕事の棚卸し方法について書きたいと思います。
業務の改善を進める時に、まっさきに行うべき作業が仕事の棚卸しを行う事です。
仕事の棚卸しを行う時には、次の７つのポイントに沿って業務内容を確認してみることで、各作業の扱い方が明確になります。
１．自分にしか出来ない仕事か？
２．誰にでもできる仕事か？
３．ルーチンの作業か？
４．頭を使って考える仕事か？
５．自社でやるべき仕事か？
６．アウトソースできる仕事か？
７．本当にやる必要がある仕事か？
７つのポイントに沿って業務内容を確認した時に、４番の『頭を使って考える仕事』は、最も大切な仕事なので、重要な仕事として作業時間と作業リソースを確保しておくこと必要があります。
デスクワークが増えてくると、この『頭を使って考える仕事』と『ルーチンの作業（日常的に決まっている作業）』の切り分けの判断が難しくなりますので、『頭を使って考える仕事』の時間確保は強く意識します。
『頭を使って考える仕事』の時間を確保して、業務の改善を成果に結びつけるためには、『誰にでもできる』『ルーチンの作業』を効率化することが一番の近道です。
具体的に言えば、『誰にでもできる』『ルーチンの作業』を効率的にこなすための作業手順をまとめて作業手順をドキュメント化して共有することです。
ドキュメント化することで、客観性が生まれて、あいまいな部分が無くなり、体系立った作業手順が明確になります。仕事の効率化は、無駄な作業をしないことが大事ですが曖昧な部分が多いと作業の効率は悪くなります。
特にデスクワークでは、個人の裁量で仕事を進めることが多いので、作業効率が良い人と悪い人の差を判断するのが難しいので、体系立った作業手順に沿って作業を行うことで、誰にでも効率的に作業できるようにすることが大切ですが、ドキュメントすべき作業は、『誰にでもできる』『ルーチンの作業』です。
また、７つ目の『本当にやる必要がある仕事か？』の基準を持って、やらなくて良い業務を洗い出すことも業務の改善には不可欠です。
なんとなくルーチンで行なっている作業も見直しみると無駄な作業が多いことに気がつきます。今まで行なっていた作業を止めることには勇気が必要ですが、正しい判断の元に止めることが出来れば、確実に業務効率は向上します。