予想外の事態で慌てないための秘訣とは？

前回（「なぜ締切ギリギリになるのか？」）
「プロセスの明確化」と「運用する仕組み」
を構築することが大事だという話をしました。

なぜこの二つが大事なのでしょうか？

まずは「プロセスの明確化」です。

抜け、漏れ、重複がなく、
作業のリストができている必要があります。

あなたの会社が、
製品の開発や製造、
もしくは受注したサービスの提供
を行っているのなら、
そのプロセスをいかに管理するかがキモになります。

このプロセスを単純に過去の経験だけに頼っていると、
思わぬ事態につながることがあります。

プロセスが明確になっていないと
↓のような予期せぬ問題が発生します。

　「作業に着手してみたら、
　　他にも必要な作業があることが分かった」

　「見積もりがおおざっぱすぎて、
　　当初想定していたコストに収まらなくなりそう」

製品の開発/製造や受注したサービスの提供を完了するのに、
必要な作業が残らず洗い出されていて、
それらの実行にかかる時間や作業量、必要な材料や人、
さらに実行する順序や依存関係まできちんと決まっている、
ここまでできていて初めて
プロセスが明確になっていると言えます。

プロセスが明確になっていないということは、
本当の意味での作業の見積もりが
できていないということを意味します。

特定の経験豊富な人はわかっていても、
そうじゃない人には未知の状態になっています。

よく「阿吽の呼吸」でやるので、
そこまで詳細に明確になっていなくても
大丈夫だという方がいます。
小規模で熟練者ばかりなら、それも可能かもしれません。
一方でそういう環境の方が稀ではないでしょうか。

関係者全員が、いつ何がどの順序で行われるべきなのかを
きっちりと把握できていてこそ、
本当の意味での「阿吽の呼吸」が活きてきます。

そのためにもプロセスにおける
「暗黙知」の部分を無くすことが大切です。

なぜいつも締切ギリギリになるのか？

あなたの会社ではこんな症状が出ていないでしょうか？

　「常に仕事の納期に追われている」
　「いつも納期ギリギリになってしまい、
　　徹夜になることもしばしば」
　「スタッフも最後は疲弊してしまっている」
　「製品の納品までの計画は立てているが、
　　進んでいくうちにどんどん乖離していってしまう」
　「挽回できる少しの遅れのはずが、
　　いつの間にか取り返しがつかないほどの
　　遅れになってしまっていた」

おそらくどこでも聞くよくある話ですよね。
これらの症状にはある「理由」があります。

その「理由」とは、

　「製品開発やサービス提供のプロセスが、
　　きちんと実行可能なレベルまで詳細に明確化されてない」

そして、

　「そしてそのプロセスを管理する仕組みが無い」

からなのです。

また上に書いた症状に伴って、
経営者のあなたが、
こんな状況になっていたりしないでしょうか。

　「自分がすべてを見ないと仕事が回らない」
　「忙しすぎて、目先の仕事を片付けるのに精一杯、
　　新しいことを考える余裕がない」
　「会社の売り上げを伸ばしたいが、
　　これ以上仕事を増やすのは難しい」


仕事が多いという意味では、
昨今の状況からすると大変喜ばしいことではあります。

一方で、これらは経営者の方が
実務をやりすぎているからかもしれません。

こう言うと、実務をやって何が悪いのかと言われそうですね。
もちろん社長が仕事をすることは重要です。
そして、同時に仕事をし過ぎてもいけません。

私もそうですが一人企業の場合は、
全部一人でやるしかありません。
でもスタッフの数がある程度以上になってきたら、
社長が実務をやりすぎると
だんだんその弊害の方が大きくなってきます。

社長は社長らしく、
本来の仕事に集中した方が会社全体としてはいいはずです。
そのためには、実務はスタッフに任せていくということが必要です。

　「任せたいけど任せられないんだよ」

とおっしゃるかもしれません。

やはり、任せるには
その前に任せられる体制を創っておく必要があります。
その体制を創るには

　「プロセスの明確化」と「運用する仕組み」

を構築する必要があります。

次回もう少し具体的な話を書こうと思います。

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