こんにちは。
土曜日ですが、作業が残っているので
事務所に行ってちょっとだけ仕事。
メールを開いたら
お客様から珍しく私宛にメールが来ていました。
（通常、現役のお客様には、
それぞれ弊社の担当敏腕スタッフが対応します。
私が対応するより確実で早いのです(-_-;) ）
おっなんだ！？と思って開くと、
「郵送してもらったニュースレターが返ってきました」
というご連絡でした。
これ、どういうことかと申しますとね、
治療院専用ニュースレターテンプレートサービスの
テンプレートを提供するだけでなく、
編集加工
印刷
封筒のご用意
患者様のご住所の宛名書き
切手貼って封入して発送！
まで、全て丸投げのコースもありまして、
それをご利用の方なのです、この方は。
つまり、弊社スタッフが、
その方のニュースレターをお作りして印刷して
患者様リストをお預かりして
宛名を書いて封入して発送したんです。
封筒は、その方のご住所が差出人名になっています。
なので、宛先のご住所に誤りがあると、
弊社ではなくその方へ戻っていきます。
だから、万が一封書が返ってきたら
・もともとのリストに誤りがあった
・宛名書きにミスがあった
のどちらかです。
この件についてはただ今原因調査中。
数年前、もっともっと弊社の人出が足りなかったときは、
こういったご連絡は今より多くありました。
つまり弊社内のミスが多かったのです。
その点は徐々に改善していきました。
・リストをプリントする際は極力見やすく編集する
行に交互に色を付ける、
行の高さを30ポイント以上にする、など
・宛名書き担当者は
「この住所おかしくない？」と思ったら調べる
郵便番号が、こちらの方はこれだったのに
番地直前まで同じこちらの方は違ったので
調べて直しておきました～
というのはよくあります。
番地が抜けていたのでマンション名から検索しました！とか。
ときどき「すごい執念で調べたね・・」
と感心させられることもあります・・
・宛名書き担当者以外のスタッフが
発送前に全てチェックする
ここが以前は弱かったのですが、
今は二人体制でバッチリです。
これら、かなり徹底しています。
その効果あって、最近は
「返ってきちゃいましたよ」のご連絡は
お客様全体通して半年に一度いただくかどうかです。
その半年に一度が、今日だったということ。
こういうことがあると身が引き締まります。
普段だらけているわけではありませんが、
しっかりチェックしているのも知っているし見ているし、
どこかで
「スタッフがミスなんてするわけない」
と思っちゃっている自分がいたりします。
でも常に改善しなきゃいけないのですよね、本当は。
月曜日はこれのシェアから始めなきゃですね。
そして再発防止策をみんなで考えます。
