本来、
会議には様々な目的がある。
「連絡」、
「報告」、
「確認」、
「意見交換」・・・
そして、最も重要である
「決定に向けての協議」。
しかし多くの会社では、
その会議の目的を見失ってしまっている。
プラウドも
モチロン例外ではない。
月１回、週１回と
定期的に開催することで満足してしまい、
会議で「成果」を産み出すという、
本来のあるべき姿を
忘れてしまっているのである。
すなわち、
会議が形骸化しているのである。
効果的で
中身のある会議を行うためには、
まず「準備」が重要となってくる。
その「準備」とは、
「主催者が開催の目的を確認すること」、
「参加メンバーの選定」、
「資料の事前配布」の３つだろう。
「参加メンバーの選定」は
会議のテーマ・内容と、
それに伴う参加メンバーのミスマッチが多い。
テーマが現場側の内容にもかかわらず、
現場を熟知しているメンバーが不在であったり、
経営判断がテーマにも関わらず、
経営幹部が参加していなかったりするケースである。
「主催者が開催の目的を確認すること」とは、
主催者自身が
「こういうものを導いていく」という
目的意識と仮説を持つことである。
例えば、
参加メンバーに
できるだけ多くの意見や考えを聞き出せば、
会議としては
全員参加型になり、
意見を吸い上げるというメリットがある。
しかしその分、
意見をまとめることが困難になってくる。
したがって、
主催者が目的や仮説を持って、
結論を暫定的にでも出さなければ、
その会議は
成果を産み出さないのである。
そうしなければ、
次回へ繰り延ばしされるか、
放置されたままとなってしまう。
会議を効果的に行う上で、
「資料準備」も重要である。
多くの企業は、
会議当日に資料が配られる。
それは資料作成者が
直前まで作業を行っているからである。
しかし、
こういった会議は、時間の大半を
資料説明とその報告に費やしてしまう。
その結果、
最も重要な施策や次善策、
顧客ターゲット、方法、進め方、
ツールと言った解決策にまで
辿りつけない場合が多い。
これら３つの準備の他には、
「会議時間は最大２時間とする」
「進行役または議長の決定」、
「議事録もしくは議事メモの作成とその配布」、
「サブミーティングの開催とその内容報告」
「次回の会議のテーマをあらかじめ決めておく」
などの点が挙げられる。
会議の有効な開催は
難しい・・・
会議は会社の縮図。
会議を見れば、
どのような体質の会社なのか、
儲かっているか、いないか、
人材は優秀か、そうでないか、
すぐに解ってしまうだろう・・・