建設的なコミュニケーション

部下や上司とのコミュニケーションに悩んでいる人も多いと思います。
今日は、

みなさんがよく直面すると思われる二つの場面を取り上げます。

一つは、
部下の改善点を指摘したり、注意したりする際、

どうやったら部下のモチベーションを下げずにフィードバックできるか？

二つ目が、

上司や同僚の意見に対する反対意見を感情的にならずに聞いてもらうには

どうすればよいかです。

■部下へのフィードバックは「Start-Stop-Continue」の原則で

そもそもフィードバックとは、何のためにするのでしょうか？

改善してほしい点に関して部下に注意をする、部下を叱るというのはその一面です。

本来の目的は、
フィードバックをした結果、その部下が成長することにあります。

厳しく叱って
部下がやる気をなくしたり、信頼関係が崩れたりしては本末転倒です。

フィードバックをする際には、

相手の成長のために伝えるのだということを再認識してみてください。

フィードバックの目的は部下の成長です。

改善点を指摘するだけではなく他の要素についても伝える必要があります。

その際、ぜひ覚えておいていただきたいのが
「Start-Stop-Continue」の原則です。

「Start」は、部下が現在十分に行っていないことで、もっとやってほしいこと、
新たに始めてほしいことを伝えることです。

「Stop」は、止めてほしいこと。
「Continue」は、現状でできていることをそのまま続けてほしいと伝えることです。
「Continue」は、部下に自信を持ってもらうためにも不可欠です。

例えば、

「レポートが正確でミスがないのはすばらしい(Continue)。

　データを基に自分の提案を加えてみると、

　もうワンランク上のよりすばらしいレポートになるはず(Start)。

　せっかくの正確なレポートなのに締切に遅れては台無し。

　次回は締切には遅れないように(Stop)。」

となります。

この部下は、強い責任感で、

完成度の高いレポートに仕上げようとしたのですが、間に合わなかったのです。

上手にフィードバックすれば、

部下のやる気をつぶすことなく改善につなげることができます。

■フィードバックは事実に基づいて

二つ目のポイントは、事実や行動に基づいてフィードバックをするということです。

「いつもだらしがなくて困る」、「もっと積極的に動いてほしい」などと

抽象的な表現を使いがちです。

「だらしがない」は行動ではありません。

「提出物の期限に1日遅れた」、「会議の開始時間に5分遅刻した」は、行動です。

フィードバックをする際には、このような具体的な行動を伝え、

それをどう改善してほしいかを伝えます。

例えば、

「会議には担当者としての自覚を持って参加してくれないと困る」ではなく、

「会議は、自分の担当分野についての意見を発表できるように事前準備をして、

　始まる5分前には着席してください。」

となります。

■意見は建設的に

上司であれ同僚であれ、

見解の違う人に対して自分の意見を言うのは難しいものです。

感情的な議論ではなく、建設的に話し合うためには、

「反対意見を言う前に賛成できる部分がどこかを具体的に伝える」ということを

実践してみてください。

相手の話の1～10まですべてに対して反対ということは、実はあまりありません。
10のうち1～3は同じ意見だが、4以降は賛成できないという場合、

4以降についての自分の意見を伝える前に、

「私も1～3については同じ考えです。」とはっきりと伝えるのです。

その後、

4以降に関してどういう見解を持っているのか、なぜそう思うかという議論を展開すると、

相手も受け入れやすくなります。

例えば、

「こんな時期になぜそれを実施する必要があるのかまったく理解できません」ではなく、

「今回の3つの施策に関して、方針や目的に関しては賛成です。
　すばらしい取り組みだと思います。

　ただ、どうしても気になるのがその実施時期です。

　12月と言えば1年で一番忙しい時期です。

　時期について再検討の余地はないでしょうか。」　と・・・

フィードバックにしても反対意見にしても、

相手を追い詰めることが目的ではありません。

プライドや面子を保つことができる逃げ道を残すように心がけ、

より建設的なコミュニケーションを目指しましょう！！