あなたが事務員として、職場の皆さんに提供できるいちばん 素敵なもの。
それは「ココロ」ですo(〃＾▽＾〃)o
ちょっとした気遣いで、上司や同僚の方からの信頼を簡単に得ることが出来るのです。
たとえば、書類の作成を頼まれたとします。
単に清書するだけの単純な仕事でも、ワードで体裁を整え、その方が受け取ったらすぐに
上司に提出できるくらいの仕上がりでお返ししましょう。
また、表計算などの仕事も同じです。
より使いやすいよう、関数やマクロを組み込んで体裁をきれいに整え、
印刷プレビューをして確認してからお返ししましょう。
ほんの数分の手間が、あなたの評価をぐっと上げますよ♪
桜子は、おしごとを頼まれて御礼のメールをいただかなかったことはありません♪
どんな単純なおしごとでも、完璧に仕上げて差し上げましょう。
どんなときでも、丁寧に同僚や上司の方に接してほしいと思います。
基本的に、事務は「サービス」も技術のうちです。
周りの方とのコミュニケーションがうまくいかなければ、
書類を出してもらえないでしょうし、重要な情報を口コミで
もらったりすることもできないでしょう。
仕事の手を止められて、その場で応対できないようなときでも
一旦手を止めて話だけはゆっくり聞いて差し上げてください。
その上で、すぐに対応できないような場合には
「後ほど手が空きましたら、お席にお持ちいたします」
「ご連絡させていただきます」
と丁寧に応対していただきたいと思います。
こういったときに、
「できません」
とか、
むっとした顔で何も言わずに書類を受け取ったりといったような
対応をしてしまうと、回りの方に恐れられてしまいます。
「恐れられる」ことこそ、一番避けなくてはいけない事態です。
会社の同僚や上司は、あなたの家族ではなく、全くの他人です。
どんな状況でも、本当にイライラしていても、最低限常識の
範囲内の丁寧な対応をしてあげてください。
その積み重ねこそが、あなたを職場で光らせ、評価につながるのですから。
私がまだ若い駆け出しのアシスタントのころ、しばしば男性社員が
「今日は＠＠さん機嫌が悪そうだから、書類出したくないな」
「なんか怖いから消耗品どこにあるのか聞きにくいな」
と言っているのを耳にしました。
その該当の方は、何年も働いているベテランの庶務さんで
お仕事もてきぱきとこなす女性でした。
ですが・・・・。
長く勤めているがゆえに自分がなにもかも仕事の内容を
知っているという優越感等から、事務職の基本技術には
サービスの要素によるところが大きい、ということを忘れてしまっている
のでは、と思われるところが多かったです。
事務の仕事の基本要素になぜサービスが含まれているのか。
それは、「事務」という仕事の特性が
「他の方が本来の仕事に集中できるように、
仕事以外の手続きや仕事のサポートをする」
ということにあるからだと思います。
ぜひ、職場の中で事務本来の職務を気持ちよくできるようにするためにも、
「恐れられる存在」
ではなく、
「あたたかく、和ませることのできる存在」＝「潤滑油」
を目指していただきたいと思います。
あなたとお話したいから、わざわざメールで済む用事を
直接頼みに来てくれる人がいる、そんな事務職さんになっていただきたいと思い
ます。
