議事録のコツ

出版を目指す販促・プロモーション・プレゼンテーションアドバイザーの塚越です。

この春に社会人になった皆さんが共通で抱える悩みのひとつに議事録があります。

何をどこまで詳しく書かなければいけないのか、話をしている内容が分からずパニックになることもしばしばです。

そこで私の経験から少しアドバイスなど。


議事録で何が重要かというと「結論や決定事項」です。
この部分が無かったり曖昧な議事録はただのメモです。

ですから、まずは結論や決定事項に注意しながらメモを取りましょう。
その場で誰が決定するのか？だいたい分かりますよね。その人の発言に注目しておけば聞き漏らしは防げます。

そして、決定事項や結論には必ずこれらが付きものです。

・いつまでに
・誰が
・何をする

この3つに気をつけましょう。もし曖昧だったら必ず確認してください。議事録担当の人は質問することも大切ですよ。

その他のトピックは優先度が下がりますが、報告事項としてメモをきちんと取りましょう。

恐らく現時点では、会議で語られていることの全てを把握することはムリでしょう。知らないことがいっぱいあります。だから勉強のためにも全部メモをするように頑張ってください。

何故メモを取るのか？それは会議の模様を思い出すためです。記憶なんて直ぐに色褪せてきます。それをできる限り鮮明に思い出すためにメモを取ります。

あと数ヶ月もすれば、ある程度キーワードのメモだけでも思い出せるようになるでしょう。でもいまは難しいと思います。だから頑張ってメモしてください。

それでも曖昧だっり内容に自信が無ければ、遠慮せず当事者に確認してください。分からなければ聞く。このクセを付けるようにしましょう。議事録は正確性が求められます。不確かな箇所は潰すようにしましょう。

最後に、議事録を書き上げたら会議に出席した同期や先輩に齟齬や漏れが無いかを確認してください。1～2人で充分です。できれば違うチームの人がオススメです。携わっている仕事が違うので異なる視座で議事録を確認してくれます。

議事録は話の内容を聞き取る技術、まとめる技術、そして文章力を鍛えることができます。

私は議事録作りでこれらのスキルを磨きました。

下手な本を読むより効果大です。



出版を目指す販促・プロモーションアドバイザー｜塚越