食事会、同窓会、親睦会、誕生会、法事・・・etc様々な時に、幹事となり、お店を予約したりすると思う。私も、父や母の法事で親戚を呼んだ時、お店を予約した。その際、いくつかトラブルがあったので、それを書こうと思う。トラブルには、予測不可能の事態でやむをえない場合と、予測可能で避けられる場合があると思う。これから書くのは、予測可能な場合なので、頭に入れておくとトラブルを防ぐ事が出来る。３つ例を書くので、参考にしていただけると幸いである。
① 会場のレイアウトは、出来れば、事前に実際に見ておいた方がいい
父の法事で、私の田舎でも有名な料亭の支店でのこと。事前に、そのお店から、会場のレイアウト（席次表）が送られてきて、名前を記入して返送するように言われていた。お店としては、席に名前を出したかったのだと思う。たしかに、合理的に考えるなら、席次など決めずに、店に着いた順に奥から詰めて座っていけば、いいかもしれないが、日本には、上座、下座という考え方があり、そうもいかない。渡された図に、親戚の席次を決めた。叔父たちの兄弟の順、それぞれの家族が、1ヶ所に固まるように、私たち家族は、出入り口に近い下座にという具合に、それなりに考えて配置した。しかし、実際には、トラブルが起きた。それは、Aという部屋の図が送られて来ていたが、実際に通されたのがBという部屋だったために起こった。同じ作りの部屋であれば、それでも問題ないのだが、部屋の向きが逆になっていた。なので、左右が反対になり、上座下座が、逆で、私たちが、出入り口ではなく、窓側の上座に近い方に座ることになってしまっていた。それぞれの家族の人数や、子供用のお膳などもあり、簡単にレイアウトを直すわけにもいかないので、そのように座るしかなかった。また、そのため、お土産についても、私たちが意図したのとは、違う人の所に置かれてしまった。前日に、現地入りしていたので、レイアウトを送ってあることで安心してしまっていて、事前に会場を見ておかなかったことを後悔した。これは、見ておけば、防ぐ事が出来たことだった。
② アレルギー情報は、正確に伝えること
食物アレルギーは、命にかかわることなので、家族であれば、ごく当たり前のことように知っている。そのため、油断があり、お店に細かく伝えないことがある。①と同じ時であるが、私の甥っ子には、生卵のアレルギーがある。ただし、それは、鶏卵についてであり、鶏卵だっとしても火が通っていれば問題ない。しかし、家族にとっては、当たり前の事項なので、お店に伝える時、単に、卵アレルギーとしか伝えなかった。それが、失敗だった。甥っ子は、イクラは、大好きなのだが、お店側が、卵アレルギーへの配慮として、甥っ子のお膳だけ、イクラが乗っていなかったのである。これは、正確に伝えなかった私に非があるので、お店を責めるわけには、いかない。私が正確に伝えなかったせいで、甥っ子が大好きなものが食べられず非常に申し訳ないことをしたと思っている。
③ 料理の変更は、何度も確認すること、電話口だけじゃなくて、お店に行った時、直接口頭でも確認した方がいい
会食の場合、料理についても予め決めて予約する場合が多いと思う。これは、母の法事の時の事で、カジュアルな居酒屋での会食で起こった事。以前からお店に電話で、何度も連絡をとり、例えば、部屋の事、足が悪い人がいるので座敷は、NGで、本来は、椅子席がベストだが、それはその店にはないので、掘りごたつ式の個室であること、地酒のセットをつけることなど注文した。そして、少し経ってから、私は、叔母の１人が、鶏肉がダメなことを思い出したので、お店に電話して、料理の変更が可能かどうか聞いた。すると店側が値段を変えずに、その料理をある料理と変更することが可能であると言った。その料理の食材は、亡母の思い出にもつながる食材なので、そのことなども、挨拶でしゃべれるしいいと思った。さらに、叔母１人だけ違う料理というのも仲間はずれみたいでよくないと思い、全員の料理をそれに替えることを考えた。電話口で変更をお願いし、１人分じゃなくて全員分だよという意味で、私は、全部で１１人だったので、１１人分だよと繰り返すことで、念を押したつもりだった。にもかかわらず、お店は、勝手に１人分の変更と解釈し、１人分だけ、その料理を持ってきた。その前にも、安くあげるため、私１人だけ、ノンアルコールのセットに変更してもらったり、お店に手間をかけさせているということはあるものの、勝手に解釈されたことは、納得できない、しかし、メールを受け付けているお店なら、メールという形で、書いたものが残っていて確認可能だが、電話だと記録が残らないので、言った言わないになってしまう。なので、変更等、重要事項がある場合は、電話口だけじゃなくて、お店の人と実際に会って確認する必要があるんだなと学んだ。
