●エンジニアの弱点はマルチタスク？
P: 21年3月に、首都圏国公立大学・工学系修士を修了。同年4月から某大手メーカーのエンジニアとして働き始めたZくん。
3年目までは、ホワイトな環境を満喫してきましたが、昨年からは、仕事量が増えたという話でした。 ↓
でも、今年もGW11連休だったんですよね？ ※1
Z: はい。
P: 11連休だと、新入生や新卒の5月病を心配する声もありますが？ ※2
Z: 逆に、連休明けからの繁忙シーズンに備えて、今日はPさんに相談しているわけで。
P: 昨年の記事は「仕事量」についてでしたが、今年は「仕事の質」が変わった」イメージですよね。
Z: これまでは、上司の指示どおりの仕事を、期限内に終えれば問題なかったんですが、後輩（24卒）のフォローをしたり、社内の会議・打ち合わせへの出席回数も増えて…。
P: いわゆるタスクが増えたわけですね。
Z: 以前の雑談で、Pさんの業務用スケジュール（カレンダー）には、「1日に10タスク（コマ）」は載ってると聞いたことがありますが。
P: 筆者の会社も、某グループウェアを使っていまして、
そこのカレンダー機能を利用してます。
日/週/月とビューが変更できるタイプ（例 ↓ ）。
どこの製品にも、この機能はあると思いますが。
筆者は、PC画面上のカレンダーに、日表示で予定やタスクをとにかく書いていって、終わったタスクにはマークを付けたり、メモのような内容は用がすんだら消したり…で管理しています。
Z: それだけで、10タスクを管理できているんですか！ ※3
P: このカレンダー方式で、一つだけ心がけているのは、その日の「優先順位」をつけるってことです。
優先する仕事を先頭に置いたり、今日や近日締め切りの仕事には★等のマークをつけたりですね。
筆者の仕事は、突発的な変更がよくあるので、この「優先順」も時々刻々変わります。
この変更は、紙のカレンダーや手帳ではなく、デジタルならではの便利さですね。
どうせZくんも、ノートPCを肌身離さず持ち歩いているんですから、スケジュール管理機能は、使わないと損ですよ。
Z: ぼくは、多分、変更することを忘れると思います…。
P: 研究・開発エンジニアだと、月単位でコツコツ仕事をやるイメージで、いままではZくんもそういうタスクが多かったと思いますが、そこに次々、別の用件が舞い込むようになったと。
もしITエンジニア（SE)ならマルチタスクが苦手だと厳しいと思いますが、Zくんの職種なら、日々のタスクを「3つに絞る」で十分だと思います。
たいていのグループウェアには「To Do」機能も付いてますが、3つだけならカレンダー機能で十分でしょう。
朝、3コマを置いて、退勤時にチェックする習慣をつけるとか。
さすがに飛び込みの依頼はメモするとして、こまめに変更をする必要はありません。
●長期のタスクを自己管理するには？
上の記事で、効率的なタスク管理として提案されているのが、
・タスクを分解する
・タスクにかかる工数を予測する
です。
例として、「見積書作成」のタスクを分解すると、6ステップ
①プロジェクト提案書を確認する
～
⑥プロジェクトのフォルダに見積書を格納する
Z: 今のぼくは、○○プロジェクト（ぼくの担当部分）＝見積書作成 レベルの認識ってことですね。
P: そうです。○○プロジェクトをタスクに分解して、そのタスクごとの工数も予測する。
工数予測は、初めての仕事だと難しいでしょうが、上司はある程度の見通しをもって、Zくんに仕事と締め切りの指示をしているはずです。
そして、タスクを分解すると、進捗管理の「見える化」もできます。
Z: 「見える化」という言葉は聞いたことありますが…。
P: 「見える化」の例としては、Zくんの仕事だと、チームの会議の資料に、
のような、ガントチャートがでてきますよね。
Z: はい。
P: こういう図の作成は、いまは上司（プロジェクトリーダー）がされていると思いますが、会社で使っているMicrosoft365のMicrosoft Plannnerなどで、Zくんもいずれ作成する側になるでしょう。
そして今は、いろいろ便利なツールが、個人で無料で使えます。
1例を挙げると、Jootoは、個人（1名）ならずっと無料で、上記のガントチャ―トや、
カンバン方式のタスクカードの作成ができます。
Z: カンバン方式って、あのトヨタのですか？
P: そうです。もともとトヨタ式、カンバンと言われているのは、製造現場での無駄を省くためのトヨタのカイゼンの一環なんですが、このカンバンを、タスク管理に応用した製品は、複数あります。
Jootoでの使い方は下記 ↓。
Z: やはり、タスクを洗い出して、細分化する作業は必須なんですね。
P: そのタスクを、タスクカードに書いて、タスクごとにラベルを付けたり、進捗状況リストの中で移動（開始～[保留]～完了）させていきます。
シンプルなので、まずタスクの洗い出しをかねて、個人のPCでカンバン方式のツールを使ってみてはどうでしょうか？
その際、あまりタスクを細かくしすぎないで、1週間（平日5日）単位で進捗を確認するくらいで良いと思いますよ。
ほかにも、おすすめタスク管理ツールはいろいろな記事で紹介されてます。
下記の記事だと、ツールを選ぶポイントは
・業務内容に適した機能があるか
・外部連携がしやすいか
・セキュリティ対策はされているか
でした。
Z: 「トヨタ 見える化」で検索したら、下記の記事を見つけました。
『見える化は手段であって見える化することが目的ではありません』から始まって、『見るべきものを、コストをかけず、すぐにその場で見えるようにするためには、経験だけでは解決できません。知恵と工夫を駆使して、改善を繰り返していくことが唯一の道です。見える化ができない組織（個人）のほとんどは、この日常的に「見える」工夫ができていません。』
ツールを使う前の段階で、いろいろ考えることがありそうです…。
P: 筆者も、自分の仕事のやり方を振り返る、良いきっかけになりました。
【追伸：P】
いきなり、仕事にスケジュール/タスク管理ツールを使う前に、夏休みに向けて、旅行スケジュール作りに、ツールを利用してみてはどうでしょうか？
筆者も、今年いけるかどうかわかりませんが、初秋の北海道（千歳・新広島・札幌・美瑛・旭川ルート）の計画をたてたいですね～。
※1 GW連休中のとある晴れた日、多摩地区の某隠れ家カフェのテラス席でランチ。
ここ京都？ みたいな場所です。
※2 連休明けの報道
【写真】 提供：Pixabay
【BGM】
Z選曲：Vaunday 「僕にはどうしてわかるんだろう」
P選曲：大橋トリオ 「タイムマシーン」