パソコンを使うという事

パソコンを利用して仕事をする事の意味、もう一度考えてみませんか。

資料などを作成してできばえが良いというだけなら、手書きの方が早く

出来るものです。



一番のメリットは、仕事を効率よくこなす事です。

今日も実際にあったのですが、とあるお客様が２人で３日かかる

仕事をちょっとパソコンを使用して自動化させるだけで、一人で

３０分で終ってしまう。


これこそが、本当の意味でのパソコンの利用です。

例えばですよ、さっきの仕事を引き受けたとき、２人で２日かかるのだから

一人なら４日です。それを３０分で終らせたら、後の丸々４日間は

遊んでいてもいいのです。


実際は遊ぶ事は出来ないですけどね。


効率よく、仕事を正確に行う為にパソコンを利用して、専用のソフトを

使用するのです。その代価を考えるとソフト代なんて安い買物だと

おもいませんか。仕事を楽に・正確に・すばやく行う為の投資だと

思えばシステム化の意味が出てきます。

１＋１＝２？

■１＋１＝２？
　エクセルで表を作っていると時々計算結果が合わない
　事に遭遇して頭を悩ませてしまう事ありませんか？

　例えば、セル同士を足し算して　「５+８」となって
　いて、計算結果が１３とならなければならないのが
　１４となってしまっていたり。

　何度も数式をチェックするけどもおかしくない。
　電卓で計算しても結果が違う。

　「エクセル壊れたんじゃ？」と思ってしまいます。



　■原因は小数点以下の数字
　原因は小数点以下の数字の存在です。「５」と「８」
　に見える数字ですが、本当に入力されている数字は
　「５．２」と「８．４」かもしれません。

　エクセルは小数点以下を表示させないようにすると
　自動で四捨五入されます。
　「5.2」+「8.4」＝「13.6」
　これをそれぞれ四捨五入表示してみると
　「5」+「8」＝「14」となるのです。


　■対応策
　数字を直接入力する時は小数点以下の数字の存在
　に気が付くので原因を追究しやすいのですが、例えば
　数式で出た数字を合計する場合は分からないです。

　そこで、数式の計算結果でで小数点以下が発生する
　ような場合は小数点以下を切り捨てする処置が必要です。

　それを行う関数が「ROUNDDOWN」です。
　


　■ROUNDDOWNという関数
　セルA1に「=ROUNDDOWN(1235.2345,2)」と入力してみてください。
　計算結果は「1235.23」となります。
　『ROUNDDOWN(表示数字、桁数)』　で設定します。
　表示数字はもちろん数式でもいいです。「A1/A2」のように。
　桁数は、
　0になると、「1235」
　1になると、「1235.2」
　2になると、「1235.23」
　3になると、「1235.234」
　と表示されます。また
　-1になると、「1230」
　-2になると、「1200」
　-3になると、「1000」　
　とそれぞれ、数字が切り捨て処理になります。

　（使用例）
　=ROUNDDOWN(1235.2345,2)
　=ROUNDDOWN(A1/A5,-1)
　=ROUNDDOWN(SUM(A1:A30),0)


　※ちなみに切上にする場合は「ROUNDUP」関数を使用します。


　■エクセルで作る売上集計表

　ということで、今回のサンプルファイルは明細入力をする
　だけで、日別、顧客別、担当別、商品別の売上集計表が
　自動で作成されるファイルを作ってみました。

　この中で平均欄にこのROUNDDOWN関数を使用しています。
　
　
　■ダウンロード方法
　こちらからダウンロードできます
　のページの下部「仕事に役立つエクセル表ファイル」
　のなかから「ファイル番号22：売上明細入力各種集計表」
　を選んでダウンロードしてください。


　■使い方
　１）明細シートの台帳マスター欄に顧客名、担当名、
　　　商品名をそれぞれ入力します。

　２）明細シートの上部に年日を入力します。

　３）明細シートの左側に日付、顧客、担当、商品、数量、金額
　　　を入力していきます。

　４）集計シートに自動で集計されます。



■■（ファイルのダウンロード）■■

さて、とりあえず今回もファイルをダウンロードしてください。いつものように

ダウンロードページの「ファイル番号22：売上明細入力各種集計表」です。
　（ダウンロードのページ）

市販の販売ソフト

先日お客様のところで、８年ほど前から使用しているとある

有名販売ソフトのバージョンアップをいたしました。


今までは０３年度版を使用されていたのですが、今回

０６年版へと変更するとの事です。


私もどれだけ変っているのかと期待してみてみると・・・



「なんか、画面が綺麗になった」

それだけです。


総額表示に法制度が変っているのでその対応は

されていましたが、それ以外ではあまり追加機能など

ないようです。


一体、毎年バージョンアップされているこれらのソフトは

何を変更されているのでしょうね。


今まで上手くいったからって。

パソコンの通信販売で有名なデルコンピューターですが、

これからは、通販以外の販路でもパソコンを売り出すという

記事を目にしました。今までの概念から脱却し、更なる前進を

目指したことなのでしょう。



目的と手段を間違えている会社も多いようです。

「うちは通販会社だから、直販以外はしないよ」

というのはなんだか違う気がします。


通販というのは商品を売る手段です。目的ではないのです。


経営初期は通販だけといった事もいいでしょう。

しかしそれだけではどうしても売上の伸びが悪くなってしまいます。

そうなると通販以外の販路を探さなければなりません。


その時に、今までの概念を払拭できるかどうかが分かれ道と

なります。


そういえば、お客様の中にも逆の事例が良くあります。

今まで通販をやった事がないのでやらないという事です。


仕事は常に前に進み、勉強し続けなければなりません。

分からないからやらないでは、取り残されてしまいます。

分からないなら、理解して進まなければならないと思います。

思い出が・・・ない、ポケベル

ネットを見ていたら、こんな記事が

「ドコモ、３月末でポケベルサービス終了 」



自分達が高校生の頃、ポケベルなんて持っている人

殆どいなかったです。持っているのはサラリーマンぐらいです。


大学に入ると世の中の高校生がなぜだかポケベルを

持ち始めるんです。同時に携帯が普及し始めて

サラリーマンは携帯を持ち始めました。


それで、卒業後ポケベルより便利な携帯を持ち始めた

のですがお陰で、なんともいえない絶妙なタイミングで

ポケベルを持つ事が出来なかったのでした。


そんな、思いでも何もないポケベルのサービスが終了

する事になったのですが、同じように技術革新でなくなって

しまうものとしてワープロがありました。

カセットテープレコーダーもなくなってはいないですが、

かなり使わなくなっています。


今年度のパソコンモニターはブラウン管型の出荷がなくなるとの

予想がされております。ということは、更に数年後家庭用

テレビでもブラウン管型がなくなるのでしょうか。


前回のブログのゼンマイでないですが、新技術との融合で

なんらか新しいサービスが出来そうな気もします。


ネジ１本

熊本を中心に運行している天草エアーライン。

先日車輪が出ず手動レバーで車輪を出して

着陸したという事。


原因は、車輪油圧の電気系統のネジが緩んで

いた為。


また、ネジ１本ですね。


素人ながら思うのですが、飛行機の設計自体

根本的に変えないと、同様のトラブルは無くな

らないのではないでしょうか。


「この飛行機に１ヶ所だけネジが緩んでいる

　かもしれない。探してみて」


といわれても、すぐに見つけられないですよね。

いくら、専門の整備士さんであっても。

しかも、緩んでいるかどうかも不明なのに。


イルカペイントの天草エアーラインの飛行機が

熊本空港へ着陸するのを仕事で車を走らせていると

よく見かけますが、安全運行を願うばかりです。



省電力化へ進む未来

昨日の夜、TV東京のワールドビジネスサテライトを見ました。

中のコーナでゼンマイを１０回ほどまわすだけで、光や音で

抽選を行う機械が紹介されておりました。


ゼンマイではわずか２W程の電力しか生まないのですが、

発光ダイオードやメモリーカードなど、低電力でも動く部品

だけで構成されているそうです。


パソコンもそうですが、最新になるにつれて使用電力が

増えてしまい、冬に暖房器具をつけなくてもいいという

笑い話まであるほどです。



でも、これからの時代は省電力化へと進んで欲しいです。

ゼンマイで動いたり、平気で１０時間ぐらい使用

出来るノートパソコンが登場したらまた生活が変る

かもしれませんし、それに付随する新たな産業も

生まれるかもしれません。


また、今回のゼンマイのケースではないですが、

古くからある旧技術との融合で新しい機器が生まれる

事もあります。


低電力時代が進むと小型のノートパソコンを常に

持ち歩いてバッテリーの事を気にせず、

仕事に使用したり、特に私の仕事スタイルが

変りそうです。（笑）


そんな、未来であって欲しいですね。

エクセルでの自動連番表示のプログラム公開！

先日ご紹介した、エクセルで自動番号取得のファイルですが、
皆さんがお持ちの既に作られておられますエクセルファイルに
プログラムを入れることで、同じように自動連番機能をつかする
事が出来ます。

次の手順で行います。



１）自動連番機能をつけたいエクセルファイルを開く
２）メニューバーの【ツール】-【マクロ】-【Visual BASIC Editor】
を開きます。
３）エクセルのファイルとは別にプログラム編集の画面が表示されます。
４）その画面のメニュー画面の【挿入】-【標準モジュール】を選択します。
５）画面左にある「プロジェクト」画面内の【標準モジュール】の下にある
　「Module1」をダブルクリックします。
　※表示されていない時は「標準モジュールをダブルクリックします。
６）画面右の白い部分に次をコピーして貼り付けします。



'----------　下からコピー　-----------------
Sub auto_open()
Dim getfile As String * 10

'■■■　設定値変更　■■■
ファイル名 = "c:\cuntdata.dat"
表示位置 = "J3"
'■■■■■■■■■■■■■



'ファイル読取
getfile = ""
If Dir(ファイル名) <> "" Then
fino = FreeFile
Open ファイル名 For Input As fino
Line Input #fino, getfile
get_no = Val(getfile)
Close fino
End If

'値プラス１
getfile = get_no + 1

'数保存
fino = FreeFile
Open ファイル名 For Binary As fino
Put fino, 1, getfile
Close fino
Range(表示位置) = Trim(getfile)

End Sub
'----------------上までコピー　-----------------------

※上の「Sub auto_open()」から「End Sub」までをコピーして
　貼り付けます。



７）エクセルのファイルに戻り、上書き保存して完了です。




■内容の変更

プログラム中の　　
ファイル名 = "c:\cuntdata.dat"　
のc:\cuntdata.datを変更すると、カウントされた数字が保存場所を変更できます。


また、
表示位置 = "J3"
のJ3を変更する事で、好きなセルの場所に変更できます。


ちなみに、最後に保存されたシートに対して次回開いた時書き込みますので、
違うシートを表示させたまま保存すると次回思わぬ場所に数字が表示されます。
お気をつけて！


Range(表示位置) = Trim(getfile)

を

Sheets("Sheet1").Range(表示位置) = Trim(getfile)

に変更して、Sheet1の部分をシート名にすると、

ソノシートの特定のセルに表示されます。


ちなみに、昨日ご紹介した元になるファイルは

こちらからダウンロードできます
のページの下部「仕事に役立つエクセル表ファイル」
のなかから「ファイル番号21：エクセルで作る領収書(VBA)」
を選んでダウンロードしてください。

エクセルで作る自動連番の領収書 ～ファイル解説～

■手書きかパソコン印刷か！　～領収書～


皆さん領収書はいかがされておられますか。文具店
に行くと色んな種類の領収書が売っておりますが、
殆ど手書き対応の領収書です。


手書きだと見た目汚く感じてしまいますし、だから
といってパソコン印刷だと、わざわざ専用のソフト
を購入しなければなりません。




■エクセルで作る領収書

そこで、皆さんがよく使われる方法でエクセルで
自作があります。自分の好きなように作れて便利
ですね。

ところが、ひとつ問題が。
月締め処理をされておられるお客様など何度も領収書
を作らなければならない時は、そのお客様名や但書き
などを、そのまま別ファイルに保存して分けて使用さ
れている方も多いようです。

その方法だと、毎回名前などを入力しなおさなくても
良いので楽です。

何が問題かって？　領収書の番号です。
領収書ののファイルをバラバラに複数保存しているの
で次発行する番号を把握するには別途記載しておかな
ければなりません。

ここの部分は手書きでの処理となりますが、記載漏れ
や忙しい時などは番号を間違えて処理しがちです。




■エクセルで作る自動連番の領収書


ということで、領収書のファイルを開いた段階で新し
い領収書番号が自動で表示される領収書を作ってみま
した。もちろん、このファイルを「名前をつけて保存」
などで複数お客様毎に用意しても意識することなく自
動で番号がつけられます。




■ダウンロード方法

こちらからダウンロードできます
のページの下部「仕事に役立つエクセル表ファイル」
のなかから「ファイル番号21：エクセルで作る領収書(VBA)」
を選んでダウンロードしてください。




■使い方

ただ開くだけです。



■注意点

開く時、このファイルはVBAというプログラムを使用して
おりますので、「開こうとしているドキュメントにはマクロ
が含まれています。・・・」とメッセージが表示される場合
がありますが、「はい」をまたは、「マクロを有効にする」
選択してください。　

あと、伝票番号はセル「Ｊ３」に表示するようになって
ますのでレイアウトなどを変更されます場合はＪ３に伝票
番号が表示されますようにしてください。

伝票番号を記載されたファイルは「c:\cuntdata.dat」に
保存されています。番号を変更したい時、このファイルの中
を次に表示させたい書き換えて保存してください。
番号を入力し保存してください。