この間から、古いノートパソコンを復活させる計画が、今日も進展しました。
なぜか、インターネットエクスプローラーを起動すると原因不明の強制終了で
インターネットが使えない状態に。
せっかく購入した無線LAN子機とウイルス対策ソフトが無駄になってしまいます。
原因は不明だけど、インストールしているソフトとの相性が悪いみたいです。
ということで、原因とみられる部分を工夫してすべてインストール完了！
結果は・・・、すべて正常！ しかも、ネットのつながりが以前より早いです！
しばらくはノートパソコンのライフ生活を楽しもうかと思います。
そういえば、先日の旅客機胴体着陸の件、
原因は１本のネジが原因だったらしいですね。
どれくらいの大きさのネジなのかは分かりませんが
たった１本の小さなネジが原因であんな大事に。
そういえば、私どもはソフト開発の仕事をメインに
しておりますが、プログラム中のとある場所の
数字が３でなく４になっていた為上手く機能しなかった事も
何度か開発中には遭遇します。
原因を追究し、判明するとたったそれだけの事なのか。
と落胆する事の繰り返しです。
飛行機の件もそうですが、まさかそんなネジ１本が
あのような事になるとは思っていなかったのでしょう。
そのような事例が出てくれば、今まで気にもしなかった
部分が原因で事故に発展する事も考えられます。
会社の仕事でも同じような感じです。
普段何も気にしていなかったことが原因で
お得意様の怒りをかったり、トラブルへと発展
する事もありえます。
まっ、想定している部分ならともかく、
全く気にもしなかった事が原因でそのようになる
とすれば、対策のしおうがありません。
そのような時はその後どのように対応するか、
また、そのようになった時にすばやく代案を
実行できるかを常に考えていなければならない
のでしょう。
例えば、停電や故障でパソコンが使えなかった
時は伝票類をすばやく手書きで作成できるよう、
商品情報は常に印刷して閲覧できるようにする
事もＩＴ化が進んだ現在ではもっとも重要な事
なのです。
領収書って面倒ですよね。カーボーン手書きの領収書は
毎回、書かなければならないし、しかも予め社印や住所を
押しておかなければいけないですし。
かといってエクセルで作ろうとしても問題が。
それぞれお客様毎に予めフォームを作って保存して
おいても、次に印刷する伝票番号がなんだか分からなくなって
しまいます。
そこで、自動で番号が取得されるエクセルの領収書を
作ってみましょう。
まずとりあえず、下のページからダウンロードしてみてください。
http://www.e-gfc.com/as/itp/down/down.htm
「21 エクセルで作る領収書 （VBA）」です。
これは、自由に名前をつけて保存できますので、例えば、いつも
発行しているお客様毎に名前をつけて保存されてもいいです。
特徴としては、いくつもコピーしたとしても次に開いた領収書の
ファイルの番号が連番となる事です。
例えば、１０個このファイルをコピーして保存しておいても、
１回目に開くBのファイルは「番号１」
次に開くFのファイルは「番号２」
次に開くGのファイルは「番号３」
といった具合に連番なのです。
とりあえずダウンロードして使ってみてください。
詳しい説明は明日いたします。
数年前から、お客様のパソコンにはウイルス対策ソフトを必ず
入れてもらっています。ウイルス感染した後も色々と後処理を
しないといけないので大変だからです。
その時迷ってしまうのが、どのソフトを選ぶかです。
その当時はシマンテックかウイルスバスターかの
２種類だったのですが、正直どちらを選んでいいか
分からなかったです。
価格も差がなく、性能的にも差がないでしょう。
お客様に尋ねても「どちらでも」という返事しかありません。
なら、御言葉に甘えさせていただきと思い、それぞれお客様に
よってソフトの種類を変えてみました。
そしてしばらく運用してもらう事に。
その結果・・・、変らなかったです。
そして、本日気になる記事を見つけました。
http://bcnranking.jp/flash/09-00013114.html
どれを選んでいいか分からないウイルス対策ソフトにもう一社
ソースネクストが加わったのです。
でも、低価格としてのコンセプトでありますため、お客様にも
説明しやすいです。で、性能は・・・。
そんな矢先、ちょうど姪っ子のパソコンをインターネットに
つなげる事になり、実験とどなってもらいました。
全く問題ないし、機能も充実してますね。
これなら、お客様にも進められます。
また、ウイルスソフトの中にはウイルス対策機能と
一緒に、パソコンの中のバックアップと復旧機能を
つけたものも出るそうです。
多分復旧時も簡単な操作で完了できるのでしょう。
コンピューターに詳しい人がいる会社はいいのですが、
いない会社も多くあります。
そんな会社では簡単に操作、むしろ操作しなくて良い
ソフトがあれば喜ばれるのです。
そんなことで、今の自宅では色んな種類の対策ソフトが
乱立してます。
先日、シマンテックのウイルスソフトの更新が近づいた為、
ソフト上から購入手続きをいたしました。
コンビニ払いを選択すると、伝票が表示され、それを印刷、
コンビニに持って行きます。その場で読取お金を払うだけでした。
コンビニのレシートには私の名前まで記載されており、
ほぼリアルタイムで接続されているのではないでしょうか。
自宅に帰り、メールをチェックすると、「ご入金ありがとうございます」
のメールが。そのまま更新キーを登録し、１年延長へ！
ほんの３０分もかからない時間での出来事でした。
連動されたシステムを構築しているのでお客様が勝手に処理をして
あとは自動で完結。シマンテック側は全く人を交わす事がなく売上を
あげることが出来ます。
このシステムのポイントとして、
１）間に人の作業が入らないので、ミスがない。
２）入力作業がないので、楽。誰にでも出来る。
つまり、誰にでも出来て、ミスがない仕組みなので
人間は他の頭を使う仕事に集中する事が出来るということです。
コンビニなどを含めた大掛かりな仕組みは特別として、
社内のシステムでバーコードリーダーを使用することで
似たような仕組みが完成します。
たとえば、受注処理をし伝票を印刷します。実際にお客様
が商品を取りにこられた時は受注伝票を読取売上処理を
自動化させます。
その売上代金を後日お支払にこられたら入金処理を自動処理
させます。
最初の受注処理だけを正確に行えば、後は自動で読み取るだけ。
確かにミスが少ないですよね。
そんな、販売管理システムをアスネットではご紹介しております。
こちらから無料ダウンロード、お試しする事が出来ますので
ご興味がおありの方はお使いください。
ちなみに基本的な売上システムは無料でご利用できます。
ダウンロードはこちらからどうぞ
昨日のブログで、「飛行機は２人で飛ばすの」
といった内容の、記事を書いた矢先、今日の高知空港での
胴体着陸・・・。
けが人がいなくて良かったですが、安全安心を強調して
書いた昨日のブログ。なんだかな～。
でも、緊急事態でもパイロット同士御互い協力して最善の
処置をしたから大事に至らなかったのでしょう。
タイミングといえば、先日お客様へパソコンの見積を出した
翌日、新聞の１面にでかでかと「DELL」の広告が。
２万円も安ければそっちから買いますよね。
最近、色んな面で良い・悪い別にしてタイミングを考え
される毎日です。
自動化・システム化が進んでいる飛行機。以前は３人で飛行機を操縦していたのですが、
現在は２人で操縦しています。
大きい機体だからどうしても２人必要なのかというと、そうでもないらしいです。
やろうと思えば、１人でも操縦できるそうです。現在でも一人は操縦、もう一人は
無線や他の装置を担当しているそうです。
なぜ、人件費の事などを考えると究極のハイテクの塊でも有り、にシステム化されている
飛行機をバスのように１人で操縦しないのか？と疑問に思います。
実は２人は意味があるそうです。空の上で突然一人が体調を崩して操縦できなくても
もう一人が操縦する事が出来るからです。安全の為なんですね。効率より安全を
第一にした結果です。
また、一人が装置を操作している時、もう一人はその操作を確認するそうです。
ダブルチェックです。
そのように安全チェック体制をきちんとする事で安全に運行できるようにしているそうです。
これって、会社の業務にも同じような事が言えませんか？
ある業務を一人だけに任せるとその人が休みのときは仕事がストップします。
また、入力作業を一人に任せていると入力ミスが発生してもそのままです。
ミスデーターを探し出し修正するのに更に時間がかかってしまいます。
そのようではシステムのスピード性、正確性に欠けてしまいます。
・それを防ぐ為には一人だけに任せずに、大枠だけでも複数人が使用できるようにしておく。
・入力のチェックは必ず他の人が行う。
これだけでもコンピューターシステムを導入する事なく、現存のシステムだけで
業務の効率化と正確性を高める事が出来ます。
ペーパレス時代といわれてはや20年あまり。
紙の使用量は減るどころか増えてばかりです。
以前は、書類を手書きしていた為、書いたり修正したり、最後は
書類をコピーをして完成という事でした。つまり２枚の紙だけですんだのです。
今は、パソコン内で作成した資料を確認後、印刷。
ところが、必ず、ミスが見つかります。修正後、印刷。
ところが、必ず、ミスが見つかります。修正後、印刷。
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完 成 ！
確かに無駄ですよね。
では、一体どのようにすれば紙の無駄がなくなるのでしょうか。
結論から言いますと、無駄は減りません。
しかし、裏紙を使用したりすることで紙の無駄はなくなりますが、
インクの無駄は取り戻せません。
どうしても、パソコンの画面を見ただけではミスを修正する事が
難しいような気がします。
知人も言っていたのですが、文章作成後、印刷して紙にて
確認をしないとどうも、上手くチェックできないとの事です。
ただ、逆の発想をすれば今で手書きで時間をかけて作っていた
資料が、パソコンにて簡単にすばやく作成できるので紙やインクの
無駄はなくなりませんが、時間の無駄はなくなったのではないでしょうか。
まずは、仕事の効率を上げる事で良しとしましょう。
見積書等をエクセルで作成している方に心当たりがある事を１つ。
仕入価格など調べて、利益も計算して、お客様への販売価格を
一生懸命計算して、エクセルに入力する。
何度も数字が間違っていないかチェック。
われながらに良い出来だ！ と自画自賛しながら印刷。
さて、早めにお客様へ持っていく事にしよう。
目の前にはお客様、見積書を自信もって出すと・・・・。
日付が前のまま！ あーーー、他の見積書の内容を消して枠だけ使用している。
内容はチェックしたけれど、日付を見落としていた・・・。
実は私も何度かあります。そこで、エクセルのファイルを開いたその日が自動で表示する
関数をご紹介。
どっかのセルに「=Today()」と入力して、エンターキーを押してみてく ださい。
あら不思議、今日の日付が表示されます。
これで、日付を間違える心配はありません！
ただ、後日再発行しようとして開いた時は、作成日でなく開いた日が自動で更新されますのでご注意を！
2000年頃、私もネットショップを運営し始めた頃、
ネットによる影の部分が深刻でした。
詐欺や犯罪の温床とも言われていましたね。
そこで、各ショップのオーナーさんたちは
ネットショップの安心度を高める為あれこれ工夫を
していたのです。
例えば、店長の顔写真を入れたり、日記を公開したり
お客様に安心していただくように心がけていました。
そして、先程見たトピックスの中にネット買物で
９９．５％の人が何らかの不安を感じるとのことです。
インタ ーネットは便利なのですが、その便利さを「悪」
に利用する人もいつの時代もいるようです。
はっきり言って迷惑な人々ですよね。
まっとうに仕事として利用している者から見ると。
これからも、その当時に加えて、更に安心度を高める
必要があるようです。
