仕事が終わりパソコンの電源を切るとき、左下の「スタート」をマウスで
クリックし、パソコンを終わらせます。もっと早い方法があります。
■パソコンの電源を切る
「Windowsマーク」→「Ｕ」→「Ｕ」
以上です。キーボードの一番下に「ミ田」のようなマークがあります。
これは「windowsマーク」です。
この「windowsマーク」を押して「Ｕ」を押してもう一度「Ｕ」を押すと
電源が切れます。もちろんそれぞれのキーは押したら直ぐに離します。
この操作を覚えると簡単に電源を落とせて楽です。
人の名前や地名などは読み方が難しいですね。特に人の名前を間違えると
その方に対して失礼にもなりますし、自分への信頼をも下げてしまいます。
そうならない為にも名簿作成の時はフリガナ欄が必要となります。
ところが、あまり名簿の中で項目が増えると入力する時大変です。出来れ
ば自動で表示されると楽でいいのですが・・・。
そんな事を思っておられる方には朗報かもしれません。エクセルには
「入力した文字」に対してその読み方を表示数関数があります。
これを使用すれば漢字で名前を入力するだけで自動的にフリガナを表示
することが出来ます。
■フリガナを表示する関数
フリガナを表示する関数は「PHONETIC」を使用します。
具体的には例えば下のような場合。
セルＡ２：「東京」
セルＢ２：フリガナを表示させる。
セルＢ２ 「=PHONETIC(A2)」
これでＢ２のセルに「トウキョウ」とフリガナが表示されます。
■フリガナ表示の注意
例えば、日本の首都、「東京都」と京都の東側「東京都」
「とうきょうと」「ひがしきょうと」読み方は違うのですが漢字表記は
同じです。この場合どのように表示されるのでしょうか？
結論から言うと、それぞれ「とうきょうと」と「ひがしきょうと」です。
この関数は「漢字変換前に入力した時の文字」にて表示されるのです。
「とうきょうと」で漢字変換し「東京都」とした場合「トウキョウト」。
「ひがしきょうと」で漢字変換し「東京都」とした場合「ヒガシキョウト」。
となります。
よく漢字変換する場合本来とは違う読み方で入力変換する場合がありま
すよね。例えば「北海道」の場合、「きたうみみち」で変換しても
「北海道」とした時。このような場合でこの関数を通すと「ほっかいどう」
ではなく「きたうみみち」になってしまいます。
■フリガナの変更方法
そうなると正しい読み方が表示されなくなります。そのような場合、
正しいフリガナに変更する方法があります。次の手順にて行います。
１）入力した漢字、上記例ではＡ２の「東京」のセルにカーソルを移動させます。
２）メニューバーの「書式」-「ふりがな」-「編集」を選択します。
３）セル内の上部にフリガナが表示され編集できる状態になります。
４）正しくフリガナを入力し、エンターキーを押すと変更終了です。
今回もサンプルファイルを用意しました。こちらを見られますと
更にわかりやすいかと思います。
■■ サンプルファイル ■■
★仕事に役立つエクセル表ファイル★（ページ下部にあります）
「ファイル番号：31 フリガナを自動的に表示させる」
http://as-net.jp/itp/down/down.htm
■エクセルシートの表示の切替
エクセルを使って資料を作成する時、複数のシートで資料を作成する
事があります。そのような場合シートの表示切替を画面下部のタブにて
マウスのクリックで表示切替を通常行います。
それをキーボードのみで行うことも出来ます。
■現在表示されているシートの左側のシートを表示する
[Ctrl]+[PageUp]：を押します。
■現在表示されているシートの右側のシートを表示する
[Ctrl]+[PageDown]：を押します。
以上の操作です。キーボードにて入力中、他のシートを参照する場合
はマウスよりこのキー操作が便利です。一度使うとマウスを使わなく
インターネットで調べ物をしている時、時々「PDF」形式のファイルに
遭遇します。特に官公庁の資料等に多いようです。リンクをクリックし
た時、PDFファイルだとわかった時はあぁ～、やっちゃった」という思っ
てしまいます。というのも、クリックをして専用ソフトが起動し、
表示されるまでしばらく時間がかかりその間少しいらいらとストレスが
たまってしまいます。ネット上では「地雷」ともいわれています。
（といってもほんの５秒ぐらいなんですけどね）
しかし、このPDFファイルも使い方によっては便利な物となります。
その具体的な使い方をご紹介しましょう。
その前に、このPDFファイルの簡単な説明を。
PDFファイルはアドビシステムという会社が作ったファイル形式です。
「専用の読取ソフト」さえ入っていればどんなパソコンからも内容を
見ることが出来ます。
しかも、文字情報だけでなく画像や図が配置されている紙に印刷された
書類をそのまま電子情報にしたようなものです。
■なぜ、エクセルやワードでは駄目なの？
通常仕事をしていて一番多く使用されるソフトはエクセルやワードと
いったビジネスソフトではないでしょうか。そのソフトで作成された
資料をそのまま使用すれば良いのでは？
ところが、そう簡単にはいかない理由があります。それはエクセルや
ワードで作成されたファイルはエクセルやワードを開く為のソフトが
必要だからです。例えばＡさんにエクセルで作った表を送ったとします。
Ａさんがエクセルを持っていなければ見ることも出来ません。
ならば、ＰＤＦファイルで送っても同じではないでしょうか？
確かにＰＤＦの中身を見る「専用の読取ソフト」が無ければ見ることは
出来ません。しかし殆どのパソコンで購入時最初から入っているのです。
ということは普及率100％に近い為誰でも見ることが出来るファイル形式
といってもいいのです。
■ただ、今ではエクセルワードも見れる
しかし今ではエクセルワードのソフトが無くてもそれらで作成された
ファイルを見ることは出来ます。但しインターネットからそのソフトを
ダウンロードする必要はあります。ただ、そのソフトをインターネット
から探し出し、ダウンロードをしなければならないのならばパソコンが
苦手な方や詳しくない方には難しいですよね。しかも見ようと思ってそ
れらを行うとなると時間も手間もかかってしまい面倒です。
なら、直ぐに見れるＰＤＦの方が良いです。
■結局使った方が良いのか良くないのか？
上項目のような事から直ぐに簡単に見るにはＰＤＦを使ったほうが良い
です。
またエクセルやワードだと資料をもらった方で内容を変更される恐れが
あります。これは改ざんという意味でなく誤って貼り付けた図や文字を
を消してしまったという事も含めてです。ＰＤＦだと読取専用となるの
で内容が変更される恐れがありません。伝えたい内容をそのまま相手へ
伝える事が出来ます。
■どうやってＰＤＦファイルをつくればいいの？
エクセルやワードのoffice2007バージョンだと
[Officeボタン]-「名前をつけて保存」-「PDFまたはXPS」で作成する
事が出来ます。
※使用するにはアドインをインストールする必要があります。
PDF使用できるアドイン（マイクロソフトホームページより）
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=4D951911-3E7E-4AE6-B059-A2E79ED87041&displaylang=ja
また、それ以外でも無料で使用できるＰＤＦ作成フリーソフトが多種あり
ます。ベクターなどのページでお好きなソフトを使用されると良いと思います。
（ベクターのＰＤＦファイル一覧）
http://search.vector.co.jp/search?query=%82o%82c%82e
■エクセルで今日の日時を一発表示
エクセルで日付を入力する時セルにて「2009/8/20」とか「8/20」と入力
します。しかし多少面倒ですよね。そこで一発で現在の日付、時間を入力
するキー操作をご紹介します。
■現在の日付を表示
セルにて [Ctrl]+; を押します。 → 「2009/8/20」と入力されます
■現在の時間を表示
セルにて [Ctrl]+: を押します。 → 「16：30」 と入力されます
以上です。エクセルにて資料を作成する時に時間の方はあまり使わな
いと思いますが、日付の入力は便利です。ぜひ一度お試しを
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※サンプルをホームページに用意しています。
ダウンロードされて一緒に見ながら読んでみてください。
◆「ファイル番号30：日付と曜日の表示方法」です。
◆（ダウンロードのページ）
◆ http://as-net.jp/itp/down/down.htm
■エクセルで日付と曜日の表示方法（サンプルファイル タイプ１）
単純に日付を入力する場合「2009/8/20」とセルに入力をするだけで
日付として自動的に処理をしてくれます。同時に曜日を表示したい時は
関数を使用して表示させます。
【例】
・セル B10→日付入力「2009/8/20」
・セル C10→曜日を表示の場合
セルC10に「=CHOOSE(WEEKDAY(B10),"日","月","火","水","木","金","土")」
と入力すると曜日が表示されます。
*説明*
WEEKDAY(B10) は B10に入力されている日付から曜日を算出する関数です。
数字により結果が返ってきます。
1→日、２→月、３→火、４→水、５→木、６→金、７→土
CHOOSE(番号、値１・値２・・・）
番号が１の場合→値１を表示させます。
番号が２の場合→値２を表示させます。
この２つの関数を組み合わせる事で日付から曜日を表示させることが出来
ます。
■日付が年月日それぞれ違うセルの場合（サンプルファイル タイプ２）
先ほどは１つのセルに年月日すべて入力されている「2009/8/20」という
入力からの表示でした。しかし書類によっては年月日の入力セルが異なる
場合もあります。
【例】
・セル C19→年が入力「2009」
・セル D19→月が入力「8」
・セル E19→日が入力「15」
基本的には上記の関数の組み合わせを使用しますが、WEEKDAY()の中身を
加工しもうひとつ関数を入れます。
WEEKDAY(DATE(C19,D19,E19))
とします。DATE関数はDATE(年,月,日)を日付データに変換します。
曜日の表示を行うCHOOSE関数も含めると
=CHOOSE(WEEKDAY(DATE(C19,D19,E19)),"日","月","火","水","木","金","土")
これで年月日が異なるセルに入力しても曜日を表示することが出来ます。
■応用編・日別一覧を作る（サンプルファイル タイプ３）
最後にタイプ２を応用して日別一覧を作ります。このタイプ３の方が実際の
仕事に利用できるのではないでしょうか。サンプルファイルを実際にご覧に
なられたら仕組みはわかると思いますが簡単に説明です。
・年と月は１ヶ所から参照します。
・日は一覧表のそれぞれの行から取得します。
・年月を変更すると一度にすべての日付の曜日が変わります。
以上皆さんのお仕事に合った形に改良してみてください。
■範囲指定は集中力が必要？
素早く文章や表計算ソフトを使う為には範囲指定を
使用することが欠かせません。コピーをしたりまと
めて書式等を変更する時には使用しなければならな
いからです。しかし範囲指定を確実に行わないと範
囲指定部分がずれてしまいます。
しかしマウスで範囲指定をする時、文字と文字の間
にカーソルをきれいに合わせられないと『イライラ』
だけが溜まってしまいます。
そこで、確実に範囲指定を行う方法をご紹介します。
１）カーソルを範囲指定の始点部分近くに持ってきます。
（確実に持ってこれたらさらにGoodです）
２）カーソルキーで始点部分に移動させます。
（ １）でずれてもここで微調整 ）
３）[Shift]キーを押しながらカーソルキーを押すと
範囲指定されていきます。
４）終点まで範囲指定出来たらキー離して完了です。
後は、コピーなら[Ctrl]+[C]で。
エクセルで「書式」画面を開くならば[Ctrl]+[1]で。
※[1]はキーボード上部の「ぬ」のキーです。
■応用編
ある程度マウスの操作に慣れた場合一発で範囲指定は
可能ですが、どうしても文字が小さい等の理由で上手
く出来ない場合があります。
その時は大まかにマウスで終点部分まで範囲指定し、
上記３）の方法で確実に終点部分まで範囲指定する
方法が便利です。
通常保存を行う場合、「メニュー」-「保存」か上部の保存ボタンを押します。
キーボードのみでも同様の操作が出来ます。
【キーボードでの操作】
■印刷：「Ctrl」+「S」
※この操作でまだ保存していない場合はファイル名を
付ける画面が表示され、その後保存されます。
既に保存されてフィル名が付いている場合上書き保存となります。
エクセルのVlook関数を利用した検索機能付きの名簿表を
作ってみました。アレンジしてぜひ使ってみてください。
■使用の注意
名簿リストに名簿を入力してください。
入力後、「ふりがな」をキーにして昇順で並べ替え
をしてください。
■検索方法
検索画面の「検索ふりがな」にふりがなを入力しま
す。完全に一致した名簿が表示されます。
■表のしくみ
これは検索ふりがなセルに入力されたふりがなと
完全に一致したものを名簿リストから「Vlook」関数
を利用して抽出しています。
検索ふりがなを表から抽出し、検索したリストと
フリガナが一致すれば各項目を表示します。
また、各項目が空白の場合は検索結果が「0」と
なるので空白を表示させます。
このような関数を利用しています。
■VLOOK関数、分解(前回と重複します）
「VLOOK」関数は
「=VLOOK(検索番号、検索リスト範囲、表示番号)」
の３つのブロックから作られます。
・検索番号：検索したい番号を入力したセルを指定
します。
・検索リスト範囲：名簿の表を範囲指定します。
・表示番号：検索結果として表示される項目を
検索リスト範囲の左から何番目という具合に指定
します。
実際には下記のようになります。
（例）
「=VLOOKUP(C5,F5:G10,2)」
（説明）
・検索したい番号が入力されたセル「C5」
・リストの範囲「F5:G10」
・表示番号「リストの左から２番目の項目」
■該当しない番号は違うデーターが表示される
名簿には番号１～１０番までのリストが入力されてい
るとします。検索番号で５番を入力すると５番の名称が
表示され、８番を入力すると８番の名称が表示されます。
ところが、リストにない番号１３番を入力すると１０番
の名称が表示されます。そこでそれを防ぐ為にＩＦ関数
と組み合わせます。
この概念次の通りです。
・検索番号を元にリストよりVLOOK関数で抽出し、番号を
表示させます。
・その表示された番号と検索番号が同じなら名称を表示
させます。
・違う場合は空白を表示します。
ちょっとややこしかったと思いますが例式をご紹介します。
（例）
※検索番号セル：C5 リストF5:G10 で番号、名称の順
「=IF(VLOOKUP(C6,F5:G10,2)=C6,VLOOKUP(C6,F5:G10,2),"")」
今回の名簿は下記のページよりサンプルが
ダウンロード出来ます。
◆「ファイル番号29：検索機能付き名簿」です。
◆「ファイル番号28：リスト検索サンプル」です。
◆（ダウンロードのページ）
◆ http://as-net.jp/itp/down/down.htm