こんばんは。インターン生の金濱です。
本日も、事業管理部にお世話になりました。
今日の中心業務は【ガイドライン作成】。
適切な出張費や交通費の精算を行うのための規程と、適切な接待交際費の活用に関して、
現行の規程を他企業と比較しながら構成していきました。
自分で情報収集して、上司に提案するという、
インターン始まって以来の中々の大仕事です。
社内向けのガイドラインは、公正公平な業務を支えるために厳密でなければいけません。
それと同時に、利用する社員にとってわかりやすいものでもないといけません。
この「抜け・漏れのなさ」と「明瞭性」を両立しながら構成することが、今回の課題でした。
このブログでは、この課題を解決する私なりの良い方法を、「情報収集」と「まとめ方」の2つの観点からお伝えします。
まず、「情報収集」では、似ている企業の例を引用することが重要です。
個人ブログや公務員に対する規程を参考にすると、わが社の社員に必要な情報が読み取りづらくなってしまいました。
そこで、企業、特に建設業のガイドラインに絞って情報を収集すると、
読み手に必要な情報を理解してもらうために、まず大まかな方針が示されているという共通点が判明し、
作成に大いに参考になりました。
このことから、幅広い事例を収集するよりも特徴の似ている例を参考にすることが、
明瞭なガイドライン作成に役立つことを発見しました。
次に、「まとめ方」では、情報を比較して、違いとその要因を考察することが効果的です。
事例を一つにまとめて提出するよりも、いくつかの事例をピックアップすることで、
その後の提案・意見交換でたくさんフィードバックをいただくことが出来ました。
その際、「それぞれの事例の特徴と、なぜそうなっているのかという考察までできると、
さらに良くなる」と指導をいただきました。
このように、ただ情報を集めるだけではなく、
どこが違うのか比較する、そしてどうして違うのか考察することが、
提案の時間を有益にし、最適なガイドライン作成につながることを理解しました。
さらに、今回のガイドライン作成で、業務に「学校の課題」のように取り組む自分の姿を痛感しました。
ガイドラインは、上司に提出して評価してもらうものではなく、
これから会社の規則として社員が活用していく実用的なものに他なりません。
自分のパソコン上の仕事の先にあるより良い会社の姿を、
日々意識することを忘れないようにしていきたいものです。