お休みの朝、新茶を飲みながら前向きに仕事の整理をしてみる。
昨夜子ども達を寝かしつけた後タイムスケジュールを書いて整理していました。
タイムスケジュール
8時までくらいに保育園到着（職場激近）
8時半出勤だけど、
8時20分から朝ミーティング
その前の確認作業があるので早め出勤が臨ましい でも私は保育園送迎があるので不可能
8:30〜9:30 A業務（現場）
9:30〜10:00 B業務（現場）
10:00〜11:30 C業務（現場）
11:30〜12:00 デスクで事務処理可能
12:00〜13:00 D業務（現場）
13:00〜14:00 昼食休憩 ※この間デスクで事務処理可能
14:00〜15:30 デスクで事務処理可能だが状況によって現場
15:30〜16:00 デスクで事務処理可能
16:00〜16:30 夕方業務の確認や手配でバタバタ
16:30〜17:15 A業務（現場）
17:20〜夕方ミーティング
17:30 退勤
18時までに保育園へ
書いてみると改めて。
結構な量の事務処理の担当なんですが、終わらんてー！！！事務処理の時間が圧倒的に足りない。だから上司と前任者は朝早く来てるし、残業してるんですよね。現場スタッフは休憩もとれてるし、定時で帰れています。中間管理職・管理職は、現場以外にも色々あるので、処理が追いつかなくて休憩返上だし、帰れない現状。休憩返上は強制されてないけど、休憩中に仕事してしまいたいという気持ちになるんです。
月末月初の繁忙期はC業務、D業務の現場からは外れて事務に集中できる期間もつくれます。
あとはほんと隙間隙間に、いかに、これをやる！ってタスク決めておいてそれに集中できるか。
人員配置も私が決めているので、気がかりがあると現場に入ってしまうけど、割り切って事務処理していていい時間もあるのかもしれません。
人員配置決める、部署の月間スケジュール組み立てる、そのほか必要な書類、一つ一つ、どれにどのくらい時間がかかっているのか、もう少し慣れて来たら、作業の時間を測ってみたいです。
私の役割は何か？
「現場を円滑に運営すること」。
つい終わらない事務処理が気になってしまうのですが、役割は現場の運営、連絡調整やマネジメント。目的は事務じゃない。
だからやっぱり事務処理はいかに仕組み化したり隙間時間にできるか、なんだと思います。
あとは今やってる仕事でやらなくていいことや簡略化できることもあるかもしれません。どうやって見極めればいいのか今は分からないのですが。
時間は全ての人に平等なので、ベストを尽くすしかないな、と思いました。