先月から仕事が大変でした。
コロナ対策による事務作業のオンライン化で、総務経理の私は、全社の事務員に新方式の導入と説明を任されていました。
それに伴い、処理方法のマニュアル化とルールの取り決め。
皆の意見を聞きながら作ることにしました。
でなければ、やり辛い点があったとしても、上からの命令だからと従って、我慢する事になり、ストレスと不満が生じます。
①新方式のシュミレーション(ほぼ想像)
②旧方式との違いと発生し得る問題点の把握
③なるべく全社、やり方を統一できるようアンケートを取る。
旧方式で現状どの様に処理を行っているか？
新方式でのルールを示し、無理がないか？
④アンケートで意見があったものを考慮し、ルールの見直し。
⑤決定したものを上司と後輩に見てもらって、全社に通達。
⑥新方式の導入開始←漸くここ
１ヶ月かかりましたが、順調に体制が整って良かったです。
どうなるのか不安に思われる方もおられ、根気よく何度も疑問に応えたところ、
｢今の説明でよく分かりました！何とかいけそうです｣
と安心して頂けたのでホッとしました。
三密は避けてもコミュニケーションは常に蜜であるべきだと思いました。
今後も気軽に何でも相談して頂いたり、意見を言って頂けるように努めます。
何も言い出せずにいる、というのは避けたいです。
例えば、ミスすると過度な処罰や叱責をするのは、危険ですね。怒られるのが嫌だからと隠蔽することに繋がり、即報告していれば対処できたものが、取り返しのつかない事態になる恐れがあります。
報告があったらまず感謝。そして、何故ミスが起こったか根本の問題を見付けて改善する。対処方法を早急に考える。それが良いだろう。
反省とか教育とか、その中でやっていけたら理想。
長年の経験と人間関係を築いたから、こうして上手く行ったと思います。
入社間もない頃は、全然ダメでした。
半年して先輩が産休に入られ、後輩ができ、教えてもらった仕事をそのままマニュアル通りにしかできず、説明を求められても｢部長からそのように指摘されましたので…｣という受け答えしか出来ませんでした。
ルールというのは、何故そのようにしなければならないのか？きちんと理解して頂くことで機能するもの。
また、ルールに従った場合のメリット、従わなかった場合のデメリットを説明すると、納得してもらいやすい。
そして、ある程度の枠組みを作ったら、後は現場にお任せする。事細かに統一を図ったり設定してしまうのは良くない。
｢この部分はやりやすいように変えてもらって結構です。でも、これだけは必ず守って下さい｣
と言うと、お互いに仕事がしやすいです。
今回、このような仕事を任せて頂き、どうしたら皆が気持ち良く働けるか？凄く考えさせられました。
成功例として、ここに書いておこう。
忘れないように。