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決めたルールを
破る人が絶対出る
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先日、
あるシステムの導入にあたり
数社を比較する打合せに同席しました。
「請求書がExcelで出力されるので
手元で最後に編集・調整が可能です」というプレゼンを受けて
「なるほど、便利ですね」と頷く一同。
（そこは最後に修正が発生しがちな現場だったので）
後日、
ベテランコーディネーター Mさんが気づきました。
「あのExcelが出るやり方、危険ですね」
せっかくシステムで一元管理したいのに
出力して修正したExcelが最終形になると・・・
システムに残っているデータと
お客様に送る請求書は、金額が違ってしまいます。
入金されたとき
システムに入っている数字と違えば
問合せのラリーが発生します。
一部の「便利」を採用した結果、
後工程で、新たな作業を生んでしまう。
もし、それを防ぐために
「Excelを修正したあとシステムも同じように修正する」
なんて運用ルールを追加しても、大抵、忘れる人が出ます(笑)。
バックオフィスあるある。
システムに一度入ったデータが
どう使われていくか
上流から下流までトータルで見ることが
システム設計する際には、本当に大事。
現場感覚のある人が参加しないで
システム導入が進んでしまうと
こういう大切なことが見逃されがちなので、
現場を巻き込んでのヒアリングが
絶対おススメです。
先に手間をかけることが
後々の手間を省いてくれます。