三山です。
日々のAmazon物販の運営において、
外注先との打ち合わせや
講師とのコンサルティングなど、
Zoomミーティングは今では
必要不可欠なツールになりました。
しかし・・・・・
あなたはこんな悩みを抱えていませんか？
「会議の内容を思い出すのに時間がかかる」
「議事録の作成が面倒で、
つい後回しにしてしまう」
「重要な決定事項やタスクを
忘れてしまうことがある」
"会議そのもの"よりも、
その後の情報整理に多大な時間を
費やしてしまっては本末転倒です。
これらの課題は、
日々の生産性を低下させる大きな要因ですね。
でも、、、
Zoomに標準搭載されている"ある機能"と
『AI』を組み合わせることで、
この煩雑な議事録作成プロセスを
劇的に効率化し、
ほぼ自動化することが可能です。
今日のブログでは、
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1時間のZoomミーティングの内容を、
"わずか1分"で整理された議事録に変換する
具体的な手法
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について、
ステップバイステップで
詳しく解説していきます。
それでは始めましょう！
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【ステップ1】
Zoom会議中に「文字起こし」を有効化する
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まず、Zoomミーティングが始まったら、
画面下部のメニューバーにある
「文字起こし」ボタンをクリックします。
これだけで画面の右側に
文字起こし専用のチャット欄が表示され、
会話がリアルタイムで
テキスト化されていきます。
この機能の優れた点は、
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発言者の名前付きで記録されるため、
後から「誰が」「何を」言ったのかが
一目瞭然
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であること。
これにより議論の流れや担当者の発言を
正確に追うことが出来るのです。
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【ステップ2】
会議終了時に、
「文字起こしを保存」する（最重要）
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ミーティングが終了して
Zoomを退出する"前"に、
"必ず行わなければならない作業"が
あります。
それは、文字起こし欄の右下にある
「文字起こしを保存」ボタン
をクリックすること。
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この操作を忘れてしまうと
その会議の全ての文字起こしデータが
消えてしまうため、細心の注意が必要
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になります。
保存ボタンをクリックすると、
会議の全内容がテキストファイル（.txt）として
お使いのPCに自動でダウンロードされます。
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【ステップ3】
AIに議事録を作成させる
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ここからがAIの出番です。
先ほど保存したテキストファイルを開き、
その内容を全てコピーします。
そして、ChatGPT、Claude、Geminiといった
AIチャットツールに貼り付け、
以下のプロンプト（指示文）を入力します。
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【プロンプト例：階層化して要点を整理したい場合】
アップロードしたミーティングの
文字起こしを基に、
議事録を作成してください。
主要なトピックごとに情報を階層化し、
それぞれの要点をまとめてください。
最後はネクストアクションを
TODOリスト化してください。
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【プロンプト例：時系列で流れを追いたい場合】
アップロードしたミーティングの
文字起こしを基に、
議事録を作成してください。
議論の流れが分かるように、
時系列順に要点をまとめてください。
最後はネクストアクションを
TODOリスト化してください。
=================
これだけでAIが
長大な文字起こしデータから
重要なポイントを抽出し、
構造化された見やすい議事録を
瞬時に生成してくれます！
1時間の会議であれば、
"わずか1分"で議事録のドラフトが
完成するはずです。
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【応用編】
議事録を「視覚的な資料」に変換する
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さらに生成された議事録を
チーム内での共有やプレゼンテーションに
活用したい場合、
AIに次の指示を追加してみましょう。
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【プロンプト例：資料化】
先ほど作成した議事録の内容を、
表、グラフ、図解などを適切に用いて、
視覚的に分かりやすいHTML形式の
資料にしてください。
資料化する際、情報量を減らすことなく、
元の議事録と同じ情報量を維持してください。
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この指示により、
AIは単なるテキストの羅列ではなく、
情報を視覚的に整理した、
より理解しやすい資料を作成してくれます。
HTML形式で出力すれば
そのままブラウザで開いて共有したり、
社内の情報共有ツールに貼り付けたりすることも
容易になります。
いかがでしたでしょうか？
この一連のプロセスを導入することで、
これまで議事録作成に費やしていた時間を
大幅に削減し、
会議で決定した事項の実行や、
次の戦略立案といった、
より付加価値の高い業務へと
シフトすることが可能になります。
ぜひ、ビジネスの生産性向上のために、
この実践的な手法を取り入れてみてください。
また、ブログアップします。
三山 純
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●三山が代表の【ソロ物販LAB】について
オフィシャルHP：https://www.sololab.jp/
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●【ブランドコンセプト】
『用意する椅子は、"ひとつ"でいい』
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●【ブランドミッション】
『雇用のいらない、
50年続く"億"物販を生み出す』
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【発行者】三山 純
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