仕事でメールを1日に何十本と打ちますが、事務所にいるときはPCで、外出先の場合はスマホでメールを使う場面も多いことでしょう。最近注意しているのは極力PCで打とうと心掛けていることです。自分でも送信後のメールを見比べるとスマホで打ったメールは無意識のうちに雑なのです。先読み機能でポンポン打てるのでガラケー時代に比べたら全然早いですが、この機能”てにをは”ミスが多い傾向になります。改行など細かいところがPCに比べるとどうしても雑な感じがしてしまいます。よく読み直したり加筆修正してから送ればいいのですがスマホとPCの差はそこにあり、タイピングだけならスマホもPCも変わりませんが、そこまで手直しするとなるとPCはスマホよりかなり時間がかかります。
そこまで気にしてメールを打つ必要もないのかもしれませんが、スマホで業務上メールを友達とのやり取り感覚でやってしまうと色々問題が起こるわけです。メールは書き手の感情と読み手の感情が異なると誤解を生みやすい。その最たるものは言葉足らずだ。そういう意味で書いたわけではないのに悪いように捉えられると「もう結構です」と怒っているようなメールが返ってきたりすることもある。これは社会人に限ったことではなく若者間でも当然起こる(むしろ大人より多いでしょう)ため、だから「(笑)」文化が生まれたわけですが、ビジネスメールでは使えないので大人は文章力がモノをいう。
また、至急返信した方がよいだろうとスマホで送信後にお客様から「簡潔すぎてビジネスメールとして如何なものですか」と貴重なお叱りを受けたこともある。
スマホでビジネスメールを打つ場合も、当然ではあるがメール題名、宛先(〇〇様)、署名などついつい忘れがちな(面倒な)部分もしっかり書くように努めています。でも、ビジネスメールは要件以外の部分にこそマナーありのものなのでPCで書くのが間違いなさそうだと最近はオフィスでメールを出すようにしていますが、みなさんも業務上メールとしっかり意識して公私を切り分けできていますか。
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