先日、事務所の大掃除を行いました。午後の業務を停止して全職員参加で行いました。目に見えなくても結構汚れているものです。目に見えない所ほど汚れているので普段なかなか掃除の手の入らない机の下や棚の裏に重点を置いてみました。窓ガラスなども奇麗なように見えても、１回拭けば雑巾が真っ黒になってしまいました・・・。意外と気が付かないけれど日々の経過を実感します。
机の下で汚い（？）のはPCやらネット回線やら電話線やら電気製品の配線やコンセント類です。足をひっかけて線が抜けてしまえばそれこそどの線が何が何やらわからなくなってしまう混乱模様でしたので、整理して足元周りも少しスッキリしました。何気に足元のスペースを取っているし、引っかけてはと無意識のうちにストレスがあったと思いますが、こういう何気ないところも整理すれば業務の効率化になるのではないでしょうか。
もう１つ整理したものがあります。それはファイリングです。ペーパーレスの時代とはいえ紙資料がなくなるわけではありませんので、日々ファイルは増えていきます。ファイルが増えればファイリングも多人数がそれぞれ行えば多少のフィーリングの違いからおのずと綴じる場所がに差異が出ます。結果として探しているものが欲しい時に見つからないなんていうこともあります。今回、大項目にジャンル分けして、その下に小項目を設定して（PCのフォルダ分けのような感じ）全職員が共通認識を再度確認し、誰がファイリングしても適切なファイリングができるよう心掛けることとしました。ファイリングというと雑務の代表格のように思われていますが、業務の全体像を把握していて、適切なルール決めができる能力を有する専門的な作業で、「ファイリングなんて誰でも出来る」というのは間違いで、その会社の中枢に位置する者と同等の組織把握と業務理解がないと出来ない作業だということを改めて認識しました。
さすがに半日では整理できずに続きは後日に持ち越しですが、整理整頓で無駄を省き効率化になるという職場の原点を改めて感じました。とりあえずオフィスタ職員の皆さん、お疲れさまでした。