エクセルでいいから使おう! | 利益を出せる社長のポイント!ここだけで簡単にステップアップ。 -愛知県豊田市の大澤税理士事務所-

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利益出すために社長に必要なことを、面白くてわかりやすいテーマでお伝えします。一緒に銀行が借りてくれ!という会社を作りましょう。

 

最近、とあるお客様のところで、請求書を手で作っていたのを見かけ

 

こりゃあかんと、その場でヒアリングしつつ、エクセルの請求書を作りました。

 

その結果、これまで1つの請求書作成に1時間以上かかっていたのが

 

10秒でできるようになり、劇的に効率化されました。

 

 

 

ちなみに、こういったときに、ネットに請求書あるから

 

それ使いなよというサポートはほとんど意味を成しません。

 

そういったことができる人はすでにやっていて

 

なんかよくわからないから、やってない場合がほとんどだからです。

 

※ごくまれにできるけど知らないという人はいます。

 

 

 

しかも、現状の運用とマッチしないと結局使えません。

 

今回の場合、運用状況を伺ってみると

 

こんな感じでした。

 

じゃあ、従業員にエクセルいじってもらえばいいじゃんと

 

最初に思うのは当然です。

 

しかし、実はこのエクセル、ずっと昔の人が作ったもので

 

今の人たちはまったく触り方すら知りません。

 

完全に作業が固定化されていて

 

それ以外の方法だと、入力順序すらわかりません。

 

 

 

そんな状況なので、運用方法を変えるのはかなり危険です。

 

きちんと教育をできればよいのですが、

 

今回の会社さんには、それができる人も時間もありません。

 

私が受けることはできるのですが、

 

さすがにお金がかかってしまいます。

 

※ちなみに今回のコンサルと作成は0円です。

 

 

 

というわけで、運用プロセスに

 

ほとんど変化がないことを念頭において改善です。

 

現状のエクセルファイルのデータを流用しやすい形で

 

請求書のフォーマットを作成。

 

取引先さんにも、影響が少なくなるように、

 

現在、手書きで出している請求書にフォーマットを近づけました。

 

いくつか使いやすいように手を加えて

 

元データを貼り付けするだけで、完成する形にしました。

 

 

 

個人的には、もっと改善できる余地がたくさんあるのですが、

 

会社さんの運用があるので、無理は良くありません。

 

無理した結果、使われないのが一番、意味がないので。

 

現状の運用をのこしたものの改善の結果は、

 

1時間(3,600秒)以上の作業時間が10秒に。

 

転記ミスも限りなく減らし、数字のミスの確率も大幅に減りました。

 

 

 

 

業務改善というと、エクセルなんてやめましょうという声は出ます。

 

この考え方は、それはそれで正解だと思います。

 

しかし、それ以前の会社というのはたくさんあって、

 

いきなりシステム導入なんて敷居が高すぎるというのは

 

決して珍しくありません。

 

また、本当にシステムを入れるのが

 

その会社にとっていいことなのか、という問題もあります。

 

エクセルで十分対応できることも、まだまだあります。

 

とりあえず、まずはエクセルいじってみませんか?

 

 

 

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