労務相談の中で、ときどき問題になるのが、社員による残業時間の水増し申告です。
たとえば、出退勤の時間を社員が自分で記入する出勤簿で管理している会社で、実際には早く退社していたのに、出勤簿上は残業したことになっていた。
このような場合、会社としては当然、
「不正ではないか」
「懲戒処分できるのではないか」
「すでに支払った残業代を返してもらえないか」
と考えます。
実際に、意図的な水増し申告であれば、会社のお金を不正に受け取ったことになり、重大な問題です。
ただし、ここで注意が必要です。
会社が「不正だ」と感じたとしても、すぐに懲戒処分を決めたり、翌月の給与から一方的に差し引いたりすることは危険です。
残業時間の水増しが疑われるケースでは、
本人の問題と、
会社の労働時間管理の問題を分けて考える必要があります。
今回は、出勤簿の自己申告制で起きやすい残業トラブルについて、会社が確認すべき実務上のポイントを整理します。
出勤簿の自己申告で起きやすい残業トラブル
中小企業では、今でも紙の出勤簿やエクセルの勤怠表で労働時間を管理している会社があります。
社員が自分で、
* 出勤時刻
* 退勤時刻
* 休憩時間
* 残業時間
を記入し、上司が確認する形です。
この方法自体が直ちに違法というわけではありません。
法律上、必ずタイムカードや勤怠システムを導入しなければならないわけではないからです。
ただし、自己申告制には注意点があります。
社員が記入した時間を会社がほとんど確認していない。
上司が実際の退勤時刻を把握していない。
残業の事前申請や承認のルールがない。
月末にまとめて出勤簿を提出している。
このような状態だと、残業時間の水増しや記入ミスが起きても、会社が早めに気づくことが難しくなります。
そして、トラブルが起きたときに、
「社員が勝手に書いたのだから、会社は知らない」
とは言い切れません。
労働時間を適正に把握する責任は、基本的に会社側にあるためです。
虚偽申告が事実なら重大な問題になる
もちろん、社員が意図的に残業時間を水増ししていたのであれば、重大な問題です。
本来は労働していない時間を、労働したものとして申告し、残業代を受け取っていたことになります。
この場合、就業規則に基づき、懲戒処分の対象となる可能性があります。
たとえば、就業規則に、
* 勤怠の虚偽申告
* 会社への虚偽報告
* 不正に金品を受け取る行為
* 会社に損害を与える行為
などが懲戒事由として定められていれば、処分を検討する余地があります。
また、悪質な虚偽申告によって会社から金銭を受け取っていた場合には、理論上、刑事責任が問題となる可能性もあります。
ただし、実務では、いきなり刑事事件として考えるよりも、まずは社内で事実確認を行い、就業規則に基づいてどのような対応ができるかを検討することが一般的です。
ここで大切なのは、会社側が感情的にならないことです。
「だまされた」
「許せない」
「すぐに処分したい」
という気持ちは分かります。
しかし、証拠が不十分なまま処分を行うと、後で社員から処分の有効性を争われる可能性があります。
まず確認すべきは「故意か、単なるミスか」
残業時間の水増しが疑われる場合、まず確認すべきなのは、故意だったのか、それとも単なる記入ミスだったのかという点です。
社員側が、
「書き間違えました」
「退勤時刻の記入方法を勘違いしていました」
「休憩時間の扱いを誤解していました」
と説明することもあります。
もちろん、その説明をそのまま受け入れる必要はありません。
しかし、懲戒処分を検討する場合には、故意の有無、回数、金額、期間、本人の説明内容、反省の有無などを慎重に確認する必要があります。
たとえば、1回だけの記入ミスなのか。
何か月も同じような申告が続いているのか。
実際の退勤時刻と出勤簿の記載に大きな差があるのか。
本人に確認したとき、合理的な説明があるのか。
これらによって、会社として取るべき対応は変わります。
軽微な記入ミスであれば、注意指導や記入方法の再説明で足りる場合もあります。
一方で、明らかに実際の退勤時刻と異なる記載を繰り返し、残業代を受け取っていたような場合は、より厳しい対応を検討することになります。
証拠は具体的に整理する必要がある
会社が「虚偽申告だ」と判断するためには、具体的な資料が必要です。
たとえば、次のような資料が考えられます。
* 業務日報
* 上司や同僚の確認内容
* 入退館記録
* セキュリティカードの記録
* パソコンのログイン・ログアウト記録
* メールやチャットの送信時刻
* 顧客対応履歴
* 防犯カメラの記録
ただし、資料があれば何でもよいというわけではありません。
返還請求や懲戒処分を検討する場合には、
何月何日の、何時から何時までが、実際には労働していなかった時間なのか
をできるだけ具体的に整理する必要があります。
単に、
「あの日は早く帰っていたはず」
「他の社員が見たと言っている」
「なんとなく怪しい」
という程度では、処分や返還請求の根拠としては弱くなります。
また、本人に事情を確認する際には、対象日、申告された時間、会社が把握している資料を示したうえで、説明の機会を与えることが大切です。
この手順を踏まないまま処分に進むと、後から、
「弁明の機会がなかった」
「会社が一方的に決めつけた」
と争われる可能性があります。
残業代の返還は簡単ではない
経営者の方から、次のように聞かれることがあります。
「不正なら、支払った残業代を返してもらえばよいのではないですか」
考え方としては自然です。
実際に、労働していない時間について残業代を受け取っていたのであれば、返還を求める余地はあります。
ただし、実務上は簡単ではありません。
会社側が、どの時間が実際には労働していなかったのかを具体的に示す必要があります。
また、社員が「その時間は会社に残って仕事をしていた」「上司から指示された業務をしていた」と説明する可能性もあります。
特に、自己申告制で会社の確認が不十分だった場合には、会社側の労働時間管理体制も問題になります。
つまり、残業代の返還を求めるには、
* 対象となる日付
* 申告された残業時間
* 実際には労働していなかったと考える根拠
* 本人の説明
* 上司の確認状況
* 会社の勤怠管理ルール
を整理する必要があります。
この整理をしないまま「返してください」と伝えると、話がこじれることがあります。
一方的な給与控除には注意が必要
残業代の過払いが疑われる場合でも、会社が翌月の給与から一方的に差し引くことには注意が必要です。
労働基準法では、賃金の全額払いの原則が定められています。
そのため、会社が一方的に、
「先月の残業代は不正だったから、今月の給与から引いておく」
という対応をすると、賃金控除の問題が生じる可能性があります。
返還を求める場合には、本人に内容を説明し、対象となる金額や返還方法について確認する必要があります。
実務上は、返還合意書を作成する、返還方法を分割にする、給与控除ではなく別途振込にするなど、状況に応じた対応を検討します。
この点は、感情的に進めるとトラブルになりやすい部分です。
残業時間の不正申告が疑われる場合でも、会社側の手続きは慎重に進める必要があります。
自己申告制の勤怠管理で会社が問われること
今回のようなケースで見落としてはいけないのは、社員本人の問題だけではありません。
会社の労働時間管理の仕組みも問われます。
厚生労働省のガイドラインでは、使用者が労働時間を適正に把握するため、原則として、使用者が自ら現認すること、またはタイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録など、客観的な記録を基礎として確認することが求められています。
もちろん、自己申告制が一切認められないわけではありません。
ただし、自己申告制を採用する場合でも、会社は申告された時間が実態と合っているかを確認する必要があります。
たとえば、
* 自己申告の方法を社員に説明しているか
* 実際の労働時間と申告時間に差がないか確認しているか
* 必要に応じて実態調査をしているか
* 上司が形式的に押印しているだけになっていないか
* 残業の事前申請や承認のルールがあるか
といった点です。
タイムカード、ICカード、パソコンログなどは、客観的な記録として扱われやすい資料です。
一方で、社員が自分で記入する出勤簿は、自己申告制の記録です。
そのため、会社が申告内容をどのように確認していたかが問題になります。
再発防止には「残業申請ルール」の整備が必要
残業時間の水増し申告が発覚した場合、本人への対応だけで終わらせてはいけません。
同じような問題が起きないように、会社全体のルールを見直す必要があります。
まず確認したいのは、残業申請のルールです。
たとえば、
* 残業は原則として事前申請制にする
* 上司が必要性を確認して承認する
* 突発的な残業は翌営業日に理由を報告させる
* 月末にまとめて申告する運用を避ける
* 出勤簿と業務日報を照合する
* 管理職が退勤状況を確認する
といった運用が考えられます。
ここで大切なのは、単にルールを作るだけで終わらせないことです。
就業規則や社内ルールに書いてあっても、現場で運用されていなければ意味がありません。
上司が残業の必要性を確認していない。
実際には誰も承認していない。
社員が自由に残業時間を書いている。
このような状態では、トラブルを防ぐことは難しくなります。
就業規則の服務規律・懲戒規定も確認する
残業時間の水増し申告に対応するには、就業規則の確認も欠かせません。
懲戒処分を検討する場合、就業規則に根拠となる規定があるかを確認する必要があります。
特に確認したいのは、
* 勤怠記録の虚偽申告
* 会社への虚偽報告
* 服務規律違反
* 会社に損害を与える行為
* 不正に金品を受け取る行為
* 懲戒処分の種類と手続き
といった規定です。
規定があれば必ず処分できる、というわけではありません。
行為の内容に対して処分が重すぎないか。
過去の処分例と比べてバランスが取れているか。
本人に弁明の機会を与えているか。
証拠は十分か。
こうした点も確認する必要があります。
就業規則に規定がない、または規定があいまいな場合には、今回の対応だけでなく、今後の再発防止のためにも見直しを検討した方がよいでしょう。
まとめ｜処分の前に、事実確認と管理体制の見直しを
残業時間の水増し申告が事実であれば、社員本人の責任は軽くありません。
会社のお金を不正に受け取っていた可能性があり、就業規則に基づく懲戒処分や返還請求を検討することになります。
しかし、会社が対応を誤ると、逆にトラブルが大きくなることがあります。
証拠が不十分なまま処分する。
本人への確認をせずに決めつける。
翌月給与から一方的に差し引く。
自己申告制の管理不備を放置する。
このような対応は避けるべきです。
残業時間の不正申告が疑われる場合は、まず、
* 事実関係の整理
* 本人への事情聴取
* 証拠資料の確認
* 就業規則の規定確認
* 返還請求や処分の妥当性
* 今後の勤怠管理ルールの見直し
を順番に進めることが大切です。
当事務所では、中小企業の実情に合わせて、
* 残業時間の自己申告制の見直し
* 残業申請ルールの整備
* 勤怠管理の運用確認
* 懲戒処分を検討する際の手順整理
* 就業規則の服務規律・懲戒規定の確認
* 管理職による労働時間確認フローの整備
についてご相談を承っています。
「出勤簿を社員任せにしている」
「残業申請のルールがあいまい」
「不正申告が疑われるが、どう対応すべきか分からない」
このような場合は、処分や返還請求に進む前に、一度対応方針を整理しておくことをおすすめします。
問題が起きた社員だけを見るのではなく、会社全体の労働時間管理の仕組みを見直すことが、再発防止につながります。
根拠・参考情報
本記事は、以下の法令・行政資料を踏まえて作成しています。
* 労働基準法第24条
賃金全額払いの原則
* 厚生労働省
「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
* 労働契約法第15条
懲戒処分が権利濫用に当たる場合は無効となる旨の規定
※本記事は、一般的な実務上の考え方を整理したものです。実際の対応は、就業規則の内容、勤怠記録、本人の説明、証拠関係、過去の処分例などによって判断が変わります。具体的な処分や返還請求を行う場合は、個別事情に応じた確認が必要です。
ご訪問いただきありがとうございます。
「ハーレー社労士」こと、「ハーレー好きの社労士 キャプテン ヒデです。
横浜の社会保険労務士、桐生英美のブログです。
労務管理や職場トラブルについて、実務経験をもとに解説しています。
労務トラブルや労働基準監督署対応、
人事制度づくりなど、
現場の実務経験をもとにブログを書いています。
経営と法令のバランスを大切にしながら、
中小企業の労務管理をサポートしています。
イメージキャラクター”キャプテンヒデ”
ホームページはこちら・・・
