こんにちは。数あるブログの中からご訪問あり がとうございます。このブログは私の個人的感 想や経験なので1例として参考にしていただけ たら幸いです。*もし本ブログ内の内容や言葉を一部抜粋して使 用される場合は事前に必ず(コメント欄などに て)ご連絡いただきますようお願い申し上げま す。
資料や本の整理で気をつけていることはありますか？と聞かれることがあります。
細かいことを言えばたくさんありますが、強いて言えば「おかたづけ」と同じマインドで取り組んでいるというところでしょうか。
「おかたづけ」は子供だけのものと思ったら大間違いで、結局整理整頓の根本マインドだと個人的には思っています。
「おかたづけ」の方法や思考にもいくつかあると思いますが、私が意識しているのは「モノの定位置」「使ったら戻す」「誰もが使えるようにしておく」の3つです。
資料はアナログとデジタル（ほとんどが電子化したもの）で保管保存します。まず、アナログのものはファイルなどにまとめたら「閲覧頻度」で「よく見る」「ほぼ見ない」によって閉まっておく場所を決定します。
ボスに一応分類してもらうのですが、怪しいときがあるのでワタシ的にも分類をし再度ボスに分類してもらいます。というのも、そのとき使わないと判断しても学期半ばに講義の流れで「あの資料あったらいいな」ということが割とでてくるからです。なので、「よく見る」わけではなくても「よく見る」可能性が高いモノは閲覧頻度高めとして振り分けます。よく昔話にたとえていうのですが、学期始めに今回は「日本昔話のヒーロー」と科目内容を決めるとします。桃太郎をメインに講義を進めるとすると、金太郎などのヒーローはでてこないように思いがちですが、〇〇太郎と同行した家来（動物になるのでしょうか）の活躍も触れることになった場合、金太郎の話も例として触れる可能性が上がります。なので、桃太郎の資料のコーナーに金太郎もいれることにします。一方で、シンデレラなど西洋のお話でしかもヒーローではない話の場合閲覧頻度は下がるので「ほぼ見ない」コーナーに振り分けます。そのとき、ヒーロー以外の内容に講義で触れないかは念を押して確認したほうがいいかもしれません。
こうして「定位置」を決定して収納したら、次は講義で使ったら「元に戻す」ということを定着させます。ボスが忙しいとそのへんにポイっと置かれることもあるので、気づけば必ず私が元に戻すように気をつけなければなりません。使ったら次に使うときを考えて必ず元に戻すことが大切です。
そして、「誰もが使えるようにしておく」も重要です。とはいってもボスと私以外に資料を触ることはないので、急に誰かにその資料を探してもらうなどするときのためにファイルの閉まってある棚やロッカーに「案内図」を貼っておくのも良い方法です。色分けでもいいと思いますし、文字や絵でもいいと思います。そうすることで無駄に扉を開けたり閉めたりしなくてもよくなります。
こうして3つの原則を意識して整理していくと効率よく資料を使えます。年度ごとに使う資料も変わる可能性があるので、講義内容が決定したら使う資料の場所も入れ替えるなどはしなければいけませんが。