行政書士と電子文書管理⑤
電子文書に限らず、管理文書には、企業や組織に対してはJIS規格（JISX0902）が定められている。行政書士法人にもこのJIS規格が適用されるのは言うまでもない。
JIS規格の内容は
①どのような記録を作成するか、どのような情報を記録とするか。
②どうような形式及び構成で記録を作成し取り込むか、および、利用する技術を決定する。
③どのようなメタデータを作成し、どのように記録に結びつけ管理するか。
④記録をどのくらい長期保存するか決定する。
⑤利用要求を支援するため、どうように記録をまとめるか決定する。
⑥活動の正式な記録を持たないことによるリスクを査定する。
⑦業務上の要求および社会の期待に応えるために、記録を作成し保存する。
⑧法律および規制の要求、適用される標準及び組織法人に従う。
⑨記録は安全で危険のない環境のもとで確実に維持する。
⑩必要及び要求される期間だけ、確実に維持する。
⑪プロセスの効果、効率または品質を改善するための機会を確認し、評価する。
文書を作成することを業務とする行政書士は文書管理JISについて留意することは言うまでもないはずだ。
江尻 一夫行政書士事務所のmy Pick
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