本日の仕事術は ルーチンワークを効率化から次へのステップ をお届けします。
仕事術に興味を持って実践してきた人は仕事術として様々な仕事をルーチンワーク化 → ルーチンワークを効率化 と進化させていると思います。さらに次へのステップを紹介します。
ルーチンワーク化し、効率化した仕事というのは誰が行っても結果が変わらないレベルまで洗練されてきているはずです。そうなるともう自分でその仕事をやらなくてもよいと思いませんか？ 安価に外注できるならしてしまいましょう。固定費を抑えたいなら自動化という方法もあります。その折衷で外注して自動化というのもありです。
ビジネスシーン
・やり取りのメールをテンプレートで用意しておく
・文書のテンプレートを用意しておく
が済んでいれば、内容をアレンジしたり、条件に基づいて指定の値を自動で入力したりということが可能です。
ロボティックプロセスオートメーション(RPA:Robotic Process Automation)では、人が行う処理手順を登録しておけば、人が操作するのと同じ様にユーザー・インターフェースを通じて、複数のシステムやアプリケーションを操作し、実行することができます。そうすると自分の時間を確保することができるわけです。
会議のテンプレート化でルーチンになった会議(定例会議)の形式についても見直しが必要です。定例会議は仕事をやっている気分に浸れますがこの次のステップを考えてみるべきです。報告、情報共有は一堂に会してリアルタイムで行う必要があるでしょうか？ Googleデータポータルのようなツールを活用して、最新の状態を見るべきではないでしょうか。会議資料を作成、会議時間中に共有では遅れたデータを見て、検討することになります。売り上げが落ちてきていて、何かやらなければとなって議論が発散するでしょう。次のキャンペーンを打つということの検討をその会議でやろうとして参加者はキャンペーンの中身まで考えられるでしょうか？ 権限移譲が進んでいる組織では、売り上げ減に対してすでにキャンペーンを打ったが、さらに追加が必要だと考えるが、権限を越えるので会議で検討するといったことができています。
Googleデータポータル
https://marketingplatform.google.com/intl/ja/about/data-studio/
Googleデータポータルより
オンライン会議が一般化して、緊急だといって急ぎの調整をしようとする人が増えていますが、そのような会議はほぼ全てが無駄です。ルーチンワークが減って、仕事のやってる感をアピールしたいのか、とにかく打ち合わせをしたがる人も増えています。リアルで訪問して会議よりも手軽になったことが拍車をかけているのかもしれません。予定より遅れていたり、予算が超過するなどで失敗しそうだったり、相手のなんとなく不安に駆られての話し合いに巻き込まれることになります。相手次第ですが、一般的に急なよい提案というのも待っていては来ませんので数日先かそれ以降の日程で調整できるようにしておくべきです。
仕事術 ルーチンワークを効率化から次へのステップ でした。